首富的房地產公司是如何做招標管理的?

一個企業要想發展,單單依靠單一業務顯然是不可能,不管是沃爾瑪還是蘋果,都在支柱產業的基礎上謀求其他行業的佈局,恆大在這方面做的相當出色。

首富的房地產公司是如何做招標管理的?

恆大在眾多房企中,率先完成多元化發展的產業佈局,並且形成了四大產業集團——地產、金融、健康、文化旅遊;成功轉型,由單一的房產業發展成為“房地產業+服務產業“的綜合大型企業,成功在中國經濟快速發展的紅利中不斷壯大,可謂中國企業快速成長的範本,極具代表性。

優秀的企業背後都有一套完備的管理制度,我們來學習恆大的招標管理是怎麼制定的。

|總 則

一、公司建立全面的招標管理制度,以公正、公平、公開的原則評估選擇業務承包單位,在合理公平的原則下追求公司利益最大化,以確保各項承包業務滿足規定的質量、進度和成本控制要求。

二、凡單項合同額10萬元以上(含)分包(採購)業務,必須納入招標系統進行控制,包括但不限於:

1、 材料設備採購類;

2、 工程施工類;

3、 服務類:包括勘察、測繪、設計、監理、造價諮詢、工程檢測、物業中介、宣傳推廣、模型製作等單位選擇。

三、為加強招投標工作的管理力度,公司規定出各類招標工作的操作流程和責任劃分,各部門和分公司必須遵照執行。

|招標(採購)分類

一、根據承包工程、採購材料設備的種類和性質的不同,按《招標工作責任界定》的具體規定,招標(採購)工作按以下四類方式進行操作:

1、 集中採購及總承包(公司經辦);

2、 第一類招標(公司組織或經辦的招標);

3、 第二類招標(公司所屬公司經辦的招標,公司參與或監督);

4、 第三類招標(所屬部門及分公司獨立負責的招標)。

二、當地政府主管部門規定公開招標的工程發包項目,公司所屬部門應做好與政府主管部門的溝通協調工作,按主管部門要求申報,公開招標前應執行公司規定的招標流程,選擇意向單位參加投標。

三、在上述四類招標(採購)中,符合直接委託條件的發包或採購業務,可按直接委託方式選擇確定供方,但必須執行業務發包直接委託控制指引的規定,由業務經辦部門辦理相應申請、審批手續。

不符合直接委託條件的發包或採購業務,如申報,原則上不予批准,並將作為公司執行制度考核的重要內容。

四、公司將逐步推行網上招標(採購)。

五、經營部應在年初制定集中採購目錄, 報總經理審定後,由採購部牽頭組織,相關部門配合,實行集中採購,以達到最大限度發揮公司規模採購優勢、有效降低成本和保證產品質量的目的。

六、對於管理體系成熟高效、執行制度嚴格的分公司,報總經理批准後,經營部可對該公司的招標業務進行授權,具體授權的工作範圍、操作模式、時間期限等採用授權通知書的形式。

|招標(採購)計劃

一、為防止肢解發包工程來回避公司招標管理規定,以及避免計劃編制的隨意性,公司應分階段編制和修訂招標(採購)計劃,在《項目經營策劃書》中一併上報項目總招標(採購)計劃。招標(採購)計劃必須科學、合理、嚴肅,允許每季度末20日前對下季度招標(採購)計劃進行一次修訂,報經營部審批後嚴格執行,公司對計劃的執行嚴格監控,也作為執行制度考核重點內容之一。

二、公司編制和修訂的招標(採購)計劃應包含集中採購及總承包、第一類、第二類、第三類及擬定直接委託的內容。

三、招標(採購)計劃的編制內容和要求包括:

1、 招標(採購)計劃中的成本估算額,與該項目的目標成本比較,若有較大超支時,應考慮從優化設計上研究解決措施;

2、工程部根據項目的進度,確定招標項目技術資料的提供時間和材料設備定板的時間,並按時提供相關資料;

3、 材料設備採購計劃應明確採購材料設備的數量、成本估算額、招標方式、標段劃分、供貨方式、定板完成時間,以及發標、開標、定標和進場時間。

4、 各類專業工程招標計劃應明確各類專業工程的內容、技術條件、標段劃分、成本估算額、招標方式、發標、開標、定標和進場時間。

四、公司編制和修訂的各階段招標(採購)計劃經各公司相關業務部門會審、總經理批准後實施。

五、對於上報的招標(採購)計劃內容,經營部可根據各項目招標計劃和集團的實際情況,提出審批意見,各公司遵照意見進行調整。

|招標過程控制要點

一、招投標領導小組及組成集中採購和總承包招標需成立領導小組,其組成由常務總經理、分管副總經理、總經理助理、審計部部長、經營部部長、財務總監、採購部長組成(特殊情況可以增加相應人員)。招標工作領導小組組長由常務總經理擔任。

二、招標工作小組的組成每個招標(採購)項目在招標前,由招標工作小組負責整個招標工作。

1、與投標單位有利害關係的人員不得作為招標工作小組成員。

2、招標工作小組人數必須為奇數,且不少於(含)7人,原則上不多於9人。招標工作小組專業技術人員不得少於2人。

3、除集中採購及總承包外的所有招標(採購)項目,公司業務經辦部門和經營部相關的專業技術人員應全過程參與招標工作。

三、招標文件

1、所有招標(採購)項目必須達到發標的技術條件方可報批招標文件。

2、標準招標示範文件:

①經營部負責組織擬定標準招標示範文件,由公司法務律師等分別就相關內容履行審批,報總經理批准後正式發佈。

②公司可根據各自項目的具體技術條件、地方差異性,對標準招標示範文件的相關內容進行調整,編制每項業務的招標文件。報批時應註明與標準招標示範文件差異之處。如上報之招標文件與發佈的招標示範文件內容無實質性改變,報經營部審批;如內容出現實質性改變需報集經營部、法務部審批。

3、非標準招標示範文件:

①總承包招標文件由經營部擬定,經招標工作小組成員會籤後,轉律師審核後,報總經理審批。

②集中採購招標文件, 需經法務律師審核後, 方可報總經理審批。

經營部對招標文件總體把握負責;

工程部對技術條件和要求負責,包括產品技術標準、設計方案、設備選型的確定;

財務部對付款條件和要求負責;

③第一類、第二類、第三類的招標文件由集團所屬公司經辦部門擬定,履行內部審批手續,其中必須經法律顧問和總經理簽字確認。

經辦部門對招標文件總體把握負責;

規劃部門(公司所屬開發設計人員或規劃研究院)對技術條件和要求負責,建造標準與公司審批結果一致;營銷部門、招商部門對相關招標文件中的技術要求負責;

工程部對工程管理條件和要求負責;

經營部對商務條件和要求負責;

財務部對付款條件和要求負責;

4、公司所有招標(採購)業務信息應有計劃地提前在媒體公開發布,且不少於2次,在公司網站建成後需將招標(採購)業務信息在網上及時發佈,公司招標經辦部門負責供方資料的收集整理並定期將招標(採購)項目信息上報經營部。

5、公司部門經理及以上管理人員和招標工作小組成員,原則上不允許推薦投標單位,如因業務需要推薦投標單位的,應不以任何方式影響評標、定標工作正常進行。

6、集中採購相關信息在公司網站上發佈。

四、投標單位入圍

1、入圍單位或材料設備的品牌和質量應在同一水平線上,具有可比性和競爭力。

2、各類招標項目且每個標段有效投標單位應不少於(含)三家。如有效投標單位不足,需報總經理批准。投標單位優先從合格供方名錄中選擇,合格供方名錄中沒有或數量不夠時,才可從其它途徑選擇投標單位。

3、各類招標(採購)項目選擇供方前,由公司經辦部門或所屬公司擬定入圍標準,招標經辦部門根據審批後的招標(採購)項目的入圍標準初步選擇擬定入圍單位。

4、在入圍單位選擇階段,招標經辦部門應將招標(採購)項目的概況、規模、標段劃分原則、付款方式、工期要求、評標基本辦法等核心商務和技術條件與擬定入圍單位充分溝通、交流,以使對方的投標行為更加理性,從而保證招投標工作的質量。

5、在上述工作基礎上,篩選出符合入圍標準的足夠數量投標單位入圍。

6、招標經辦部門對篩選出的單位發放投標邀請函,並及時接收對方的投標承諾函,以收到的承諾函為準整理出入圍單位。

7、集中採購和項目工程總承包的入圍單位名單(含入圍標準)經招標工作小組會籤後,報集中採購和總承包招標領導小組審定。

五、發標

1、根據招標(採購)項目的實際情況,招標文件審批部門(人員)在招標文件中明確發標地點、發標人員。

2、發標時發標人員應做好書面記錄,招標文件發放登記時,需在不寫明領取單位名稱的前提下,由領取人簽字,待所有領取人簽字完畢且離場的情況下,由經辦人填寫領取單位名稱。

3、現場踏勘由招標工作小組中的經辦部門人員負責組織,其他部門視實際需要指派人員配合。

4、招標答疑如投標單位對招標文件內容無法理解或招標文件存在模糊、錯誤、遺漏等問題,招標工作小組根據情況,以答疑會或招標文件補遺的形式解答。

無論何種方式,均應以招標工作小組會籤、審批通過的會議紀要或招標補遺文件為準。

六、開標

1、根據招標(採購)項目的實際情況,招標文件經辦部門(人員)在招標文件中明確開標地點。

2、招標工作小組組長或其授權委託的招標工作小組成員主持公開開標工作,現場拆封,該過程和內容需作好記錄,參加開標的全體人員簽字確認。

3、開標時,財務部人員必須到場鑑別投標保證金票據(銀行保函、支票等)的合法性、真實性和有效性。

4、開標時,經辦部門、成本控制人員必須到場。

5、開標後,招標工作小組組長組織相關人員進行標書的分析,以便於進一步的評標定標工作。

七、評標、定標、中標

1、工程類招標項目的技術標打分權重不得超過20%,裝修、裝飾、景觀、材料設備類招標項目的技術標打分權重不得超過35%。服務類招標項目的技術標打分權重不得超過50%,規劃、建築設計方案、廣告、標識、小品等設計招標項目的技術標打分權重不得超過60%,確需突破的,需經總經理審批。

2、招標工作小組組長主持招標項目的評標工作,為保證評標的嚴肅性和公正性,在整個評標過程中招標工作小組成員應全部出席。如確因特殊情況(如出差等)無法參加,須授權勝任人員參加評審,授權必須採用書面(即授權委託書)形式(若出差在外,則傳真或事後補授權委託書),禁止未經授權的人員參加評標並簽字。

3、各類專業的評標工作均必須遵循公司的規定,經招標工作小組評標,推薦中標單位。

4、公司按審批權限批准推薦的中標單位,由經辦部門向中標單位發出中標通知書,同時將中標結果以書面形式通知其他投標單位。

|供方管理

一、供方合格評定

1、所有參與投標或接受直接委託的供方,包括公司集中採購和定向供方,均必須經過規定程序的合格評定,並且評定結論應滿足業務承包要求。

2、經營部負責管理公司集中採購和定向供方的合格評定。

3、供方合格評定必須按《供方合格評定指引》的規定執行,經評定合格的供方由其經辦部門負責建立合格供方名錄,並彙總形成公司的合格供方名錄。

二、供方履約評估

1、各業務經辦部門必須對供方的履約過程表現進行階段性的監督和評價,按公司的規定做好供方的履約評估記錄。

2、竣工驗收後,公司對供方進行綜合評價,根據評價結果,提出如下建議:

①結果為“優”的,滿足其他項目入圍標準的情況下,優先成為入圍單位,且在定標時優先考慮;

②結果為“合格”的,在合格供方名錄中保留;

③結果為“不合格”的,從合格供方名錄中取消其資格;

④公司建立供方“黑名單”制度,凡存在圍標、串標、行賄等行為的投標單位,經招投標小組批准後將列入黑名單。凡列入黑名單的供方永不得承接鼎晟所有項目,黑名單的企業名稱在公司網站上進行發佈。

3、各部門應每半年一次(6月30日前和12月30日前)集中向經營部報備合格供方名錄。


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