文／沐丞
01
上圖據說是首富王健林一天的行程，情況大致如下：
4:00起床
4:15～5:00健身
5:00～5:30早餐
5:45～6:30前往機場
7:00～12:15雅加達飛海口
12:20～12:45到達海南迎賓館
12:45～13:00海南領導會見
13:00～13:20海南萬達城項目簽約儀式
13:20～14:10便餐
14:10～15:00前往機場
15:00～18:10海口飛北京
18:30～19:10到達辦公室
從上面的一份行程單我們至少可以看出四點讓我們敬佩的地方：一是早起鍛鍊，據說王健林幾乎每天都這樣；二是計劃安排周詳，即使當天有簽約儀式這樣重要的事情也可以早上從另外一個國家飛過去；三是時間計劃以10～15分鐘為單位，密度高；四是一天行程結束的地點是辦公室，雖然後面沒有了內容，但是想必晚上還會在辦公室裡處理一些工作。
很多網友看到這樣的行程也不禁發出了感嘆：首富都這樣拼，你有什麼資格不努力？
其實很多大公司的高管對自己一天的安排都是非常嚴格，而且都喜歡早起鍛鍊。蘋果CEO蒂姆庫克、百事可樂CEO盧英德每天4點半起床；通用電器CEO傑夫-伊梅爾特、Twitter創始人傑克-多西是5:30起床；李嘉誠、宗慶後6點起床。這些名人甚至在早上到達公司前已經處理完了一天當中很多重要的工作。
我們公司的總經理也是每天早上6點之前就起床，只要不下雨就會去跑步，我們起床的時候他已經跑完了1萬米，我們吃早餐時他早就已經進入了工作狀態。他時常要出差，特別是返程的飛機他一定會坐最早的航班，一是不會晚點，二是也不會耽誤當天的工作。
這些“大佬”並非只是早起，更重要的是他們對時間的顆粒度控制得非常嚴格，15分鐘對他們來說已經是非常長的區間段，可以處理很多事，有的人甚至把時間的顆粒度控制在了5分鐘。
02
對於我們這樣普通的職場人來說日常的工作可能達不到如此的“緊鑼密鼓”，但是也可以通過制定周計劃和寫工作日誌來告別雜亂無章的狀態，讓每天的工作更有條理。
有很多人都是屬於被動工作，即組織安排什麼工作就做什麼，做完萬事大吉，然後再等待被安排新的工作。工作多的時候也是眉毛鬍子一把抓，當天做不完的就明天再做，週五完成不了的就週一再做，很難做到日清日結，每週的工作也沒有計劃性。他們不制定工作計劃，但是在電腦顯示器上貼了一圈的便籤紙，用於提醒自己還有哪些要完成的工作。但是對於這些工作的優先級，難度，以及交付時間都沒有很清晰的概念，時常是被別人催的時候才中斷手頭上的工作急匆匆的去處理。
這樣的工作方式很顯然看上去非常忙，但是效率低，甚至會影響整個組織的績效。有些崗位的工作可能比較瑣碎，臨時的工作，突發狀況時有發生，如果沒有一個合理的安排也會導致整天甚至一週的工作被打亂。
03
對於日常工作的計劃安排跟前面看到的首富行程表的安排會有一些區別，首富的行程會涉及到多個跟時間點密切相關的事件，比如趕飛機的時間點，會見重要人物，簽約儀式等，這些事件是非常確定的，如果這些關鍵事件前面的行程延誤就會造成一系列的時間衝突。
我們日常工作也會有相應的交付時間點，但是不至於出現晚了10分鐘就趕不上飛機然後一天計劃都泡湯的情況，所以工作計劃的制定不一定要按照首富行程表那樣非常嚴格並精確到10～15分鐘的密度，可以採取“任務法”，即先列出一週或者一天需要完成的任務。
將所有的任務按照重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急四大類來劃分，任何時候都要優先處理重要且緊急的事情，任何時候都要把不重要不緊急的事情放一邊，要麼避免做，要麼想辦法分配出去。對於重要不緊急的事情要在一週或者一天中安排一定的時間來完成，有可能是諸如在線學習、參加培訓、研究分析這樣的事情，那麼就可以安排一個固定的時間去做。緊急不重要的事情儘量安排在碎片化的時間處理，對於臨時的突發事情如果不需要花費什麼時間就馬上處理，如果需要花費較長的時間則要麼分出去，要麼在完成了重要且緊急的任務再去處理。
所以“任務法”的工作計劃更看重工作的優先級，不一定要制定所有的工作按照幾點到幾點完成。每項任務完成的時間要根據具體任務的交付時間，有明確交付時間點的任務（比如11:30前將產品規劃報告發給上司）要標註清楚，可以設置日程提醒，保證自己在交付時間之前完成。對於交付時間點並不嚴格的任務（比如週五前完成競品分析），這樣的工作雖然也有交付時間點，但是在完成時間上沒有特別的嚴格，就可以在一週之類選擇合適的時間完成。
很多人有拖延症，重要且緊急的事情通常是“硬骨頭”，費神傷腦筋，所以一遇到緊急不重要的事情時就會放下這個硬骨頭轉而去處理緊急不重要的事情了。如果一直處於這樣的狀態就會發現自己一直在處理緊急不重要的事情，而重要且緊急的事情因為一直被長時間打斷結果進展緩慢。因為有拖延症，重要且緊急的事情沒處理完，那麼重要不緊急的事情就更會拖著了。
重要且緊急的事一般都是跟你的崗位工作密切相關，做得不好就會績效差；重要不緊急的事一般都是跟你個人能力提升密切相關，因為不緊急就不做那麼就會提升慢。所以制定工作計劃並不是讓自己成為電影《小王子》裡的“計劃控”媽媽一樣，凡事都要準時準點完成，而是要讓自己清晰地知道什麼事情對自己最重要。
04
工作日誌和工作計劃並不一樣，工作計劃是在工作開始之前制定，而工作日誌則是在工作完成之後總結，功能上也有很大區別。有的人將工作日誌寫成了今天做了哪些事，其實沒有什麼必要，今天做了哪些事在工作計劃中用綠色標註或者打勾即可，沒有必要再單獨寫。工作日誌更側重對一項項工作的總結。
工作日誌的要包含對重要工作完成情況的描述，包含遇到的問題，待解決的事項，需要跟進的地方。可能還涉及到相關的聯繫人、合作者的情況。如果已經完成的，有沒有什麼經驗可總結，有沒有什麼可以改進的地方，後面如果有類似的工作是否可以用模版來解決等等。
我們經常要寫季度總結、年終總結、述職報告，如果你有寫工作日誌的習慣，那麼就很容易找到素材了。工作日誌不一定要每天都寫成長篇大論，也不一定要在一天結束的時候才寫，對重要工作做一下簡單的總結即可。
正所謂凡事預則立不預則廢，你不必像強迫症一樣要求自己一定要準時準點地處理完所有工作，但是要有一個分了優先級的任務計劃讓自己有條不紊的工作。你會發現職場中進步快的人，相同工作年限但是工作經驗的更多人都有個共同的特點，那就是他們善於把時間和精力優先分配到對自己重要的事情中去，並且很會分析和總結，因為只有這樣才會讓自己成長更快。
作者簡介：簡書、今日頭條簽約作者，LinkedIn專欄作者，隨手記等各大財經類平臺特邀理財作者。已出版個人理財書籍《理財要趁早》、《輕鬆做財女》、《理財趁年輕——願你過上想要的生活》，職場勵志書籍《努力，是為了可以選擇》、《職場精進之路——從巨嬰到大咖》、《畢業五年，拼什麼成為5%的人》等。微信公眾號：沐丞的自由生活（ID：mucheng-life）。
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