作者：阿寶姐。做過5份完全不同的工作，並行5種完全不同的人生。從月薪5千到5萬，草根逆襲的職場達人，玩轉跨界的神奇女子。不雞湯，不說教。有乾貨，有溫度。LinkedIn專欄作者 · 在行行家 · 各大內容平臺推薦職場講座嘉賓 · 知名微博簽約博主@職場阿寶姐

1

聽說，淘寶上的日程本，每年銷量都會破1億本，而且集中發生在元旦前後。

我也聽說，日程本只有前10頁的利用率最高，80%的日程本在100頁往後就再沒有被翻開過了。日程本是筆記本中的資源浪費佼佼者。

我還聽說，學生和上班族群體，平均每人至少嘗試過3種以上的時間管理工具，90%以上的人都瞭解“制定年度目標清單”、“重要緊急四象限法則”以及“to do list”。也不乏各種小眾的方法論與APP。

但是，執行起來依舊毛病多多。

作為一枚完美主義且對自己下得去狠手的天蠍座來說，這樣的時間管理，水分太多。

2

要想擠幹水分，首先要知道水分藏在哪兒。

水分藏在你每分每秒做的事情和長遠目標間的誤差裡。可以想象，如果我們每分鐘手裡做的事都和自己制定的目標間的關聯很小，那一定會導致一通忙碌過後，目標沒有實現。

那就把目標分解到最小的時間單位吧。這時候又會遇到3個巨大的難題：

1）工作量巨大。我曾經在年初制定了一個計劃，每天睡前閱讀30分鐘。我想將這7個字寫在每天的to do list上，總字數等於7*365（約2500個字），等於我寫一篇文章的長度。這還只是眾多任務中的一項。

2）修改起來無比麻煩。這也是我不愛用日程本的終極原因！步入職場後就會深刻體會到什麼叫“計劃跟不上變化”，而紙筆的特質是“一經書寫不易更改”，這二者之間有著天然的矛盾。每當計劃需要調整，我就要在日程本上劃去重寫，尤其是那種自帶時間軸的日程本，牽一髮而動全身。劃去重寫幾次，整頁紙就花了。如果你還是個字醜星人，簡直就是雪上加霜。恨不得趕緊翻過這一頁，去往明日，明日復明日。

3）無法做到實時監控。要想實時監測，就要選擇離你手最近的介質。顯然，一本厚厚的日程本不是你可以隨身攜帶，隨時想要翻開的最佳選擇。

我要的時間管理工具必須克服以上所有問題。

3

可以說，市面上有的時間管理工具我都拿來用過，都不能完美解決上述所有問題。直到我自己研究出了這樣一種方法，經過半年的測試使用和迭代修正，終於可以做到擠不出半點水分，且能實時監測。

這個工具不是最fancy的，但絕對是最好用的。

它只有3張Excel表格，僅幾百K的內存大小。

• 讓長遠目標始終懸掛在前頭，以最簡潔的方式！

我以前用日程本梳理目標的時候，日程本中總是會給我過於複雜的提示和分類標準，而且這些目標無法直接鏈接到我要做的每一件事情上。

現在好了，你可以在這張Excel上寫下你想要達成的所有願景，並給他們賦予高低權重。然後將你的工作、可能的新工作、兼職愛好、家庭活動、其他事件通通羅列此處，根據它們與願景的匹配程度區分出重要次序。最後將你梳理出來的希望在19年做的幾件事情按照重要次序，先後羅列在表格下方。

此時，你就可以切換去第二張表格了。

• 迅速將目標分解成每日任務

按照剛才梳理出來的先後順序，將每一個事件依次放到每日的日程中去。

• 先放第1件事情。如果它是“每天健身1小時”，那我們就把它放到每天的單元格中。
• 再放第2件事情。如果它是“每週末陪家人孩子做一件有意義的事情”，那我們就把它放到每週末的單元格中。
• 再放第3件事情。如果它是“每週六下午去上鋼琴課”，那我們就把它放到每週六的單元格中。
• 再放第4件事情。如果它是“每週約聊一個有趣行業的有趣的人”，那我們就把它放到每週一的單元格中，督促我們從週一開始就將這件事情納上日程，約好了見面時間後，可以將這個事件移動到對應日期下的單元格中。
• 依此方法，直到將所有事件拆解放到對應的日期下。

你有一個速填的方法，就是利用Excel的替換功能（ctrl+h），我已經在每個單元格預先放置了一些字母，你只需要將字母替換成事件的名稱即可，具體操作如下，一秒鐘搞定。

這個做法和我們平常做日程規劃最大的不同在於：我們平常是至下而上的做，先將最瑣碎的工作中的每件事情放進日程裡，而忽略了每年初規劃的那些和工作不直接相關，但是非常重要的事情。

我會在每天的單元格里預留8小時給工作，當然為了不留一點水分，我會將工作任務再拆分，呈現的是更小顆粒度的工作任務。

我會在一週開始之前，將每個單元格中的所有事情預估一個耗時數，用括號備註在每個事件的後面，然後在最上面的日期後面跟上一個加和的時間總數，這麼做的好處是我可以通觀全局，在一週的時間軸裡面做些調整，以防哪天出現爆表現象。

而且這個工具是支持快速調整的，如果有新添加的任務，或者由於意外你今天的可利用時間變少了，你都可以根據重要程度，以及之後幾天自己的capacity，來決定如何挪動任務。所以，重要的事情不會被你遺忘，它只是挪動到了合理的位置，但還是在你的計劃裡。

學會了這些操作，你會發現你才是站在時間制高點的那個人。

• 你需要配合這兩樣東西使用，精度才能達到最高

第一樣東西是sticky note，windows自帶的軟件。當我每天的任務內容確定之後，我會按照表格中預估的耗時，在sticky note中將其按照時間軸順序填寫。

好處就是你每分鐘做的事情都來源你表格中的規劃。如果你提前完成了某件事情，你可以瞬間將後面的事情提前來做，徹底將水分擠幹。

如果你滯後了某件事情，你需要迅速切換回表格，去及時做調整，並且督促自己調整做事的策略和速度。

但這1個功能配合你的Excel就是完美的。你不可能時時刻刻和你的Excel待在一起，特別是下班後需要關電腦怎麼辦，將今天剩餘的幾件事情挪到Flink上，一件件將其消滅掉。

• 生活需要儀式感

每當你完成了一件事情，用其他顏色來對這一條做標記。

每當你完成了一天的所有任務，將整個單元格標灰。

每當你完成了一週，將這一行單元格全部隱藏。

• 利用和你最密切的介質，而非一個隨時會忘記查看的本子

將Excel放在電腦桌面的正中央，提醒你打開電腦時記得打開它。當你在電腦上處理任何事情，隨時用“Atl+tab”切換到Excel界面查看時間行進情況。

你與你的時間管理，密切在一起。

4

沒有什麼事情，是時間不能解決的。

細數過去一年，我除了本職工作（號稱忙碌程度Top3的行業工作）之外，至少碼了10萬字的文章，各種職場講座不下10場，舞蹈課瑜伽課累加超過250個小時，還有彈琴唱歌看書的愛好都沒有落下。身邊的朋友經常問我是如何管理時間的，感覺把24小時用成了72小時。我的竅門就是用上面這套方法，將無效時間的水分一點點擠幹。

而且，當你變成一個善於管理時間的人之後，你會發現世間再無難事，因為沒有什麼事情，是時間不能解決的。很多人說因為找不到好工作而煩，很多人說因為談不到好戀愛而煩，很多人說因為家庭瑣事而煩，你會發現所有的問題都可以被拆解成大小任務，放到時間裡，時間才是給你最大安全感的東西。

真正的人生，從學會時間管理之後開始！

讓阿寶姐的這份自制日程表在你的桌面上，

陪你開啟2019年的分分秒秒。

直播分享與工具贈送

阿寶姐將在12月27日晚8點，通過社群給大家用30分鐘分享時間管理及工具使用方法，還能順便提升一下大家Excel的使用技巧，大家課後可以留在社群中，與一群來自各行各業的小夥伴共同交流成長，參與更多19年的線上線下活動。一舉多得，有沒有很高效？

閱讀更多 阿寶姐 的文章

關鍵字: Excel 時間管理 職場