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疫情发生以来，很多公司都号召员工在家办公，这是特殊时期不得已的特殊策略。著名财经作家，5分钟商学院的刘润说：
“晚一点上班并不意味着不开始工作，而是在家远程办公。在家，是帮助疫情平复，办公，是帮助经济复苏。”
非常时期，这两件事都特别重要。远程办公的效率有多高，工作的产出效能就有多大。尤其是对小型创业团队，高效的远程办公不仅能帮助企业渡过危机，还能锻炼团队的跨时空合作能力，等疫情过去，经过训练后团队的战斗力也会大增。
小型创业团队在远程办公时，遭遇的3大挑战
程总是我的一位朋友，他去年初创业，团队员工30多个人，从事海洋设备软件的开发。疫情发生后，他第一时间通知行政和技术部负责人，选择协作软件，同时为大家准备好远程办公的说明指导书。
原本以为做好充足的准备工作，远程办公应该比较顺利，但在家办公还是遇到了很多现实问题：
① 员工在家普遍缺乏自律性，按点上班都很难，个人效能比在办公室降低很多
② 远程沟通难度加大，尤其是在线开会效率很低
③ 布置工作和汇报工作很难落实到位，大家缺乏对彼此工作进展的了解，协作难度增加
这三个问题也是小型创业团队在远程办公时普遍遇到的挑战。我曾在一家2000人以上的互联网公司的地区分公司工作，分公司只有20多个人，实行线上办公，与总部的沟通和协作也都以远程为主，积累了一些工作方法。今天我们就来谈一下：【在极短时间内，小型创业团队如何“高效能”远程办公？】
什么才是真正的“远程办公”？
什么是远程办公？
远程办公，分“远程”和“办公”两部分，是指通过现代互联网技术，实现非本地办公：在家办公、异地办公、移动办公等远程办公模式。
很多人会把远程办公理解为“微信群”、“钉钉”、“飞书”、Teambition、石墨文档等远程协作的办公软件，这些软件非常重要，但更重要的是团队形成了一种新的合作机制。
明道云创始人任向晖说：影响远程协作成效最大的因素并不在于工作有多少先进，而是来自于一个比较容易忽略的环节——协作方式的事先约定。
所以，远程办公的高效能之道在于团队形成一套严格自律、高效沟通、快速协作的整体机制。
为什么小型创业团队尤其要加强远程办公的能力？
在疫情爆发后，小企业面临很大的危机，但是业务上的“危”，也可以转化为组织上成长的“机遇”。“大有大的难处，小有小的好处”，小企业可以发挥出“灵活”的优势，通过提升远程办公能力，提升整体的工作效率。
1、远程办公能加速小企业完善流程和制度
大公司一般都有严格的流程和规范的管理制度。华为内部有专门软件开发团队，为全球18万跨国员工提供远程办公服务，如E-space、电子流等，长期形成了线上协同机制，大大提升战斗力。不管在世界上哪个角落，只要有网络，华为员工就远程办公。
相比大公司，小企业大多靠面对面的沟通。不少创业小团队租一个大开间，从老板到员工都在一起办公，经常是喊一嗓子，就把工作布置下去了。
小团队灵活性虽高，但不确定性也大。有人戏称，小公司的老板在公司一个样，不再又一个样。疫情下的远程办公，是一剂促进剂，能增强小企业完善必要的协作流程和制度，加速小企业的成长。
2、远程办公帮助企业降低成本
餐饮巨头西贝莜面村的老板贾国龙公开发言，说，企业只够三个月的现金流维持。对小企业，现金流更加重要，节省成本也是应对未来商业不确定性的方式。
我有一位程序员朋友，长期在国外工作，她说，在美国，远程办公是常态，团队每天都有人不在公司，而在家工作。公司只租用够2/3员工使用的办公场所，且不设固定工位，企业也能降低一部分办公和通勤补助成本。
3、远程办公能加强团队的战斗力
疫情过后，我们有可能锻造出“新”能力：比如远程办公，不管在哪，都能快速进入工作状态。只有这样，才能保证持续的收入，以及经济的持续增长。
但反观远程办公能力强的团队，将获得更多的机会。企业可以聘用更多外包团队或兼职员工一起协同工作。
著名的生涯规划师，新精英创始人古典就通过远程办公招募了很多优秀学员成为在线兼职“班主任”、“助教”，协助管理线上班级和社群组织。
未来，“招之能来，来之能战，战之能胜，胜之能散”将成为高效组织的要求，这样的小团队就像高效的特种部队，有着势不可挡的团队战斗力。
在短时间内，小型创业团队如何“高效能”远程办公？
1、员工如何做，才能提高个人的工作效能？通过“仪式感”，提高员工在家工作的自律性
每个员工的效能都是企业效能的组成部分，就像每个“面”上的一个个“点”，提升个人效能对小企业远程办公的效能提升非常重要。
很多人在家办公就会非常懒散、松懈，总是“不在状态”，尤其是疫情爆发时期，一会儿看看手机新闻，一会忧心忡忡，被疫情和恐惧消磨了战斗力。
但是疫情总会结束，工作还要继续。有心人早已开始恢复工作状态，不断充电。松懈和坚持，只是一线之间，自律才能让我们在疫情面前，把损失降低到最小。
仪式感则能帮助员工在家办公依然保持队形，保持战斗力。
什么是仪式感？
仪式感是一种通过执行一系列仪式，迅速聚拢思想精力的方式。
简单来说，仪式感就是要开启一种强烈的自我暗示，是一种精神的礼仪。比如春节就是一种仪式，它标志着新的一年即将到来。
仪式感是一个分界线，提醒自己，我们即将进入到另外一种状态中。
为什么仪式感有这种神奇效果？
人是习惯性动物。
弗洛伊德认为，人的行为风格就像海面上的冰山一样，露出来的仅仅只是一部分，5%，是有意识的层面；剩下的95%，是处于下意识的反应。
当我们的意识开始指向某处时，潜意识便不受控制。建立“仪式”，就是用刻意练习的方法统合95%的思想资源，让自己进入状态。
有哪些仪式感可以提高在家办公的工作效率呢？
① “时间”仪式感：准时上下班，采用“番茄钟工作法”清晰的区隔工作时间和休息时间
上班打卡也是一种仪式，标志着我们的身心都要进入工作的状态了。在家上班很容易混淆生活和工作的界限：工作一会儿，在沙发上躺一会儿看看手机，无法保持上班该有的专注力。
建议大家准时上下班，并穿戴整齐，就像正常上班一样，这样会给我们一种心理暗示，上班时间专心工作，不要在工作时间休息，清晰的区隔工作和休息的时间。
建议大家采用“番茄钟工作法”，就是工作以25分钟为一个单位，这25分钟里，手机调成静音，专心完成工作。25分钟后休息5分钟后，再进入下一个番茄钟，用来区隔工作和休息时间。
下班后，离开办公桌，换上家居服，告诉自己进入“下班状态”。既做好工作，又保证好休息，这是特殊时期职场人应该保持的节奏感。
② “地点”仪式感：开辟专门的工作场所，搭建工作“隔离区”
心理学专家陈海贤老师《在了不起的我》这本书当中提到过“环境场”的原理。
环境场是指包含了大量行为线索和情感记忆的环境，这些行为线索和情感记忆会刺激你做出特定的行为。
为什么在办公室的环境下，我们的工作效率更高？
就是因为办公室是一个聚合了更多关于工作行为和记忆的环境场。一进入办公室，我们就会想到要接收邮件、开会、约见客户等。在家里，我们会自动切换到休闲娱乐的“生活模式”。
所以这就需要我们在家办公的时候，也为自己开辟出一个可供工作的环境场，比如书房、书桌等。
为了强化这种记忆，我们也要人为地把家里分为工作区和休息区，我们只在工作区里面专心工作，在休息区里面好好休息。
③ “动作”仪式感：设计潜意识的“钩子”
曾经世界男子网球排名第一的纳达尔，是一个仪式感狂人。每次发球，他都要完成扯内裤、撩头发、摸鼻子等一系列规定动作。这已经成为纳达尔经典的“怪癖”。
但别小看这些“小动作”，这一系列动作就是纳达尔的“仪式”——让自己精力聚集，心理平静，快速进入发球状态。
在家办公时，也可以选择在工作前给自己泡一杯茶或咖啡，当我们闻到茶香或咖啡香气时，潜意识就会告诉身体，要开始工作了。
这里要注意，具体这个“仪式感”的动作是什么并不重要，有人会自言自语说几句话，或者习惯性的摸下戒指，每个人的习惯不同，但重要的是：
动作要简单有效，不要过于繁复，浪费大量时间
每次都重复这个动作，加强条件反射，不要经常变换
我们要创造的是潜意识的反应链，简单的动作，重复重复再重复，才能形成进入高效工作状态的“钩子”。
虽然在家上班，但我们依然要保持上班的工作状态和精神面貌。这是对我们自己的一种心理暗示，通过仪式感，可以大大提升工作效率。
2、提高开会效率，训练团队“敏捷开会法”，节约团队时间
远程工作时，电话或视频会议必不可少，团队沟通成本增大，所以，会议沟通的效率直接决定了团队的在家工作的效率。很多团队的会议经常会演变成“茶话会”、“研讨会”，经常一个话题要讨论2、3个小时，也没有结论，这样浪费了团队大量时间。
《敏捷革命》是“敏捷工作法”集大成的一本书，还获得了“管理学诺贝尔奖”，它揭示了团队高效管理的密码。
敏捷工作法的要义就是以最小的时间成本，换取最大的收获，小步快跑，反复迭代；去掉沟通中无效的冗余以及不必要的流程，快速呈现产品。在远程办公时，不要因为在家办公，团队就陷入拖沓中。
结合远程开会的特点，我整理和优化了几点“敏捷开会法”：
① 限定严格的开会时间，“每日站会”激发工作热情
每天固定时间，不超过15分钟，小部门全员参加，积极交流，即使在远程，大家也站立起来开会，这样会让每个人的发言更加简洁，有效避免会议的拖沓和冗余。
② 一定带着议题和明确的期望产出开会
如果是讨论型会议，提前要明确会议的主题，以及达成的结果——对议题的解决方案做决定。上会的人充分做好会前准备，开会前，备选解决方法和优劣势分析，会议上只补充必要信息、做决定。
如果是信息传达和答疑会，可以拆分为两部分，提前用邮件的形式传达信息，再统一收集问题，提前准备答案后，再集中做答疑会，或统一书目回答。
③ 尽量减少与会者的人数
乔布斯就对会议人数的控制有近乎偏执的要求。一次，有一个和会议议题关系不大的员工被要求参加会议，乔布斯直接把他请了出去，说，“这样耽误你的时间，也耽误大家的时间。”
参会人员选择两类人：
1）决策者：针对本次会议能真正做决策的人，就是Decision-Maker，比如老板或业务线领导
2）重要信息的知情者：提供重要信息，或对会议议题产生影响的人，比如专家、业务骨干等
参会人数的精简，可以最大限度的减少线上会议时间。建议会议人数在3-7人。
④ 精简每人发言内容，尝试金字塔沟通法
开会另一大“杀手”就是发言人讲话啰嗦，抓不住重点，不仅浪费自己的时间，也浪费了其它人的时间。
言简意赅是最大的美德。我们的时间就是我们的命，不能轻易被别人消耗。
如何能让发言人用最小的时间成本呢？我在主持线上会议时，发现很多人说话啰嗦，是因为缺少“结构化表达力”，于是借鉴了“金字塔沟通法”，使开会时间大幅缩短。
它是由麦肯锡咨询顾问芭芭拉·明托提出的，它的精华可以总结为八个字：结论先行，不重不漏。
比如，小王在远程会上向老板汇报：疫情对公司业务带来了哪些影响？
先说总体结论：
疫情对公司业务的影响是短期现金流，而非长期业务模式，如果及时转型线上，未来一年可以大幅降低疫情对营收的影响。
再说具体每一个影响点，采用MECE法则，相互独立，完全穷尽。
具体影响主要来自三个方面：
第一，线下toB业务：短期大批客户集中退款，对公司现金流冲击很大，需要在1个月内快速融资
第二，线下toC业务：部分省市业务暂时停止，如武汉、温州、黄冈，为控制疫情扩散，紧急闭店
第三，线上业务：规模小，影响小，未来如果转型线上，会迎来爆发增长，但开放投入成本会很高
这样条分缕析的陈述，会极大降低会议的沟通时间和听者的理解成本，提升远程工作的效能。
3、提升协作能力：建立每日汇报制度和五步工作部署法
远程办公最考验的就是团队的沟通效率，这是一切协作的开始。
① 加强定期沟通：早会制度和晚报告制度
远程办公加强定期沟通尤为重要。大部分小企业都会以“周”为单位来召开例会。但在家办公时，大家都在远程，没办法看到对方的工作进度，早会制度和晚报告制度就非常重要。
京东每天的晨会是重要的管理工具，由刘强东和各业务线的高管共同参加，更新业务进展，讨论重要事情，时间是10-30分钟。刘强东在自传《我的经营模式》里，提到，“不管晚上工作到多晚，哪怕两三点钟，第二天一早8点钟的时候也会准时坐到会议室里。”
早会制度帮助大家快速确定每天工作目标，晚报告制度则把汇报的时间颗粒度缩小到每天，是为了让大家明确，我们每天都要产出。
这个制度的本质就是日事日毕、日清日高。
日事日毕指今天的工作必须今天完成，日清日高指今天要完成的事情相比昨天必须要有质的提高，而明天要达成的目标必须比今天更高。 ——海尔总裁张瑞敏
在远程办公时，最不可控的就是每人的工作效率，团队需要了解每个人的工作进度，才能进行下一步的工作部署。
晚报告制度一方面告诉大家，每件事做到什么程度了，让大家知晓，另一方面也是可以监督自己每一天工作都落实有效，便于总结提升。
② 五步工作部署法，减少远程沟通中的信息损失
很多时候我们在远程沟通的时候，会给员工布置任务。就像前面案例讲到的，张总布置了一个任务，但员工并没有充分领会。
心理学家赫拉别恩在一项研究中发现，人们在进行信息传递的过程中，语言的作用只占7%，语调语速占38%，而表情和动作占55%。在面对面沟通时，不仅会通过语言，还会通过你的肢体动作、眼神表情、语速语调来综合判断。
远程布置任务时，要明确具体，并且要和员工反复确认，在这方面日本企业做的就非常好。
樊登老师在《可复制的领导力》中，讲了这样一个案例：
日本公司规定，管理者给员工部署任务时，至少要说五遍。
第一遍，“”麻烦你帮我做一件XX事。”
第二遍，“别着急，回来。麻烦你重复一遍。”
第三遍，“你觉得我让你做这事的目的是什么？”
第四遍，“你觉得做这件事会遇到什么意外？遇到什么情况你要向我汇报，遇到什么情况你可以自己做决定？”
第五遍，“如果让你自己做，你有什么更好的想法和建议吗？”
五遍讲完，员工现在对各种突发情况、场景都有了思考，在执行过程中，就能减少沟通中信息的损失，也能一次性把工作任务可能出现的问题全部沟通解决掉，提升沟通效率，避免浪费时间做大量无用功。
结语
远程办公是小企业抗击疫情、提升生产力的必备技能，也是提升团队战斗力契机。远程办公的高效能之道在于团队形成一套员工严格自律、会议高效沟通、组织快速协作的整体机制，尽快恢复生产力和战斗力，为抗击疫情做出一份力量。
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