公司新人小一被老闆罵哭了。
小一前些天替出差在外的老闆組織一個項目的彙報會，辛辛苦苦把忙碌的大家聚集在一起，結果開會要溝通匯報什麼，她自己都沒理清楚。
大家東一句西一句，混亂又尷尬地熬了兩個小時的會議。
彙報時，被老闆毫不留情的批評了一頓。
小一和我同在一個部門，不忍心看她太難過。想當年，我也是踩了無數坑走過來的，希望我的經驗可以幫她一把。
等她情緒穩定下來，我找到她：
「你呀，真是把會議所有坑都給踩了。」
「開會也有坑嗎？」
「當然有啊，比如：
說了一大堆，卻什麼都沒說清楚；
會都開完了，不知道主題是什麼；
話題太分散，最後一個都沒談攏；
流程好長啊，怎麼還沒有結束啊；
……」
這樣的低效會議，沒有解決問題卻製造了問題，還在不斷挑戰我們的忍耐底線。
那麼，如果想開一場高效率的會議，需要做些什麼呢？
列框架：明確會議主題，梳理事項和順序
既然要開會，第一件事就是明確會議主題：
把大家聚在一起開這場會，是為了什麼？
有目的才能更高的驅動行為，連會議主題都不清楚，讓大家擠時間湊到一起做什麼，吃火鍋嗎？
接著圍繞這個主題，梳理清楚本次會議需要完成的內容：
需要彙報什麼
需要討論什麼
需要發佈什麼
比如，小一的那一次會議，主要為了完成以下任務：
彙報前期準備工作
討論趣味活動方案
發佈開營後的每日運營任務
在明確主要的任務後，她可以準備一份明細的事項清單：
如果她開會前準備了這樣一份清單，安排好環節和順序，在開會的時候，只需要對照這份清單打勾就 OK 了。也就不會一直想哪說哪，搞得大家暈頭轉向。
在梳理的時候，擔心出現遺漏怎麼辦？
可以提前用思維導圖，把待辦事項全部寫下來，再進行整合、彙總、梳理。
▋工具推薦：
❶ 幕布 - 可以一鍵生成思維導圖。
❷ Xmind - 裡面有非常多邏輯圖的模板，很多想法都可以借用 Xmind 作為承載工具進行梳理。
要準備：整理會議資料，提前告知參會人
會議的主持人除了要準備事項清單，整理會議資料，為自己的發言做好充足的準備之外，更需要兼顧參會人的感受。
將需要同步的事項提前告知，而不是打啞謎，在開會的時候來一個猝不及防，最後落得全場寂靜，需要討論的話題也沒有得到充分的討論。
因此，將會議主題和討論話題提前告知參會人，真的非常重要。
以下是關於會議主題通知的話術參考：
本次會議主題是【XXX】，如果您有涉及，請提前準備好相應資料。
本次會議將會討論【XXX】話題，希望每位同事都參與發言，請提前做好準備。
如果與會成員很多，提前通知也太麻煩了。
一個個私聊會議主題、會議準備？
還是手動拉一個群，然後群發？
和大家分享【釘釘】一個超好用的功能：日程。
通過日程，只需要選擇參會人，就可以立刻將會議主題，和必要的準備要求同步到他的手機上。
▋釘釘
點擊邊欄【日程】—【新建】— 輸入相關信息，添加與會成員即可。
有互動：結合會議論題，組織參會人討論
會議從來不應該是一個人的獨角戲。
既然將大家都聚在一起，發揮群體的智慧，需要調動參會人的積極性。
在會議準備階段，提前通知參與人會議包含的話題，哪些需要討論，需要提前做好準備，讓大家做好準備參與討論。
在會議進行階段，將討論話題根據進程安排在環節中，主持人應該鼓勵大家發言，儘量減少自己長時間個人發言的情況。
把握討論時間，在即將結束的時候，進行討論小結，並感謝參與討論發言的同事。
前期通知讓同事有準備，進行時把握節奏，不讓會議拖沓單一，最後總結大家的討論，有始有終，完成討論事項。
需要討論的話題結束，可以給清單畫勾了。
做小結：每一流程結束，及時進行小總結
會議一般不止有一個事項，結合在第一步列的清單事項，要把整個會議分成幾塊。
現在問題來了，哪一個樣式的會議，整體流程會更清晰呢？
肯定是第二種樣式的會議。
每一流程結束，及時進行總結。
一方面可以將整個會議框架劃分清晰，讓主持人和參會者都明確目前的進展如何，到了哪一步，更好地把控節奏；
另一方面，可以對每一個事項及時進行總結，回顧這部分事項的結論，防止信息傳達過程中出現誤解。
一個萬能句式，送給大家！
關於剛剛討論的 XXX 事項，我們接下來要採取的動作有：①……；②……；③……；
還有其他問題嗎，感謝大家的踴躍發言，那我們進行下一個環節。
重時限：會前定好時間，會議時把握節奏
說實話，誰不討厭那種不說清楚時間的會議呢。
只說開始時間，不說結束時間，誰知道這個會要開多久？
難道上午/下午所有的時間都要留出來嗎？這樣怎麼安排自己的其他行程？
或者，說好開一個小時，結果開三個小時的「出爾反爾」會，被強行佔用時間真的太痛苦了。
對於職場人來說，對時間的把控特別重要。
一個不確定性太高的會議，可能就是自己日程安排最大的定時炸彈。
所以，想開一場 100 分的滿分會議，最基本的一點，一定要規劃好時間。
定好開始時間和結束時間，在會議進行時，把握好整體節奏，拒絕盲目拖沓，一件事情翻來覆去提，結束一個事項，馬上開始下一事項。
而且定好會議結束時間的（DDL），效率也會不由自主地提升。
任何人的時間都十分寶貴。
小結
關於高效會議的五步法就介紹到這了~
其實在職場中，非常多大家覺得平常的事情，背後都有很多處理技巧。
多做好一個細節，在職場上就多一分被看到的可能。
走好每一步，在這場漫長的職場考試中，做到更好吧。
閱讀更多 秋葉PPT 的文章
