在古代，臣子寫給君主的呈文有各種不同的名稱。可以說凡寫給皇帝看的書面報告都屬奏摺，因而名目繁多。戰國時期統稱為“書”，如樂毅《報燕惠王書》、李斯《諫逐客書》，“書”是書信、意見書的總稱。
漢代以前群臣上書皇帝，用章、奏、表、議四種，漢代以後又有疏、書、記、狀、札、揭、封事等名目，統稱章奏、奏議或奏疏。劉勰在《文心雕龍·章表》裡說：“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情，議以執異。”可見表的主要作用就是表達臣子對君主的忠誠和希望。這種文體還有自己的特殊格式，如開頭要說“臣某言”，結尾常有“臣某誠惶誠恐，頓首頓首，死罪死罪”之類的話。
奏摺就是打給皇帝的報告
從嚴格意義上講，奏摺非正式公文，因為它介於題本、奏本等公文之外，是大臣秘密的上奏，基本只有大臣和皇帝知道。從形式上看，奏摺是以官員個人署名，且不用官員所在機關印章，因此，所有關於奏摺的規定，都不見於清朝會典或則例中。
清以前的並沒有這種制度，奏摺成為制度前，包括清朝前期是以奏疏為主，奏疏是基本公開的。狹義的奏摺僅指在康熙和雍正時期，京內外官員，不論官職大小，只要得到皇帝的寵信和特許，即使是微末之員，甚至寺廟的住持和尚，也可以上摺奏事和謝恩。奏摺形成制度始於康熙、發展於雍正，而成於乾隆。
奏摺按照內容可分為奏事折、奏安折、謝恩折及賀折這四類，因為這類公文程式各有不同。所以沒有一定的規則與程式，也就沒有列入國家的正式官文書之內。
習慣使然成制度
清代旗人的傳統之一，“規矩多”“老禮兒多”“講究多”，所以在奏摺形成制度以後，每當地方大吏上奏摺彙報地方事務，還要順帶給皇帝請一下安。因此形成的習慣是“
凡上奏摺一匣，必附請安折一封，……請安折中不呈公事，獨問‘安好’而已”。也就是說，每上一封談正事的摺子，必然附一個請安的摺子，摺子裡一般只有“恭請萬歲萬安”六個字，也確實就是隻問一句：“皇上您好嗎？”
奏摺初時，作為臣對君的一種報告，僅限於某些特定官員向皇帝密報專門事項，由於是密封，而且越過正常公文傳遞渠道，而直達皇帝御前，辦事既保密又快速，深得皇帝青睞，遂逐步發展成遊走於體制之外，皇帝知曉天下訊息，駕馭群臣，運籌帷幄，治理天下的另一手段。
奏摺報告上來了，皇帝自然就得答覆，這就有了硃批奏摺，就是皇帝在奏摺上的批語。因為皇帝是用紅筆批的，所以又稱“批紅”，但也非所有批紅都是皇帝親自批的。歷史上皇帝或懶、或年幼、或大權旁落時，則由權臣意、皇帝名、司禮監秉筆太監操作代批。事實上，即使非前述情形，面對汗牛充棟的奏摺，都要皇帝親自批，也是難為皇帝了。
奏摺的格式內容
開頭：臣（某某）啟，然後是正文：（敘事），結尾：叩請聖裁，最後附上官職+姓名+時間
奏摺最初是為了向皇帝請安的，也就是問聲好，你可以想象一下，一群大臣每天早朝，拿著奏摺全部呈交上去，上邊都寫著：“皇上你好嗎？”皇帝看了，好不好的還得給你回個信唄，這沒意義啊，所以到了康熙年間，奏摺開始有了真正的內容。
康熙年間，奏摺到皇帝跟前，要經過層層審批，運轉速度十分遲緩，一些重要的事情，到了皇帝看到的時候也有可能都過去了。而且另外的一個問題就是這樣的審批順序，導致經手人很多，容易導致奏摺的內容洩密，如若參奏朝中某人，經過這麼一整套程序下來，可能皇上看到的時候，啥問題都被抹乾淨了。
所以經過康熙改革奏摺制度，高級官員可以直接和皇帝單獨溝通，這時候奏摺制度就已經可以成為，君臣之間的商量重大事情的工具了，以至於到了雍正的時候，一些國家大事，重要改革，都是通過奏摺的形式來實行。臣子上報，皇上批閱，這樣的流程定下來的相關政策。
無事也要上奏？
雍正完善了奏摺的制度，但是也規定了，奏摺必須每天都要上奏，監察機構，還有外地二品官員每天都要說一些事情，你要是沒事的話，那你還要告訴皇上，你為什麼沒事，憑什麼人家都有事，就你沒事。這樣一來可就為難各地方的官員了，畢竟哪能每天都有事情需要上奏，但是還要必須上奏。
就這樣，當時杭州織造三天兩頭上請安折，都是“皇上您好嗎？”把雍正都攪糊塗了，提起硃筆亂批。當時的福建巡撫實在沒有什麼事可奏，但也不能不奏，就一連十幾次問皇上“皇上您吃芒果嗎？”可以想象，每天皇上小心翼翼打開奏摺，畢竟機密的事情，打開一看，皇上您吃芒果嗎？……
這樣“扯閒篇的”奏摺不時遇到，直隸官員因為下雨趕忙給雍正彙報，雍正批示：“下點下雨，絮絮叨叨”。 有時遇到看不起的臣下，他就要諷刺一番。在批佟吉圖的奏摺時他這樣嘲弄對方道：“知人則哲，為帝其難之。朕這樣平常皇帝，如何用得起你這樣人！”趕上雍正氣不順，輕則斥之為糊塗、無知、可厭，重則就破口大罵：不是人、死人、狗，皇帝的大度蕩然無存。
奏摺背後的心思
雍正即位時，奪嫡的謠傳受到許多宗室質疑，雍正一直在人們心中是個多疑、精力過人且疑似篡位的人，為了查清地方輿情，以及籠絡臣子，他希望臣下事無鉅細多加彙報，經他制度化的“密摺制度”相當於“小報告”，藉此掌握更多信息。
清代皇帝重視農業，特別關心地方雨水糧價情況，經常向地方官詢問，所以在密摺陳奏中定期奏報雨雪、年成和糧價，也是奏摺裡必須要上報的。比如“麵粉一斤，需銀七釐八釐左右，今年雨水適合稻穀甚好，謹此奏聞”之類。從乾隆開始，要求地方官每月彙報晴雨糧價等情況，形成固定制度。
康熙要求地方官多彙報地方瑣事，而且對江南織造要求：“以後有聞地方細小之事，必具密摺來奏。”，“近日聞得南方有許多閒言，無中作有，議論大小事。朕無可以託人打聽，爾等受恩深重，但有所聞，可以親手書摺奏聞才好。”
到了雍正，更是希望臣下事無鉅細多加彙報，藉此掌握更多信息。比如蘇州織造李秉忠奏報蘇州油菜、小麥長勢良好，雍正批示：“深慰朕懷，凡如此等之奏，務須一一據實入告，毋得絲毫隱飾。”，“蘇州地當孔道，為四方輻輳之所，其來往官員暨經過商賈，或遇有關係之事，亦應留心體訪明白，密奏以聞。”
奏摺存在的價值
當了解了清朝奏摺制度的背景後，才會明白清代君臣並不是愚蠢無聊。奏摺一方面反映的是臣子對皇上的忠誠與細心，另一方面是利用奏摺商討政務，各地的大臣們可以將拿不準的問題提出來，請皇帝裁奪，皇帝對不瞭解的或不懂得的問題，可以詢問臣下，以增長見識，作出決斷。雍正說："本章所不能盡者，則奏摺可以詳陳；而朕諭旨所不能盡者，亦可於奏摺中詳悉批示，以定行止。"
雍正朝的許多重大政事，如攤丁入畝政策等，就是雍正與有關大臣通過奏摺反覆籌商後定下來的。奏摺用來討論政事、決定政策，不僅使它有了新的生命力，而且使它成了推行政治的一種重要工具。
