華章妹說
一個好習慣的養成是我們處理一件複雜事情的基礎。
我們身邊都有這樣的朋友，他們很聰明，總被大家看好，但是他們經常耽誤事，有嚴重的拖延症，常常陷入糟糕的時間管理而不能自拔。
怎樣合理的分配時間才能提高我們的效率呢？以下，Enjoy：
來源：華章管理（ID：hzbook_gl）
01 準備階段：觸發扳機
在進入工作狀態之前需要做一些準備工作，比如給自己安排一張舒服的桌子，周圍放一些自己喜歡的書，或者一臺筆記本電腦。
為自己營造一個愉悅舒適的氛圍，然後給自己一個觸發扳機，這個概念在《瞬變》中提到過：希望養成一個習慣，最好是給自己一個行動觸發扳機。
這個行動觸發扳機有什麼好處呢？比如，這張桌子的佈置風格環境都是我喜歡的，我坐在這裡就可以安心地寫作，或者安心地打字，專心地畫畫，幹什麼都可以。所以畫家需要一間畫室、一個畫板、一張大桌子，我們需要一個讓自己安心的辦公區和一張準備好的辦公桌，建議不要跟別人共享，包括家人。
如果有旁人在，你本來想去工作，結果看見地方被佔了，心裡就默默地放棄了：“今天就算了吧”，這段時間又被你浪費了。
除了給自己準備一個精心佈置的工作區以外，還要給自己準備一個移動的工作區，這是隨著時代發展，我們生活方式改變後需要開發出的另一個時間管理方法。
由於工作和生活的原因，很多時候我們都需要乘坐飛機、火車去另一個城市，頻率變得越來越高，你可以讓自己在移動的區域裡騰出時間來處理公務或者看書。飛機上很安靜，沒有人跟你說話，手機也不能用，這個時候排遣無聊最好的方法就是看書。每次我出差都會帶兩本書，飛過去看一本，飛回來看一本。因為沒有人打擾，所以效率往往很高。當你給自己準備好工作區以後，就要提醒自己提升工作效率。
02 收集數據：
引起我們注意的事物和信息
收集數據是指收集一切引起我們注意的事物和信息，無論大小輕重緩急。收集的數據包括兩個方面：
一是外在的數據收集工作，二是內在的數據收集工作。外在的數據收集工作包括搜索你周圍的環境，從你的辦公桌開始，擴展到你的抽屜、櫃子等，這些地方要保持清爽乾淨，不要有冗餘的堆積，龐雜的東西會形成干擾。
內在的數據收集是指搜索那些仍然存儲在你腦海當中的事情。有的人認為時間管理就是管理工作上的事情，比如“要跟張總見面”“要跟小劉談一談”“要去籤個合同”……
他雖然有很多事情要做，但不代表效率高。他很可能因為兒子在學校打架、老婆要求添置新傢俱等家長裡短的事情而心煩意亂，無法高效完成工作上的事。其實這種想法是有偏差的，教養孩子、關心另一半、照顧父母、幫襯朋友，等等，這些都是人生的一部分，你為人生中重要的事情煩心，本身就是不對的。
事實上，處理這些事情的時間可能沒有你想的那麼多，但是一直拖著不處理就會造成你和他人情緒上的變化，導致你對這些事變得更加敏感，因此，這種工作之外的數據也需要收集起來。
戴維·艾倫建議我們拿出一張紙寫下要處理的事情。一張紙就寫一件事，處理完這張紙上的事情之後，就可以下面空白的地方寫下你處理的方法和過程，這張紙就可以存檔了。如果事情不重要，你可以做完後把它撕掉。當你把所有的事全部都用紙或手機App記下之後，你的蒐集工作就做完了。
03 處理階段：清空工作籃
處理階段的任務就是清空工作籃，在這個階段，你需要對所有收集的信息進行處理。徹底地清空你的工作籃，這並不意味著完成你收集到的所有工作，因為你所收集的工作未必一定都要由你來完成，但是你必須處理它們。
處理階段有三個基本原則：
第一，先處理工作籃中最上面的事情，就是比較著急的事情。比如老婆讓你買傢俱，如果再不買的話她就要生氣了，你就得趕緊把這件事情處理了，其實打個電話或者去淘寶買就好了。
第二，一次只做一件事。這是一個特別重要的建議，我們經常一件事做到一半，就擱在一旁去做另一件事，沒等做完，又擱在一旁。這樣會導致很多事你都只做到一半就忘了，下次啟動又得從頭開始做。這種方式費時又費力，所以一次就做一件事。
第三，不要把事務再次放回工作籃。在處理事務的過程中，你可能會面臨一個問題：某件事情處理到這一步沒結束，但是不知道下一步該如何行動。這時候有三種情況，如果能夠找到具體的下一步行動，那麼你就需要權衡是立即執行把它完成，還是指派他人完成，或者是延遲處理。在不得已的時候，我們才會延遲處理。能夠立即完成的就立即完成，如果能夠指派他人完成的就指派他人來做。如果是延遲處理，你就需要在工作籃中記錄下來。
工作籃中有一些內容是不需要採取行動的，此時你需要對它們進行分辨。如果這件事現在根本決策不了，三年後再說，那麼就把它扔在一邊，或者這件事只能作為參考資料收集起來。
這樣工作籃中需要處理的事務就會逐漸減少，可以想象一下，你有一個工作籃，裡邊放了很多件事，做完一件拿走一件，做完一件歸檔一件……你的工作就會變得越來越少，你的生活也會變得越來越高效。
04 組織整理：建立好一個清單
從組織整理的角度來看，需要跟蹤和管理的事情，戴維·艾倫把它們大概分成七類：項目清單、項目的輔助資料、記錄在日程表中的行動和信息、下一步的行動清單、等待清單、參考資料和“將來、也許”清單。
保持這些類別之間的界限分明，是整個組織整理工作中非常重要的一部分。除了堅持對個人系統進行詳細清晰的分類之外，還要關注建立和使用核查清單，它可以幫助你關注項目事件、愛好、職責等領域中可能出現的各種潛在問題。
通常情況下，團隊或公司內部組織的這種諮詢活動最終會形成一份極具參考價值的核查清單，其中包含了對日後面試新人和培訓員工的一些重點方向。
管理一個團隊或一個組織，並希望這個組織能夠同步往前推動。這種管理方式比管理一個工作籃要複雜得多，你需要有七類時間，並且將這七類時間分門別類地管好，這樣才能看到整個團隊在向前不斷地推動。
《哈佛商學院最受歡迎的領導課》中有一個很重要概念：當一個團隊有了共同的願景之後，最重要的行動就是確定關鍵要務，只有團隊中的每一個人都知道自己這個崗位的關鍵要務，並且能夠通過推動這個關鍵要務來達成關鍵指標時，才能夠保證我們實現最終的願景。
組織整理的這一部分，其實跟關鍵要務是有關係的，戴維·艾倫在這裡把它擴展成項目管理的概念，有很多這種不同項目類別的資料整理。為了能夠使得時間管理變得有效，需要養成檢查回顧的好習慣，只有檢查回顧才能夠保障系統有效地運行。
在事務或者項目做了一段時間、一個階段以後，我們就需要開始回顧了，我們應該關注哪部分內容安排在什麼時候進行，回顧應該怎樣進行，隔多久再進行一次。
回答第一個問題我們可以從三個方面入手：
首先，查看日程表；
然後，檢查我們的工作清單或者根據情景來選擇恰當的回顧內容；
最後，你至少需要每週回顧一次那些懸而未決的事情。
這種回顧能夠幫助你在忙亂的生活中謹記最重要的工作和最重要的目標，把握住自己的方向。每週核查一下你的關鍵要務到底有沒有推進，這的確是令所有團隊最撓頭的事。
我經常向自己的團隊強調的事情就是：這一週的關鍵要務到底是什麼？實現了沒有？為什麼沒實現？沒實現的原因是什麼？怎麼排除它？這樣才能夠保證每週都會有新的變化發生。
05 執行階段：立刻行動
當一件事情即將被付諸行動時，其實你就已經完成了對大量可選方案的篩選，也有了基本的方向。但請不要急於行動，可以留出一些時間做一個頭腦風暴，它會有助於你做出最終的科學決策。
這個暫緩的行動非常必要。
怎麼做頭腦風暴呢？當你啟動大腦去思考某個問題時，你可以把所有的想法都羅列出來，再對羅列的想法進行分析篩選。
頭腦風暴有幾個關鍵的技巧：不要判斷，不要質疑，不要評估，不要批判。
一個想法冒出來，就把它寫下來，你有一招，其他人還有別的招，大家湊在一起，每個人都可以暢所欲言地談自己的想法。如果能夠各抒己見、集思廣益，我們就可以獲得大量的思路和想法。
在這個過程中，千萬不要過早地進入討論和批評，這會使得頭腦風暴的效果減弱。有時候開會的效率很低，就是因為有人剛剛提出一個想法，另一個人就說“你那個不行”或者“需要很多錢”
“條件還不成熟”，等等，一旦出現了爭論，其他人就沒有動力再提供更多的想法了。所以，效率最高的方法就是羅列，有想法就羅列出來，羅列的數量越多，就越能減少思維的盲區。最後，再組織分析這些想法，從中找出一個你認為最合適的來實施。
這個五個步驟是我們處理問題的基本過程，在套用這些方法來管理自己生活的時候，我們需要養成收集的好習慣，比如帶一個小本子，把重要的事情記在本子上。
一個好習慣的養成是我們處理一件複雜事情的基礎。
關於作者：樊登，樊登讀書會創始人。西安交通大學本碩、北京師範大學博士。1999年，代表西安交通大學參加國際大專辯論賽，並榮獲冠軍。2001年，進入中央電視臺，曾主持《實話實說》《12演播室》《三星智力快車》等節目。2013年，創辦樊登讀書會，每年為書友解讀50本書，4年發展300萬付費會員。
本文為“華章管理”（ID：hzbook_gl）原創，部分內容摘編自《工作是最好的修行》，機械工業出版社華章公司出版。轉載請與我們取得授權。
閱讀更多 華章經管 的文章
