對於企業或者公司來說，行政工作是公司活動的重要組成部分。公司的各項政策、制度和發展規劃要靠行政工作的積極推行和監督才得以順暢的發展。在大企業中行政和人事部門是相對分離的，各自有完善的流程和制度，而且流程非常繁瑣。這也是基於大型企業的體量來說是必須的。而我們經常工作的或經常接觸的大企業畢竟不是多數。更多的企業是中小型企業，對於這方面的工作來說行政、人事往往不分家。公司有一個行政人事經理或者辦公室主任（過去體制延續下來的叫法）統管者兩項工作。
現在我們日常將行政工作分為流程制度、會務外聯、文印、檔案、採購資產、後勤保障六個模塊。
行政模塊
本文僅僅從自己多年工作經驗出發說一下中小企業行政工作中的各個模塊。今天先簡單說一下文印模塊，僅供參考，也請大家多多指正。文印指的是公司的文件、印鑑和公司資質的管理工作。
文件管理：發文前我們要進行分類，例如通知、報告、決議、會議紀要、總結、計劃、制度、規定、辦法等等，以便於以後文件歸檔管理。發文的標題中我們一般就會有相關的字眼幫助我們分類了。例如“關於****的通知”；其次我們要對文件進行編號，中小企業部門精簡，發文編號規則就相對比較簡單一些，具體如下圖：
部門發文編號
部門發文編號
公司發文編號
公司發文即我們經常說的紅頭文件，這個格式和編號沒有太多說明，通常紅色公司名稱下文件編號，然後紅線下文件標題和內容。
公司發文編號
發文格式
發文格式一般包括：標題、正文、附件、發文單位（單位公章）、發文時間、抄送單位、發文編號、機密等級、閱讀範圍等項。
1、發文的標題應當簡單扼要地概括主要內容並標明和發文種類。
2、正式公文的主體：文字簡明扼要、條理清楚、實事求是。
3、抄報、抄送單位：屬上級的列入抄報，平行或下級列入抄送。
4、機密等級：機密公文應當根據機密程度劃分等級，分別註明"機密"，"秘密","普通"字樣。
5、附件：發文如有附件，應當在正文之後，發文部門之前註明附件名稱和件數。
當然更正規的發文格式要比這個更嚴格牽扯到比如送達單位、字體、字間距等等都有要求，但對於普通單位我們主要是說明事情為主。
印鑑管理
印鑑管理一般公司印鑑行政部管理公司公章、合同章。財務章和法人印章由財務部負責人保管。對於公章的使用根據文件例如資質、公文、介紹信、證明、授權等等，用印前需要進行由用印部門或個人填寫申請，負責人簽字，行政部審核進行登記後方可用印。
用印申請
用印登記
資質管理
資質管理一般是指公司的營業執照、各類資格證書、授權等等。執照一般為一正一副，也可以申請多個副本。正本必須在公司顯眼的地方進行懸掛或者擺放，避免工商檢查時一些不必要的麻煩，副本用來進行對外事物辦理。在使用前依然像用印一樣使用部門或使用人要做好申請和登記工作。行業資質證書根據需要進行懸掛展示和存檔管理。本人是從事汽車行業的汽車品牌銷售授權需要在顯眼處展示，維修需要取得進行汽車維修行業的經營許可、各種類維修人員需要汽車維修行業的技工證書和資格證書、各類維修設備需要檢驗資質認證保證安全生產等等。行政人員要對這些不需要懸掛的技工證書、資質證書等進行分類保管以備查驗。
今天先寫到這裡，沒有過多整理，想到哪裡寫到哪裡。有很多沒有考慮到的地方，希望大家指正、一起交流。
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