時間管理 生命管理：給夢想一個期限，就是目標！

時間就是生命，管理好時間，就使我們的生命更加有意義。上天給我們每個人的時間是公平的，無論我們如何抱怨現實的不公平，但時間賦予我們的是每天24個小時1440分鐘，無論是誰，都不會多一分鐘。所以，唯有管理好我們的時間，我們才能夠做更加有意義的事，才能夠在短暫的人生中取得成就，唯有做好時間管理，組織效率才能夠激發，為社會創造更大的價值。

一．時間管理的主要方法

（一）帕累託原則在時間管理中的運用

在有限的時間內集中所有資源做最重要的事情，實現目標最大化，是高效管理者工作的重要原則。 時間是實現目標的重要因素之一，為了對高效管理者的時間進行更好地管理，我們介紹一下帕累託原則。 帕累託原則又稱做重要的少數、微不足道的多數，或80對20定律、猶太法則等，是19世紀末和20世紀初由意大利經濟學家及社會學家帕累託提出的，最初是用於經濟領域中的決策。 這一原則是說在任何一組東西之中,最重要的通常只佔其中的一小部分，因此對於重要但只佔少數的部分必須分配更多的資源，更注重對它的管理。 在時間管理中運用帕累託原則有助於應付一長列有待完成的工作。 將一大堆需要完成的工作列出優先次序，把最應優先完成的作為工作中的重中之重，集中精力完成。

(二)管理者時間管理的必要性

(三)管理者時間管理的內容

管理者的時間管理並非是對時間這一資源進行管理，而是對管理者自身進行管理，通過提高管理者的時間使用效率，減少浪費，從而達到提高工作效率的目標。對管理者自身進行管理主要包括四個方面的內容。

（一）掌握工作的關鍵

高效不同層次的管理者儘管工作任務和工作責任不盡相同，但管理活動卻是一致的，可簡單歸結為三個掌握，即掌握關鍵工作，掌握關鍵人物，掌握關鍵活動。高效發展目標能否實現的重點不在於每個環節、每個步驟，而在於制約性因素。制約性因素往往體現在關鍵工作，關鍵人物和關鍵活動上，抓住了這三個關鍵，高效管理者也就解決了制約性因素。所謂“大智有所不慮，大巧有所不為”之所以成為大智大巧者，在於能夠揚其長而避其短。高效管理者無論職位、社會地位、學術水平高低，都是普通勞動者，不可能是全能的，也不需要面面俱到，因此，只要掌握了關鍵也就抓住了時間管理的要訣。具體地說，出現重要而且緊急的事情時，高效管理者應首先進行處理，但要避免成為工作常規，應保證高效管理者的大部分時間花在重要而不緊急的事情上。高效管理者專注於處理重要的事情說明抓住了影響整個部門乃至整個組織的工作全局，主要精力放在不緊急的事情上則意味著未雨綢繆，防患於未然。

（二）簡化工作程序

工作流程越簡化，越不容易出問題，執行部門及人員在工作過程中會越加細緻，執行效果越好。不該發的文不發，不該開的會不開，提高行文和會議效率，降低管理成本。就開會而言，會前必須明確會議的目的，是分享信息、辯論還是決策，決策性的會議材料應該在會前幾天分發參會者，讓參會者能儘早熟悉會議內容並有足夠的考慮時間，以提高決策的質量和速度，避免會議流於形式，避免將會議時間浪費在泛泛而談上卻做不出任何科學決策。

（三）合理安排工作時間

應該做好每天、每週、每月以及每年的工作計劃，列出每一時間單位內應該完成的工作，排出優先次序，突出重點並確認完成時間，並適當安排“不被幹擾”的時間。管理者常常需要整塊的時間去思考一些重要決策或完成重要的任務，在進行這些任務的過程中，不能被外界打斷，否則重新進入深度思考與完全工作狀態往往需要更長的時間。管理者集中時間不受干擾地處理一些重大事項而把其他事情都推到一邊，可能會給本部門甚至整個組織帶來一些意想不到的麻煩，但如果能有足夠必要的時間，不受任何人任何事幹擾地思考或者從事對整個部門甚至整個組織至關重要的工作，那麼這些可能的麻煩將是微不足道的。

二．如何做一個高效的時間管理者

（一）評估

包括評估時間利用情況、管理者浪費時間的情況以及個人的最佳工作時間。

（二）計劃

制定具體工作目標及重點；

選擇有效利用時間的方法與策略；

列出時間安排表。

計劃有日計劃、周計劃、月計劃、季度計劃、年度規劃。時間管理的重點是待辦單、日計劃、周計劃、月計劃。

待辦單：將你每日要做的一些工作事先列出一份清單，排出優先次序，確認完成時間，以突出工作重點。要避免遺忘就要避免半途而廢，儘可能做到，今日事今日畢。

待辦單主要包括的內容：非日常工作、特殊事項、行動計劃中的工作、昨日未完成的事項等。

待辦單的使用注意：每天在固定時間制定待辦單（一上班就做）、只制定一張待辦單、完成一項工作劃掉一項、待辦單要為應付緊急情況留出時間、最關鍵的一項，每天堅持。

每年年末作出下一年度工作規劃； 每季季末作出下季末工作規劃；每月月末作出下月工作計劃；每週週末作出下週工作計劃

（三）時間“四象限”法

著名管理學家科維提出了一個時間管理的理論，把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行了劃分，基本上可以分為四個“象限”：既緊急又重要（如人事危機、客戶投訴、即將到期的任務、財務危機等）、重要但不緊急（如建立人際關係、新的機會、人員培訓、制訂防範措施等）、緊急但不重要（如電話鈴聲、不速之客、行政檢查、主管部門會議等）、既不緊急也不重要（如客套的閒談、無聊的信件、個人的愛好等）。時間管理理論的一個重要觀念是應有重點地把主要的精力和時間集中地放在處理那些重要但不緊急的工作上，這樣可以做到未雨綢繆，防患於未然。在人們的日常工作中，很多時候往往有機會去很好地計劃和完成一件事。但常常卻又沒有及時地去做，隨著時間的推移，造成工作質量的下降。因此，應把主要的精力有重點地放在重要但不緊急這個“象限”的事務上是必要的。要把精力主要放在重要但不緊急的事務處理上，需要很好地安排時間。一個好的方法是建立預約。建立了預約，自己的時間才不會被別人所佔據，從而有效地開展工作。

（四）時間管理之重要事情

如何區別重要與不重要的事情?

1.會影響群體利益的事情為重要的事情；

2.上級關注的事情為重要的事情；

3.會影響績效考核的事情為重要的事情。

4.對組織和個人而言價值重大的事情為重要事情。（重大包括金額和性質兩方面。）

（五）有效的時間管理

美國管理學者彼得·德魯克(P·F·Drucker)認為，有效的時間管理主要是記錄自己的時間，以認清時間耗在什麼地方； 管理自己的時間，設法減少非生產性工作的時間； 集中自己的時間，由零星而集中，成為連續性的時間段。

（六）時間分類法

A級別：時間緊、具有一定的挑戰性、非常重要的事情。如即將到來的考試必須多花時間進行準備。要注意的是：很多人懼怕A級別的事情，覺得太複雜，要耗費太多的精力，同時因為怕困難完不成或者完成得不完美而採取逃避的態度。

B級別：很重要、但在時間上沒有特別要求。這一級別的事情當前不需要馬上交差，但又非做不可，容易在不急的心理中被人遺忘，在最後關鍵時刻演變成A級別事件，如兩週前老師佈置的期中檢查作業。

C級別：時間上緊迫、但並不是很重要的、可以請別人代勞的事情，如取快件，可以請同學順便去取。

D級別：時間上不緊迫也不是很重要的事情，有些可以請別人做；有的可以降低標準；有的必須要做則放在零碎時間中進行完成；有的對生活沒有益處的事件則建議選擇放棄，如毫無意義的閒逛。

（七）考慮不確定性

在時間管理的過程中，還需應付意外的不確定性事件，因為計劃沒有變化快，需為意外事件留時間。有三個預防此類事件發生的方法：第一是為每件計劃都留有多餘的預備時間。第二是努力使自己在不留餘地，又飽受干擾的情況下，完成預計的工作。這並非不可能，事實上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精確些。第三是另準備一套應變計劃。迫使自己在規定時間內完成工作，對你自己能力有了信心，你已仔細分析過將做的事了，然後把它們分解成若干意境單元，這是正確迅速完成它們的必要步驟。考慮到不確定性，在不忙的時候，把一般的必然要做的工作先儘快解決。

在工作中要很好地完成工作就必須善於利用自己的工作時間。工作是無限的，時間卻是有限的。時間是最寶貴的財富。沒有時間，計劃再好，目標再高，能力再強，也是空的。時間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的，它可以一瞬即逝，也可以發揮最大的效力，時間就是潛在的資本。充分合理地利用每個可利用的時間，壓縮時間的流程，使時間價值最大化。

三．實施

（一）開始。執行：現在你可以按照每份清單開始行動了，在具體行動中可能會需要根據所處的環境，時間的多少，精力情況以及重要性來選擇清單以及清單上的事項來行動。

（二）設定明確的目標。要建立一份工作事項清單，最好是結合日程計劃，而且要弄清楚每一天究竟有哪些事情是必須做的。

（三）對工作的情況作詳細記錄。“這有助於分析你的時間使用情況，從工作日誌中你可以看出哪項工作佔用了更多的時間，哪項工作消耗時間最少，你是否達成了工作目標，以及怎樣做才能讓效率更高。“Pam O`shea建議說 （Pam是Performance Insights公司總裁，同時也是美國管理協會時間管理論壇的成員）。

（四）批量處理電子郵件和來電。你是否像大多數人一樣，每天都在隨機處理來電和電子郵件信息呢？如果你總想在第一時間處理這些事務，那麼你的工作時間將變得支離破碎，很難高效率的做好事情。O`shea給我們的建議是：“要把電子郵件和來電的檢查和回覆工作集中在某個時間段一併處理。”為了管理好這些溝通事務，“請用好為你提供的電話工具和電子郵件系統。”

（五）化繁為簡。“將複雜的工作劃分成小的簡單的單元進行處理。”Tytel博士解釋說，“不能因為事情的複雜而拖沓，因為複雜的工作不可能一下就搞定。”

Kaufman用打掃房間的事件做了一個比喻。你也許沒有足夠的時間打掃整個房間，但是你可以根據自己的可用時間有選擇的做一部分清掃。她說：“如果你有20分鐘，你可以清理一個抽屜或一個櫃子。如果有40分鐘，你可以整理衣櫥或壁櫥。如果有一小時，也許你可以收拾整個房間了。”

（六）把工作按照優先程度進行排序。Tytel博士說：“我們要理解緊迫程度和重要性之間的差異。”你也許應該將一天內必須做的事情、應該做的事情、以及想要做的事情統統列出來，然後按照緊迫性和重要性進行排序。

（七）留出一部分時間什麼都不要做。如果你習慣於將一天的日程排得滿滿的，那麼在做事情之前你可能沒有時間思考和準備，而這個過程可能是非常有價值的，Kaufman這樣建議道。如果你從始至終都是嚴格的按照日程時間表做每件工作，那麼給自己留20分鐘時間放鬆、反思、提前做個準備計劃也許是很有用的。Tytel博士補充道：“處理工作或者做項目要有時間規劃，而且要嚴格遵循這些規劃。”

（八）工作不要超負荷。如果你感到自己的狀態下降到正常水平的一半，那麼你應該先好好休息。她說：“安排好放鬆和恢復的時間，如果我們連自己都照顧不好，那我們可能也沒有能力做好其他的任何事情。”

（九）知道什麼時候應該說“不”。許多人害怕讓他們的主管知道自己有多忙，但很重要的是如果你忙不過來，你要為自己辯解。

（十）知道什麼時候你需要“時間管理”方面的幫助以及在哪裡能獲得這些幫助。

四.評價

評價時間安排是否合理有效，活動主次是否分明，有無時間浪費情況。

　 “華為”時間管理培訓的第一部份，就是讓員工們清楚瞭解時間管理的2大誤區：

誤區一：工作缺乏計劃

誤區二：不會適時說“不”

“時間管理當中最有用的詞是‘不’”。華為人認為，人們組織工作不當中最常見的一種情況就是不會拒絕，這特別容易發生在熱情洋溢的新人身上。新人為了表現自已，往往把把來自於各方的請託——不暇思索地接受下來，但這不是一種明智的行為。

量力而行地說“不”，對己對人都是一種負責。首先，自己不能勝任委託的工作，不僅徒費時間，還會對自己其它工作造成障礙。同時，無論是工作延誤還是效果都無法達標，都會打亂委託人的時間安排，結果是“雙輸”。

所以“華為”一向強調，接到別人的委託，不要急於說“是”，而是分析一下自己能不能如期按質地完成工作。如果不能，那要具體與委託人協調，在必要時刻，要敢於說“不”。

五.掌握“時間管理”的四大法寶

“成功地界定問題就已經解決了問題的一半”，但如果沒有切實可行的解決方案，困境還是不會改變。

“華為”對於時間管理有4大法寶。

法寶一：以SMART為導向的“華為”目標原則

“華為”的時間管理培訓指出，目標原則不單單是有目標，而且是要讓目標達到SMART標準，這裡SMART標準是指：

具體性（Specific）。這是指目標必須是清晰的，可產生行為導向的。比如，目標“我要成為一個優秀的‘華為人’”不是一個具體的目標，但目標“我要獲得今年的華為最佳員工獎”就算得上是一個具體的目標了。

可衡量性（Measurable）。是指目標必須用指標量化表達。比如上面這個“我要獲得今年的華為最佳員工獎”目標，它就對應著許多量化的指標——出勤、業務量等。

可行性（Attainable）。這裡可行性有兩層意思：一是目標應該有能力範圍內；二是目標應該有一定難度。一般人在這點上往往只注意前者，其實後者也相當重要。如果目標經常達不到，的確會讓人沮喪，但同時也應注意：太容易達到的目標會讓人失去激情。

相關性（Relevant）。這裡的“相關性”是指與現實生活相關，而不是簡單的“白日夢”。

及時性（Time-based）。及時性比較容易理解，是指目標必須確定完成的日期。在這一點上，華為的時間管理培訓指出，不但要確定最終目標的完成時間，還要設立多個小時間段上的“時間裡程碑”，以便進行工作進度的監控。

法寶二：關注第二象限的華為四象限原則

根據重要性和緊迫性，我們可以將所有的事件分成4類（即建立一個二維四象限的指標體系）

第一象限

“重要緊迫”的事件

處理危機、完成有期限壓力的工作等。

第二象限

“重要但不緊迫”的事件

防患於未然的改善、建立人際關係網絡、發展新機會、長期工作規劃、有效的休閒。

第三象限

“不重要但緊迫”的事件

不速之客、某些電話、會議、信件。

第四象限

“不重要且不緊迫”的事件

或者是“浪費時間”的事件

閱讀令人上癮的無聊小說、收看毫無價值的電視節目等。

第三象限的收縮和第四象限的捨棄是眾所周知的時間管理方式，但在第一象限與第二象限的處理上，人們卻往往不那麼明智——很多人更關注於第一象限的事件，這將會使人長期處於高壓力的工作狀態下，經常忙於收拾殘局和處理危機，這很容易使人精疲力竭，長此以往，既不利於個人也不利於工作。新員工來華為的初期，比較關注於第一象限的事件。天天加班，而且工作質量也不盡如人意，感覺很糟糕。經過培訓後，轉換了關注的方向，發現整個感覺都改變了。這主要是因為第一象限與第二象限的事本來就是互通的，第二象限的擴大會使第一象限的事件減少。而且處理時由於時間比較充足，效果都會比較好。因此，增強了新員工的自信。

法寶三：趕跑時間第一大盜的華為韻律原則

日本專業的統計數據指出：“人們一般每8分鐘會收到1次打擾，每小時大約7次，或者說每天50-60次。平均每次打擾大約是5分鐘，總共每天大約4小時，也就是約50%的工作時間（按每日工作8小時計），其中80%（約3小時）的打擾是沒有意義或者極少有價值的。同時人被打擾後重拾起原來的思路平均需要3分鐘，總共每天大約就是2.5小時。根據以上的統計數據，可以發現，每天因打擾而產生的時間損失約為5.5小時，按8小時工作制算，這佔了工作時間的 68.7%。”

華為培訓也認識到：“打擾是第一時間大盜”。為了解決這個問題，華為提出了自己的時間管理法則——韻律原則，它包括兩個方面的內容：一是保持自己的韻律，具體的方法包括：對於無意義的打擾電話要學會禮貌地掛斷，要多用干擾性不強的溝通方式（如：Email），要適當地與上司溝通，減少來自上司的打擾等；二是要與別人的韻律相協調，具體的方法包括：不要唐突地拜訪對方，瞭解對方的行為習慣等。

法寶四：執著於流程優化的華為精簡原則

著名的時間管理理論——崔西定律，指出：“任何工作的因難度與其執行步驟的數目平方成正比：例如完成一件工作有3個執行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個步驟，由此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程。”

無論對於1部門的工作流量，還是7部門的工作流量，華為要求員工們做到“能省就省”，並編制“分析工作流程的網絡圖”，每一次去掉一個多餘的環節，就少了一個工作延誤的可能，這意味著大量時間被節省了。

綜上所述，通過研究和剖析華為的時間管理，華為給我們一個重要的啟示：時間管理是企業提高員工整體素質的最有效法寶。

六.目標設定和達成的關鍵

時間管理第一點就是要有一個明確的目標。

1.設立目標的第一步驟就是要有一個夢想清單!

2.優先順序你要排好。

3.目標要有一個期限。（不僅要有短期目標[3個月-1年] ，還要有中期[1-3年] 和長期目標[3-5年] ）

4.要有一個核心目標。（要有一個主要的目標，專注是非常重要的） 你只要重複不斷思考的事情，他都會是真的。

（核心目標：當我實現了哪一個目標，我的目標都實現了。）

詳細“描述”達成了核心目標後會出現什麼畫面？ 你會看到什麼，也許你會看到自己接受頒獎或者。 別人會告訴你什麼話都寫下來。描述兩個字是非常重要的，當你描述出來之後你的頭腦很容易看見。頭腦可以看見，你時常的擺在你的心中實現的幾率是非常大的。V信:jixiaowgc思考到看得見結果為止。

5.當你描述完之後，你要找一些照片，做你的夢想板。（夢想板內容：當你實現你的核心目標後可能看見的每一個畫面）。（不斷的看可以刺激你的潛意識，所有的潛能開發在於運用自己的潛意識，運用潛意識的第一步驟就是有一個明確的畫面）

6.夢想手冊。（把夢想板的圖片擺在你的手冊裡面，時常拿出來看。（同樣是為了刺激你的潛意識））

7.把核心目標、一年主要的4、5個目標寫在小卡片上面，有事沒事拿出來看一下。（是用文字敘述的，文字的力量是非常大的。從文字上來刺激我的潛意識）

8.早晚寫著自己的目標10遍以上。寫的目的是為了不忘記。

9.時常拿出你的目標來複習一下，可以隨時念著你的核心目標。（陳安之老師是把目標錄在自己的確認帶裡不斷的聽自己的目標）

10.找出達成目標最大的障礙是什麼。

11.明確的瞭解有誰可以幫助你達成你的目標。然後主動給去幫助他。（列出來他可能需要什麼幫助，你先去幫助他，你給他想要的自然會反過來想要幫助你）

別人要的你多給他一點，別人不要的你就少給他。

12.對標。（有誰已經達成你想要的目標或結果，他是怎麼做到的。也許你沒有辦法親自見到他，你可能要查閱他的資料。假如你能夠見到他親自問他，他可以給你講30分鐘可能比你查詢來的要好太多倍了。）

13.問自己，你為什麼要達成這個目標。（有時候我們設立了很多目標，沒有一個明確的理由要達成它，就是處於一個想要、希望要、大概要、可能要，可是不是一定要。一定要跟有興趣要達成完全是兩回事。）

14.目標分解

七.執行時間管理

1.將一天從早到晚要做的事情進行羅列，列出事情優先順序。（你永遠沒有時間做每一件事情，但你永遠有時間做對你最重要的事情。把要做的事情列出來之後，要把優先順序排好。）

2.20、80定律。給予最重要的工作最重要的資源。

3.每一天至少要有1個到2個小時不被幹擾的時間。

4.你必須要有B計劃,做好預案。

5.瞭解自己的角色扮演。

6.給自己定一個小目標，每天進步一點點

7.對所有沒有意義的事情采用有意忽略的技巧。將羅列的事情中沒有任何意義的事情刪除掉。

8.學會說"不"。一旦確定了哪些事情是重要的，對那些不重要的事情就應當說"不"。

9.睡前做第二天計劃：如果事務繁雜，晚上睡覺前可以把第二天要做的事情提前歸納一下，做到心中有數，會讓你得心應手、不慌不亂。

時間管理是一個概念，更是一種方法，每一個人都需要對自己進行時間管理，但是更需要時間管理的其實是企業，因為作為單個人員如果你沒有時間管理的概念也可以去工作，個人還能應付的了自己的工作，但是作為企業，他需要的時間管理概念是一個整體，如果這個整體出了問題那麼整個公司就會處於不健康的狀態，因為一個企業不是靠某一個人來運轉的，而是要靠所有的員工高效率的配合才能產生最大的效益和價值。單個員工工作不進行時間管理看不來什麼問題，但是如果所有的員工都沒有時間管理的概念，那麼對於公司來說將會造成巨大的損失。

但是因為時間管理是一個虛擬的概念，很多人對時間管理沒有很明確的定義，並且時間管理不僅僅是個人安排一下自己的日程表這麼簡單而已，時間管理有很多需要總結計劃調整的環節在裡面，所以企業必須有一個系統的時間管理概念來貫穿整個公司的體系，所以企業需要提高時間管理的體系，更需要給員工提供一個學習時間管理的手段。而學習時間管理的方法，無非就兩種方式，一種是創建自己的培訓部門來培訓員工，或者是花錢聘請培訓公司對員工進行培訓。另外一種方式就是找一些可以強化員工時間觀念的工具來使用。第一種方式是給員工一個方法，第二種方式是讓員工強制使用工具來塑造自己的工作習慣。

實施時間計劃時應注意：

①集中精力；

②學會“一次性處理”或“即時處理”；

③關注他人時間；

④有效控制干擾；

⑤提高溝通技巧；

⑥處理好書面工作。

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