私企內務管理研究/潘文富
管理的方法有很多種，若是不計成本，選擇的餘地很多。但是優秀管理的一個重要指標就是低成本：
在儘可能低的成本前提下，做出更好的管理成效。大部分的管理問題都是出自於一個理解上的問題，即是管理者和被管理者在許多問題上理解的不對稱。所謂理解不對稱，就是同樣一件事，雙方的看法不一樣，存在差異，甚至是對立。導致出現諸多的矛盾和衝突。
理解不對稱主要由兩個方面的原因組成：一個是瞭解不到位；一個就是溝通不到位。這裡先來談談這個溝通不到位的問題，也就是話沒說清楚，傳遞的信息不完整，對方理解有歧義。在所有的溝通形式中，最簡單，最直接的，就是這面對面的語言溝通，也就是談話。作為管理者而言，談話可作為成本最低的管理手段，至少在面對面的談話中，管理者可以表明自己的態度，充分把握被管理者的接受程度，及時調整措辭和語氣，從而在一定程度上理順人際關係，緩解對立矛盾，消除對立情緒，減少誤會與誤解，及時發現問題苗頭，或者說把問題消滅在萌芽狀態中。
而作為下屬的角度來說，這種談話是帶些私人性質的，使得自己多了一個輕鬆的渠道和方式來向上司表達自己的意見和建議，尤其是一些存在理解不到位或是不接受的問題上，這就顯得更為重要，這就避免了在工作場合與上司的對立情緒，甚至出現與上司的頂撞行為。
那麼，這管理者與下屬之間的談話，具體該怎麼安排呢?
一、 談話安排
1. 以管理者與下屬一對一的形式較好，人一多就變成開會了；
2. 儘量別在辦公場所，而是換到一個較為輕鬆和非工作環境，讓下屬放鬆，談話效果才能保證；
3. 談話頻率保持在每位下屬每1-2月一次為宜，定期的進行，一方面讓下屬習慣這種談話形式，別讓下屬感覺到是不是自己出了什麼事，上司才來找自己談話的；另一方面也便於下屬提前做好相關的準備工作；
4. 談話之前，管理者得要準備談話綱要，包括這次談話的重點和推進次序；
5. 同時也要通知下屬，預告單獨溝通的安排情況，也是方便下屬提前準備。
二、 談什麼
1. 別從工作開始，而應是從詢問下屬近期的工作感受開始，人是感性動物，從感性角度切入，比較容易使得下屬消除緊張感。 2. 在談話中，管理者應主動向下屬詢問，需要管理者提供哪些方面的支持，這點對下屬的鼓動作用很明顯。
3. 對於下屬提出的問題，管理者不急於說出自己的看法或是表達工作指令，而先詢問下屬對此問題的分析，以及建議解決方案。
4. 在談話過程中，管理者應保持記錄，一方面為及時記錄下相關問題，便於隨後的解決處理；另一方面，也是體現出對下屬的重視，最好是為每位員工準備一個獨立的談話記錄本，歷次溝通，都集中記錄在一個本子裡。
面對面的語言交流，是最好的溝通方式，也是最簡單的溝通方式，就是這麼簡單的談話程序，可為什麼很多管理者就是不願意選用呢?從根本上來說，這還是與許多管理者官本位的主導思想有關，管理者總覺得自己是個官，得端個架子，覺得自己不能俯下身去主動找下屬談話，這樣有失身價，應該是下屬主動來找我彙報才對，所以許多管理者不願意採取這種簡單而有效的管理方式。
而作為員工來說，也是出於一個被管理狀態下的習慣，覺得不太好主動找上司談話，若是有什麼問題，上司應該會找自己的，要是主動去找上司談談心，會不會被別的同事誤會。例如被看成向上司打小報告或是刻意貼近上司什麼的。
所以作為管理者，在這個問題上應採取主動，制定定期的談話制度，以這種簡單的溝通形式來貼近下屬，解決理解不對稱的問題，從而進一步促進管理的有效性。
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