忙碌的工作窘境
每一個職場人或多或少都有過這樣的體會，在績效和指標的壓力之下，太多事情理不清頭緒，又被各種截止到Deadline的任務追著前進，停不下來。
隨著近年來，人們的生活得到了改善，對超負荷的工作也習以為常，這極具變化的生活和工作節奏有時真的讓人有點不知所措。為了解決這樣的難題，大家第一時間都會想到『時間管理』：你得先重要的事！
傳統時間管理無法解決「同等重要事務」的分配
但是令人尷尬的事情發生了，我們發現生活和工作中，處處都是『重要的事』，這可怎麼辦呢？不論是我們曾接受的標準化教育還是傳統的時間管理模型，都無法全面地幫助到我們去平衡那麼多『重要的事』。
為此，我們需要客觀思考任一類方法的時效性以及對於我們自身的適用性。同時也需要學習和挖掘一些新的方法和模式，來幫助我們在當下的職場社會，活的更高效！本文將利用CPU思維幫助你瞭解『時間管理』的底層邏輯，並用科學的方法，教你『掌控時間』的三個法則，幫助你提升職場工作效率。
01
什麼是CPU思維？
CPU中央處理器
要了解CPU思維，我們先來看一下什麼是CPU，以及它的運行原則。
中央處理器（CPU Central Processing Unit），是對計算機的所有硬件資源（如存儲器、輸入輸出單元） 進行控制調配、執行通用運算的核心硬件單元。
中央處理器主要包括兩個部分，即控制器、運算器，其中還包括高速緩衝存儲器及實現它們之間聯繫的數據、控制的總線。
中央處理器的功效主要為處理指令、執行操作、控制時間、處理數據。
簡單來說，它具備以下三個特點：
01 CPU負責運行，硬盤負責存儲
在電腦中，CPU只負責運行，有一個很小的緩存區，緩存區的容量非常小，所以不能存儲任何文件，它在運行的時候，會將文件的部分數據信息放在緩存進行處理。需要什麼，就去硬盤裡讀取信息。
大家一定也遇到過在桌面放了許多文件以後，運行程序會卡頓的情況。電腦桌面一般連接系統盤，桌面上過多的文件會增加CPU運行的負擔。
就好比你平時自己的辦公桌上堆滿了各種文件，需要使用和找尋重要文件或資料時，要花很長時間，自然效率低下。
雜亂的桌面，焦慮忙碌的人
02 自動化程序後臺運行
有一些自動化程序，電腦CPU可以同時處理，因為佔用率並不高，比如你需要下載一個大型的資料包，你仍然可以打開Word進行編輯，絲毫不會影響效率。
因為CPU給到一個初始指令之後，剩下的部分會由自動化的程式進行運行。
比如你可以讓平時不需要你自己親自參與的工作進行後臺自動化運行，比如打印、下載、錄播回放視頻等。
03 大負荷的應用程序一次只能開啟一項
在CPU緩衝容量有限的前提下，如果是大負荷應用程序，比如開啟大型網絡遊戲，或者是專業建築製圖3DMAX等，如果同時開啟，則會過渡佔用CPU，嚴重則會導致卡頓、死機。
這就好比，你無法在參加公司會議時，又同時去給客戶做宣講，分身乏術。
所以，CPU思維的關鍵原則總結為：“緩存有限”原則、“後臺處理”原則、“單一大事”原則。
CPU運行過載，“想哭”
02
為什麼CPU思維比傳統『時間管理』更高效？
01 傳統的時間管理現存的兩大難題
傳統的時間管理把需要處理的事，按照重要程度和緊急程度劃分為四個象限。
重要緊急；重要不緊急；不重要緊急；不重要不緊急。如圖。
傳統時間管理法的「四象限」以及「分類」和「執行辦法」
大家在學習案例時，會將一堆事情呈現出來，然後按照四個象限裡的內容，依次分類，非常直觀。
但是這樣的方式仍存在兩大難題：
一是現實中許多事件的發生是有先後順序的，不是一堆事放在一起，供你當面挑選；
二是我們的確會碰到，同等重要的事情需要在同一個時間範圍內完成，如果沒有新的辦法，我們不得不面對加班。
02 CPU思維能夠很好地解決這兩大難題
對於第一個難題：畢竟人腦的記憶是有時效性的，臨時佈置的工作任務只能進入大腦的短時記憶區，如果不將其記錄下來，大腦很快就會被其他事務所佔據。
一般情況，人們更偏向於按照事件發生的時間先後順序來處理工作，或者只能照顧到1-2件『重要的事』，如果想要記住更多，我們就需要想個辦法，把所有事務，放在一個地方。
CPU思維告訴你，建立一個優於緩存的存儲區，如硬盤文件夾，就能很好地解決這個難題。
對於第二個難題：事件A和事件B，同等重要的情況下，傳統的時間管理就無計可施了。
CPU思維告訴你，充分運用後臺運行的功能，能夠合理分配事情處理的時間分配以及先後順序。
記憶容量的提升可以依靠外部“硬盤”
03
如何運用CPU思維提升工作效率？
人腦處理工作信息與CPU很類似，畢竟電腦CPU就是仿照人腦來設計的。根據“CPU思維”，我們看看提高職場效率的『掌控時間手冊』三個法則是如何做的：
01 手冊一：『文件夾』法則——遵循“緩存有限”原則
人類大腦的記憶模式分兩種：短時記憶和長時記憶。
短時記憶也是工作記憶，是一種為當前動作而服務的記憶，即人在工作狀態下所需記憶內容的短暫提取與保留。
長時記憶指信息經過充分的和有一定深度的加工後，在頭腦中長時間保留下來的記憶。
短時記憶是為了幫助人腦解決當下問題的記憶，所以相當於CPU的“緩存”，處理當下的數據信息。長時記憶則相當於電腦的硬盤。
平時大家所討論的“記憶力”指的就是長時記憶的能力。但是人所需要調取的信息資源不一定都來源於長時記憶，完全可以通過文字或影音的方式來用電腦進行存儲了。
如果對於需要進行的工作進行合理的分類編碼，這樣處理起來，就會事半功倍。
『文件夾』功能就相當於電腦的硬盤區，在你接受到任何新任務時，立刻對任務進行分類，然後統一記錄在一個地方。
在一項工作完成後，統一去查看『文件夾』，然後挑選出下一個需要進行的工作項。這樣就是把一件接一件零散的出現的事件整理到一起，然後集中處理，便於決策分類。
「文件夾」存放工作任務，可以是便籤夾，也可以是手機「待辦事項」
02 手冊二：『時間分配』法則——遵循“後臺運行”原則
CPU可以將自動化程序進行後臺的運行，合理地分配程序運行的處理時間。我們面對實際的工作，也可以利用『時間分配』的法則去靈活配置我們各任務的時間以及優先級。
比如我們工作中遇到需要幫領導打印一份非常重要的合同資料，頁數較多。
你在點擊完打印以後，就不必站在打印機旁邊等待，而是可以處理其他事情，當電腦打印機程序提示已完成後，再去整理合同紙張，進行裝訂。
或者是領導讓你在準備會議材料的同時，又讓你給即將到來的客戶準備開水泡茶。
將時間合理地分配在不同事務上
還有一種比較特殊的情況是，如果你今天下午14：00，臨時收到上級兩個同等重要的任務：
任務A是18：00下班前，出一份下月活動的策劃案，在明天的會議上需要討論，策劃構思需要2小時，整理出方案需要1個小時；
任務B是18：00下班前，為明天的會議準備上月度會議報告材料，整理的時間大概需要3個小時。
也就是說，兩項任務，同等重要緊急，不管完成那一項，剩餘時間都不足以完成另外一項。這時候絕大多數人恐怕都會選擇加班了。那犧牲的時間，又無法去平衡生活中『重要的事』了。所以人總會覺得，顧此失彼。
如果我們運用CPU思維想一想，就會發現，創意構思的2個小時，完全可以交給後臺去處理，也就是我們的潛意識。
正解是，先了解任務A策劃案的基本要求，然後就去處理任務B，由於任務B是屬於整理型工作，不需要集中注意在主動思考上，就可以交給後臺完成。
在整理上月度會議的過程中，會有很多的信息輸入，與潛意識裡思考的策劃案形成靈感的碰撞。等任務B結束，再去接著處理任務A，基本在下班前，兩項工作都能按時完成。
思考自動化程式的時間排序，能夠大大提高時間利用率
03 手冊三：『快捷方式』法則——遵循“單一大事”原則
CPU運行大負荷程序時，一次只允許一件，否則就會超負荷導致效率低下或死機。所以電腦桌上各種啟動程序的快捷方式，需要你結束掉上一個大負荷程序之後，你才能開啟。
我們有時候在遇到一件大事結束後立馬跟上另一件大事，甚至在前一件事還沒結束時就發生了。這樣會讓人手足無措。
出現這樣的問題，往往是因為兩天大事結束和啟動之間的時間差沒有計算好。也就是說，要留給CPU一個關閉程序和開啟另一個程序的時間。
具體的做法是，在計劃日程安排時，留出一部分的緩衝時間，比如去機場接機，活動彩排，或者是會議室安排之間的銜接，都要根據不同的事件大小預留出相應的緩衝時間。
與此同時，在不同的時間段設置好時間提醒。等提醒一到，就根據緩衝時間的預估來重新對下一個任務進行時間調整，決定是否打開下一個『快捷方式』。
一個「快捷方式」對應一個大事項，保持獨立且專注
『快捷方式』的開啟，意味著一個信號標誌，即全身心投入到當前的工作任務當中，這是非常有助於提高專注的工作技巧，專注度於工作效率呈正相關。
附錄 無紙化『智能秘書』——充分利用時代的工具
傳統的許多工作代辦，大家都記錄在筆記本或者是便籤上。很多時候我們在工作的忙碌狀態中，沒有固定場所停留的時候，很容易忽視掉一些工作內容。但是手機卻是寸步不離身。
所以運用好手機裡的『代辦事項』功能以及『定時提醒』，就能夠很好的幫助到你實際工作當中對於任務與時間的把控。
現在是智能手機的時代，事實上還是有許多職場人士非常的Old Shcool（老派），不太願意去學習智能手機的功能，覺得太麻煩。但是花一點小的時間去學習新知識，利用好科技的力量，絕對是一件磨刀不誤砍柴工的事。
智能手機/智能平板，提醒你下一項新工作的開啟
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結語
通過了解CPU思維，大家知道了三個重要的手冊法則，首先是運用『文件夾』，對任務事件進行的統一歸類，然後利用『時間分配』和『快捷方式』將不同任務項之間設置好“排序”、“緩衝”以及“打開”提醒的時間，接著按部就班一一處理，不慌不亂。
這一切，如果基於『智能秘書』（你的手機裡的『待辦事項』和『定時提醒』功能）的運作之上，效率會有質的飛躍。
加油吧！希望大家都能學會運用科技的原理和力量，提升效率，減少不必要時間的浪費，才能真正做到“掌控時間”。
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