時間管理:用3個觀點分析如何巧妙分配管理者的時間

人的生命長度不一樣,但每天都擁有相同的24小時,我們要管理的正是每天的這24小時。

時間管理:用3個觀點分析如何巧妙分配管理者的時間

1.作息時間管理。無論工作如何艱苦、繁忙,一定有規律的作息,良好的作息習慣能讓一個人保持充沛的精力,是完成工作的保障,是提升自我戰鬥力的體能糧庫。

2.工作時間管理。基本原則是充分利用8小時,完成所有工作。但每個崗位工作量不同,甚至會出現身兼數職的現象,單靠8小時是完不成所有工作的,這點我深有體會。在這種情況下,我們需要做的是,舒緩壓力、理清思路、分清輕重緩急,有條不紊地開展工作。對於小任務要立即處理,對不重要的事情進行過濾,對工作區分優先級,找出工作的重點,有計劃、設置切實可行的時間節點專注的做每一件事情,遇事不拖沓,養成高效工作的習慣。只有做到這樣,才能應變工作中的突發事件,也才能有能力勝任更重要的工作。

3.業餘時間管理。對於在項目工作的職工,雙休日是奢侈的,也就不用去幻想了,但休息對於人來說是必要的,一年365天,一天24小都用來工作是荒唐的,只會工作不會休息的人是危險的。工作中必須充分利用業餘時間放鬆自己,但休息也應講究方法。生命在於運動,不管是籃球、跑步、散步,有時間多動動,多到外面走走,換另外一種環境適當調節自己,這對身體有益無害。在項目上,我經常到項目活動室和同事打乒乓球,吃過晚飯到江邊走走,隔一段時間到市裡和大學好友吃個便飯,每次全身都能得到放鬆。

企業管理者精力是有限的,可是企業的管理是無限的。除了在管理上懂得下放權力之外,但有些事情也是企業管理者必須親力親為的,這就涉及到一個時間管理和工作量度的問題了。

企業管理者主要做好三件事:第一,看別人看不見的地方;第二,算別人算不清的帳;第三,管別人不管的事。

時間管理:用3個觀點分析如何巧妙分配管理者的時間

科學分配精力

一心撲在企業上的企業管理者是不稱職的企業管理者;不要以為忙碌就是成就,成就的衡量標準是結果,而不是過程;如果你與下屬做同樣的工作,說明你或下屬必定有一個是多餘的;獨處靜思是企業管理者自身必備的一項修煉。

杜拉克在《有效的管理者》一書中指出:知道把時間用在什麼地方,管理者應該清楚,自己掌握支配的時間是很有限的,他們必須利用這點有限時間進行系統的工作。有效的管理者把精力集中於少數主要領域。在這些領域裡,優異的工作效率將產生傑出的成果。他們結果自己定出優先考慮的重點,並堅持重點優先的原則。他們知道,他們只有將首要的事情先做,次要的事情不做,別無選擇。否則,將一事無成。

因此,只要瞭解企業管理者每天所關注的內容、用人的方法和技巧,即能看出企業管理者能力水平的高代。有專家認為,企業管理者對企業的影響能佔到整個企業的30%左右,因此,為擴大和強化企業管理者對企業的積極影響,企業管理者如何合理地計劃和分配自己的工作時間是企業管理者的一項重要任務,同時也是個人能力素質的表現。

在企業管理者的時間管理上,不同規模企業的企業管理者在企業內外精力分配比例上應有所不同,我提出如下參照比例:

中小型企業的企業管理者70%的精力放在企業內部,30%的精力放在企業外部(尤其是行業環境、動態、發展趨勢、機會、問題等);

大型企業的企業管理者40%的精力放在企業內部,60%的精力放在企業外部;

特大型企業的企業管理者20%精力放在企業內部,80%的精力放在企業外部。

時間管理:用3個觀點分析如何巧妙分配管理者的時間

在企業外部的時間和精力分配上,企業管理者應重點做好三件事:

一、積極參加各種研討會,瞭解外部動態

多創造機會,參與國內外企業間、行業間的各種商務研討會、展覽會、名流聚會等,和政治界、經濟界、企業界的高層人士交流,主要探討世界經濟、世界局部經濟、本國經濟以及本行業未來發展趨勢、其它行業的新技術、新經營模式與利潤、市場的變化,準備介入的條件是否成熟等;行業存在的機會、威脅和存在的問題及解決辦法,影響本行業的新政策、經濟新動向;國際間競爭對手、替代品廠商及政治、金融、股東、消費者的發展動態和行為走勢,及其對本企業的影響。其目的主要是瞭解和尋求對社會、外部世界的清醒認識。

二、與經濟學家、業界名流廣泛溝通,探求企業發展規律

與經濟學家、大學教授、企業管理者、業界名流等建立廣泛溝通和聯繫,從中感悟探索自己企業相關發展的戰略問題和商務運作的規律、技巧等,包括企業發展方向、經營範圍和運營模式;人才、資金、有形和無形資產、企業各種外部資源的整合與協同;核心競爭力的培養和利用等問題。同時,堅持有所不為,才能有所為的原則,與業界名流溝通交流時,把握現在和未來的戰略重心,以應對現在,規劃未來,這方面的時間精力分配應該未來多於現在。美國一著名的企業管理者在介紹他的成功之道時說,“我把75%的精力放在考慮未來的事業上,只留下25%的精力處理昨天和今天的事情。”

三、獨處靜思,反思自己

花費一定的時間於獨處靜思,也是自身必備的一項修煉。獨處靜思摒除世俗的干擾,能比平時在忙碌的事務中,把問題想得更深、更透、更根本、也更全面。能在獨居冥思中感悟到宇宙的博大、天地的造化、自然的神奇;感悟到真正的自我、人生的真諦、生命的莫測;感悟到人類進步的動力、社會運行的內在規律,經濟運作的商務哲理;感悟到企業生存與發展的支點、經營管理的核心、人在企業中的地位等,日常工作中不能預測到的突發事故等。毫不誇張地說,孤獨、寂寞、失敗、挫折、受打擊是造就思想家和哲學家的搖籃。

歷史上的政治領袖、科學家、思想家、哲學家都從靜思中得到靈感、啟發,獲得罕見的洞察力。列寧是在流放期間,歸納總結出前蘇聯成立社會主義國家的實現綱領;愛因斯坦喜歡躺在小船裡,在湖中靜思“相對論”;羅斯福總統早年患小兒麻痺症,長期獨居;杜魯門總統也曾在密蘇里州農場單獨度過長期的青少年時代。

時間管理:用3個觀點分析如何巧妙分配管理者的時間

很多偉大的宗教領袖,每年都花費很多時間獨處靜思。企業管理者們每天應抽出一定時間,進行反思、檢討。一週至少拿出一整天的時間獨處靜思,對自己和企業的行為進行分析、總結。同時每年兩次來到遠走高飛離世俗干擾的鄉村、海邊、深山,獨處靜思,對人生與企業進行一次系統、完整的大盤點,使個人與企業在觀念上有一個質的飛躍。就如萬科王石,他可以輕鬆的放下企業任何包袱,去爬珠穆朗瑪峰,對於一個企業管理者來說,這就是一種境界。


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