設備檔案是設備在製造或購置、運行、直到報廢全過程中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、聲像、電子等文件材料。設備檔案工作是生產管理、技術管理、科研管理的重要組成部分。各單位都應當把設備檔案工作納入生產管理、技術管理、科研管理之中,嚴加領導。隨著企業的發展,大型機械設備、大型精密儀器進人各企業單位,設備檔案在設備管理工作中的重要作用也尤為突出。
因此,做好設備檔案的管理,使其真正達到為企業提供利用、為企業服務的最終目的,從而使檔案信息發揮最大的效能。 企業設備檔案,主要包括企業的機器設備和儀器、儀表等的圖紙、圖表、運行記錄、檢修記錄以及與設備有關的技術文件材料、新購設備的開箱資料,如合格證、安裝說明書、使用維護說明書、備品備件清單等。特別是設備圖紙、檢修記錄等為設備的改造、大修及每月的生產檢修的備件計劃、故障診斷、隱患整改等能提供科學的依據。企業設備檔案管理主要內容是設備文件材料的收集、整理、鑑定、保管、統計以及提供利用等。企業設備檔案管理工作制約著設備的使用效益。
然而,在實際工作中,許多企業對設備檔案管理重視不夠,使設備檔案不能很好的服務於生產,主要表現在以下幾方面:
檔案意識淡薄,檔案法雖然已頒佈多年,但仍有些單位領導和有關人員對檔案工作缺乏正確認識,不重視為生產服務的檔案工作。平時總是把目光大都集中在如何提高經濟效益,以追求企業利潤的最大化。這種無意識下的檔案意識薄弱,會直接影響檔案管理工作的順利開展。
設備檔案材料收集難。很多企業對設備檔案的管理重視不夠,有關制度不健全,歸檔不及時,導致大量設備資料的流失,使得有些設備無法形成一套完整的檔案,從而影響了企業設備的正常使用及企業的經濟效益。比如在冶金行業一些企業檢修設備時,特別是天車等特殊設備的驗收,只要驗收時質量合格拿到驗收合格證,至於驗收記錄合格證以及技術監督報告移不移交,是否按時歸檔,並不按規定執行,致使原始資料遲遲不能歸檔保存。 例如新購置的設備,在設備開箱驗收時沒有通知檔案人員參加,擅自截留應歸檔案資料,導致設備在使用維修時卻難以找到材料查證,常常出現誤工、誤時。由於設備在使用過程中有所損耗,設備檢修時往往有許多變更圖紙。又如當部分設備圖紙需要變更時,技術人員既沒有把繪製的新圖及時歸檔,又未在圖紙變更單上予以說明,時間長了,有可能造成檔案人員對外提供已作廢了的或未修改過的原設計圖紙,這樣會給企業造成了不可避免的損失。
管理制度貫徹不力。一般企業各項管理制度基本齊全,但在實際中流於形式,有些未貫徹不徹底,有些未將設備檔案工作納入生產、技術、科研管理之中嚴格考核,故有些單位領導、技術人員、管理人員將設備檔案材料歸檔不歸檔一個樣,少數檔案管理人員沒有切實做好設備檔案的收集、整理、並嚴格按規定認真核對,從而不能完全真實、有效地反映設備的真實情況。 針對設備檔案管理目前的情況,既要宣傳設備檔案的重要性和歸檔的意義,還要增強人們對歸檔的認識,不斷加強檔案管理,應從以下幾方面入手: 1.領導的重視是關健。一個單位的任何一項工作,都必須有領導的重視,才能使這項工作順利開展;如果領導不重視,許多具體的工作都難以展開。領導對檔案工作的價值和認識程度,決定著他們對檔案工作的態度,從而在很大程度上決定著檔案工作的發展。因此檔案部門要加強宣傳力度,要經常向領導彙報檔案工作情況,多談一些搞好檔案工作對企業的益處,啟發領導重視檔案工作,特別是藉助一些利用檔案的典型事例,使領導認識到檔案的重要性。力爭把設備檔案管理工作列入科技管理的具體議事日程,明確規定各有關人員設備檔案管理職責,同時列入績效考核並嚴格執行。
建立健全檔案管理制度。在建立健全檔案管理制度的基礎上,各部門還要配備專兼職檔案人員,建立檔案管理網絡,明確職責並嚴格貫徹執行。檔案部門要主動與設備管理和設備使用部門溝通,以便及時跟蹤瞭解設備檔案情況,避免檔案的遺失,並主動進行文件材料的收集歸檔工作,確保設備檔案完整、準確、系統。 凡有購置設備儀器的項目,無論通過何種渠道獲得的與採購設備有關的文件材料,均應交檔案部門統一管理,以便檔案部門為生產提供利用。設備開箱驗收時,各單位設備管理部門必須通知檔案部門參加,並辦理交接手續。任何人不得私自佔有設備隨機資料。若某個部門需要利用資料時可以辦理借閱手續,或由檔案部門提供複印件,原件歸檔。新投產的大型設備竣工驗收時,要嚴格把關,發現隨機設備資料不完整或缺項時,不予簽字並停止驗收,待收集齊全後方可驗收簽字報銷。對於大修的記錄,建立文件材料歸檔責任追究制度,對違規擅自截留檔案資料的,要追究當事人或部門的責任。
及時收集檔案材料。一臺設備在使用過程中,必然要形成使用、檢修紀錄、更新、改造圖紙等。只要這臺設備還在使用過程中,它就要不斷地產生新的文件材料,直到設備的使用期結束,設備檔案才停止。檔案管理人員只有瞭解和掌握設備使用和變化的全過程,才能全面地做好設備檔案收集工作。
對圖紙的修改要嚴格審批。圖紙修改主要有兩個方面,一是設備項目施工完成後,因施工單位依據現場情況編制竣工資料,其中有部分圖紙涉及變更的。另一方面是生產技術人員對每月所需的備品備件圖紙的尺寸改動。 技術人員要對已存檔竣工圖依規定的編制方法作相應的修改、補充和說明,使之符合現場實際情況。當設計變更時,必須按照有關規定及時修改原底圖或補充繪製新圖,做好設計變更技術文件材料的配套管理,確保設備檔案的完整、準確、系統。對生產需要變更的一些備件圖紙,技術人員必須填寫變更通知單,對變更原因及新改圖紙圖號要予以確認,並經主管設備部門領導簽字才能歸檔。檔案人員更應及時瞭解設計變更情況並作好記錄,避免對外提供已作廢了的或已修改過的錯誤圖紙,為以後的技術改造和設備檢修帶來不必要的麻煩和損失。
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