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疫情發生以來，很多公司都號召員工在家辦公，這是特殊時期不得已的特殊策略。著名財經作家，5分鐘商學院的劉潤說：
“晚一點上班並不意味著不開始工作，而是在家遠程辦公。在家，是幫助疫情平復，辦公，是幫助經濟復甦。”
非常時期，這兩件事都特別重要。遠程辦公的效率有多高，工作的產出效能就有多大。尤其是對小型創業團隊，高效的遠程辦公不僅能幫助企業渡過危機，還能鍛鍊團隊的跨時空合作能力，等疫情過去，經過訓練後團隊的戰鬥力也會大增。
小型創業團隊在遠程辦公時，遭遇的3大挑戰
程總是我的一位朋友，他去年初創業，團隊員工30多個人，從事海洋設備軟件的開發。疫情發生後，他第一時間通知行政和技術部負責人，選擇協作軟件，同時為大家準備好遠程辦公的說明指導書。
原本以為做好充足的準備工作，遠程辦公應該比較順利，但在家辦公還是遇到了很多現實問題：
① 員工在家普遍缺乏自律性，按點上班都很難，個人效能比在辦公室降低很多
② 遠程溝通難度加大，尤其是在線開會效率很低
③ 佈置工作和彙報工作很難落實到位，大家缺乏對彼此工作進展的瞭解，協作難度增加
這三個問題也是小型創業團隊在遠程辦公時普遍遇到的挑戰。我曾在一家2000人以上的互聯網公司的地區分公司工作，分公司只有20多個人，實行線上辦公，與總部的溝通和協作也都以遠程為主，積累了一些工作方法。今天我們就來談一下：【在極短時間內，小型創業團隊如何“高效能”遠程辦公？】
什麼才是真正的“遠程辦公”？
什麼是遠程辦公？
遠程辦公，分“遠程”和“辦公”兩部分，是指通過現代互聯網技術，實現非本地辦公：在家辦公、異地辦公、移動辦公等遠程辦公模式。
很多人會把遠程辦公理解為“微信群”、“釘釘”、“飛書”、Teambition、石墨文檔等遠程協作的辦公軟件，這些軟件非常重要，但更重要的是團隊形成了一種新的合作機制。
明道雲創始人任向暉說：影響遠程協作成效最大的因素並不在於工作有多少先進，而是來自於一個比較容易忽略的環節——協作方式的事先約定。
所以，遠程辦公的高效能之道在於團隊形成一套嚴格自律、高效溝通、快速協作的整體機制。
為什麼小型創業團隊尤其要加強遠程辦公的能力？
在疫情爆發後，小企業面臨很大的危機，但是業務上的“危”，也可以轉化為組織上成長的“機遇”。“大有大的難處，小有小的好處”，小企業可以發揮出“靈活”的優勢，通過提升遠程辦公能力，提升整體的工作效率。
1、遠程辦公能加速小企業完善流程和制度
大公司一般都有嚴格的流程和規範的管理制度。華為內部有專門軟件開發團隊，為全球18萬跨國員工提供遠程辦公服務，如E-space、電子流等，長期形成了線上協同機制，大大提升戰鬥力。不管在世界上哪個角落，只要有網絡，華為員工就遠程辦公。
相比大公司，小企業大多靠面對面的溝通。不少創業小團隊租一個大開間，從老闆到員工都在一起辦公，經常是喊一嗓子，就把工作佈置下去了。
小團隊靈活性雖高，但不確定性也大。有人戲稱，小公司的老闆在公司一個樣，不再又一個樣。疫情下的遠程辦公，是一劑促進劑，能增強小企業完善必要的協作流程和制度，加速小企業的成長。
2、遠程辦公幫助企業降低成本
餐飲巨頭西貝莜麵村的老闆賈國龍公開發言，說，企業只夠三個月的現金流維持。對小企業，現金流更加重要，節省成本也是應對未來商業不確定性的方式。
我有一位程序員朋友，長期在國外工作，她說，在美國，遠程辦公是常態，團隊每天都有人不在公司，而在家工作。公司只租用夠2/3員工使用的辦公場所，且不設固定工位，企業也能降低一部分辦公和通勤補助成本。
3、遠程辦公能加強團隊的戰鬥力
疫情過後，我們有可能鍛造出“新”能力：比如遠程辦公，不管在哪，都能快速進入工作狀態。只有這樣，才能保證持續的收入，以及經濟的持續增長。
但反觀遠程辦公能力強的團隊，將獲得更多的機會。企業可以聘用更多外包團隊或兼職員工一起協同工作。
著名的生涯規劃師，新精英創始人古典就通過遠程辦公招募了很多優秀學員成為在線兼職“班主任”、“助教”，協助管理線上班級和社群組織。
未來，“招之能來，來之能戰，戰之能勝，勝之能散”將成為高效組織的要求，這樣的小團隊就像高效的特種部隊，有著勢不可擋的團隊戰鬥力。
在短時間內，小型創業團隊如何“高效能”遠程辦公？
1、員工如何做，才能提高個人的工作效能？通過“儀式感”，提高員工在家工作的自律性
每個員工的效能都是企業效能的組成部分，就像每個“面”上的一個個“點”，提升個人效能對小企業遠程辦公的效能提升非常重要。
很多人在家辦公就會非常懶散、鬆懈，總是“不在狀態”，尤其是疫情爆發時期，一會兒看看手機新聞，一會憂心忡忡，被疫情和恐懼消磨了戰鬥力。
但是疫情總會結束，工作還要繼續。有心人早已開始恢復工作狀態，不斷充電。鬆懈和堅持，只是一線之間，自律才能讓我們在疫情面前，把損失降低到最小。
儀式感則能幫助員工在家辦公依然保持隊形，保持戰鬥力。
什麼是儀式感？
儀式感是一種通過執行一系列儀式，迅速聚攏思想精力的方式。
簡單來說，儀式感就是要開啟一種強烈的自我暗示，是一種精神的禮儀。比如春節就是一種儀式，它標誌著新的一年即將到來。
儀式感是一個分界線，提醒自己，我們即將進入到另外一種狀態中。
為什麼儀式感有這種神奇效果？
人是習慣性動物。
弗洛伊德認為，人的行為風格就像海面上的冰山一樣，露出來的僅僅只是一部分，5%，是有意識的層面；剩下的95%，是處於下意識的反應。
當我們的意識開始指向某處時，潛意識便不受控制。建立“儀式”，就是用刻意練習的方法統合95%的思想資源，讓自己進入狀態。
有哪些儀式感可以提高在家辦公的工作效率呢？
① “時間”儀式感：準時上下班，採用“番茄鍾工作法”清晰的區隔工作時間和休息時間
上班打卡也是一種儀式，標誌著我們的身心都要進入工作的狀態了。在家上班很容易混淆生活和工作的界限：工作一會兒，在沙發上躺一會兒看看手機，無法保持上班該有的專注力。
建議大家準時上下班，並穿戴整齊，就像正常上班一樣，這樣會給我們一種心理暗示，上班時間專心工作，不要在工作時間休息，清晰的區隔工作和休息的時間。
建議大家採用“番茄鍾工作法”，就是工作以25分鐘為一個單位，這25分鐘裡，手機調成靜音，專心完成工作。25分鐘後休息5分鐘後，再進入下一個番茄鍾，用來區隔工作和休息時間。
下班後，離開辦公桌，換上家居服，告訴自己進入“下班狀態”。既做好工作，又保證好休息，這是特殊時期職場人應該保持的節奏感。
② “地點”儀式感：開闢專門的工作場所，搭建工作“隔離區”
心理學專家陳海賢老師《在了不起的我》這本書當中提到過“環境場”的原理。
環境場是指包含了大量行為線索和情感記憶的環境，這些行為線索和情感記憶會刺激你做出特定的行為。
為什麼在辦公室的環境下，我們的工作效率更高？
就是因為辦公室是一個聚合了更多關於工作行為和記憶的環境場。一進入辦公室，我們就會想到要接收郵件、開會、約見客戶等。在家裡，我們會自動切換到休閒娛樂的“生活模式”。
所以這就需要我們在家辦公的時候，也為自己開闢出一個可供工作的環境場，比如書房、書桌等。
為了強化這種記憶，我們也要人為地把家裡分為工作區和休息區，我們只在工作區裡面專心工作，在休息區裡面好好休息。
③ “動作”儀式感：設計潛意識的“鉤子”
曾經世界男子網球排名第一的納達爾，是一個儀式感狂人。每次發球，他都要完成扯內褲、撩頭髮、摸鼻子等一系列規定動作。這已經成為納達爾經典的“怪癖”。
但別小看這些“小動作”，這一系列動作就是納達爾的“儀式”——讓自己精力聚集，心理平靜，快速進入發球狀態。
在家辦公時，也可以選擇在工作前給自己泡一杯茶或咖啡，當我們聞到茶香或咖啡香氣時，潛意識就會告訴身體，要開始工作了。
這裡要注意，具體這個“儀式感”的動作是什麼並不重要，有人會自言自語說幾句話，或者習慣性的摸下戒指，每個人的習慣不同，但重要的是：
動作要簡單有效，不要過於繁複，浪費大量時間
每次都重複這個動作，加強條件反射，不要經常變換
我們要創造的是潛意識的反應鏈，簡單的動作，重複重複再重複，才能形成進入高效工作狀態的“鉤子”。
雖然在家上班，但我們依然要保持上班的工作狀態和精神面貌。這是對我們自己的一種心理暗示，通過儀式感，可以大大提升工作效率。
2、提高開會效率，訓練團隊“敏捷開會法”，節約團隊時間
遠程工作時，電話或視頻會議必不可少，團隊溝通成本增大，所以，會議溝通的效率直接決定了團隊的在家工作的效率。很多團隊的會議經常會演變成“茶話會”、“研討會”，經常一個話題要討論2、3個小時，也沒有結論，這樣浪費了團隊大量時間。
《敏捷革命》是“敏捷工作法”集大成的一本書，還獲得了“管理學諾貝爾獎”，它揭示了團隊高效管理的密碼。
敏捷工作法的要義就是以最小的時間成本，換取最大的收穫，小步快跑，反覆迭代；去掉溝通中無效的冗餘以及不必要的流程，快速呈現產品。在遠程辦公時，不要因為在家辦公，團隊就陷入拖沓中。
結合遠程開會的特點，我整理和優化了幾點“敏捷開會法”：
① 限定嚴格的開會時間，“每日站會”激發工作熱情
每天固定時間，不超過15分鐘，小部門全員參加，積極交流，即使在遠程，大家也站立起來開會，這樣會讓每個人的發言更加簡潔，有效避免會議的拖沓和冗餘。
② 一定帶著議題和明確的期望產出開會
如果是討論型會議，提前要明確會議的主題，以及達成的結果——對議題的解決方案做決定。上會的人充分做好會前準備，開會前，備選解決方法和優劣勢分析，會議上只補充必要信息、做決定。
如果是信息傳達和答疑會，可以拆分為兩部分，提前用郵件的形式傳達信息，再統一收集問題，提前準備答案後，再集中做答疑會，或統一書目回答。
③ 儘量減少與會者的人數
喬布斯就對會議人數的控制有近乎偏執的要求。一次，有一個和會議議題關係不大的員工被要求參加會議，喬布斯直接把他請了出去，說，“這樣耽誤你的時間，也耽誤大家的時間。”
參會人員選擇兩類人：
1）決策者：針對本次會議能真正做決策的人，就是Decision-Maker，比如老闆或業務線領導
2）重要信息的知情者：提供重要信息，或對會議議題產生影響的人，比如專家、業務骨幹等
參會人數的精簡，可以最大限度的減少線上會議時間。建議會議人數在3-7人。
④ 精簡每人發言內容，嘗試金字塔溝通法
開會另一大“殺手”就是發言人講話囉嗦，抓不住重點，不僅浪費自己的時間，也浪費了其它人的時間。
言簡意賅是最大的美德。我們的時間就是我們的命，不能輕易被別人消耗。
如何能讓發言人用最小的時間成本呢？我在主持線上會議時，發現很多人說話囉嗦，是因為缺少“結構化表達力”，於是借鑑了“金字塔溝通法”，使開會時間大幅縮短。
它是由麥肯錫諮詢顧問芭芭拉·明託提出的，它的精華可以總結為八個字：結論先行，不重不漏。
比如，小王在遠程會上向老闆彙報：疫情對公司業務帶來了哪些影響？
先說總體結論：
疫情對公司業務的影響是短期現金流，而非長期業務模式，如果及時轉型線上，未來一年可以大幅降低疫情對營收的影響。
再說具體每一個影響點，採用MECE法則，相互獨立，完全窮盡。
具體影響主要來自三個方面：
第一，線下toB業務：短期大批客戶集中退款，對公司現金流衝擊很大，需要在1個月內快速融資
第二，線下toC業務：部分省市業務暫時停止，如武漢、溫州、黃岡，為控制疫情擴散，緊急閉店
第三，線上業務：規模小，影響小，未來如果轉型線上，會迎來爆發增長，但開放投入成本會很高
這樣條分縷析的陳述，會極大降低會議的溝通時間和聽者的理解成本，提升遠程工作的效能。
3、提升協作能力：建立每日彙報制度和五步工作部署法
遠程辦公最考驗的就是團隊的溝通效率，這是一切協作的開始。
① 加強定期溝通：早會制度和晚報告制度
遠程辦公加強定期溝通尤為重要。大部分小企業都會以“周”為單位來召開例會。但在家辦公時，大家都在遠程，沒辦法看到對方的工作進度，早會制度和晚報告制度就非常重要。
京東每天的晨會是重要的管理工具，由劉強東和各業務線的高管共同參加，更新業務進展，討論重要事情，時間是10-30分鐘。劉強東在自傳《我的經營模式》裡，提到，“不管晚上工作到多晚，哪怕兩三點鐘，第二天一早8點鐘的時候也會準時坐到會議室裡。”
早會制度幫助大家快速確定每天工作目標，晚報告制度則把彙報的時間顆粒度縮小到每天，是為了讓大家明確，我們每天都要產出。
這個制度的本質就是日事日畢、日清日高。
日事日畢指今天的工作必須今天完成，日清日高指今天要完成的事情相比昨天必須要有質的提高，而明天要達成的目標必須比今天更高。 ——海爾總裁張瑞敏
在遠程辦公時，最不可控的就是每人的工作效率，團隊需要了解每個人的工作進度，才能進行下一步的工作部署。
晚報告制度一方面告訴大家，每件事做到什麼程度了，讓大家知曉，另一方面也是可以監督自己每一天工作都落實有效，便於總結提升。
② 五步工作部署法，減少遠程溝通中的信息損失
很多時候我們在遠程溝通的時候，會給員工佈置任務。就像前面案例講到的，張總佈置了一個任務，但員工並沒有充分領會。
心理學家赫拉別恩在一項研究中發現，人們在進行信息傳遞的過程中，語言的作用只佔7%，語調語速佔38%，而表情和動作佔55%。在面對面溝通時，不僅會通過語言，還會通過你的肢體動作、眼神表情、語速語調來綜合判斷。
遠程佈置任務時，要明確具體，並且要和員工反覆確認，在這方面日本企業做的就非常好。
樊登老師在《可複製的領導力》中，講了這樣一個案例：
日本公司規定，管理者給員工部署任務時，至少要說五遍。
第一遍，“”麻煩你幫我做一件XX事。”
第二遍，“彆著急，回來。麻煩你重複一遍。”
第三遍，“你覺得我讓你做這事的目的是什麼？”
第四遍，“你覺得做這件事會遇到什麼意外？遇到什麼情況你要向我彙報，遇到什麼情況你可以自己做決定？”
第五遍，“如果讓你自己做，你有什麼更好的想法和建議嗎？”
五遍講完，員工現在對各種突發情況、場景都有了思考，在執行過程中，就能減少溝通中信息的損失，也能一次性把工作任務可能出現的問題全部溝通解決掉，提升溝通效率，避免浪費時間做大量無用功。
結語
遠程辦公是小企業抗擊疫情、提升生產力的必備技能，也是提升團隊戰鬥力契機。遠程辦公的高效能之道在於團隊形成一套員工嚴格自律、會議高效溝通、組織快速協作的整體機制，儘快恢復生產力和戰鬥力，為抗擊疫情做出一份力量。
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