職場中人，都參加過形形色色的會議，據《開會的革命》一書中所講：普通職員一生中用以開會的時間至少在9000小時以上，中層管理者每週大約有35%的時間用來開會,高層管理者可能超過50%；從財務數字來講，每家公司直接花在會議上的費用佔行政預算的7%-15%，這還不包括以會議為名義的其他開銷。花費了如此多精力和財力的會議，卻很少有能真正到達預期效果的，有的甚至招致了參會人員的抱怨。
某公司辦公室給各部門下了通知，要求大家去會議室開會,特別強調了一句：“各部門員工必須全員到會,否則一律按曠工處理。”為什麼要強調這麼一句呢?因為往常各部門員工一聽到“開會”二字，都是想方設法，能躲就躲，能逃就逃。“會議”在大家的心目中，已經變成了一種浪費時間、折磨心靈的代名詞。
何以如此呢？原來，這家公司每次開會不外乎兩種情況：
要麼是總經理一個人在會上口若懸河、滔滔不絕地一口氣講上兩個小時，大家或鴉雀無聲、冷漠以對，或該幹什麼幹什麼。兩個小時以後，員工們常常不知總經理這次會議所言何事。會後大家也沒有討論，時間一到馬上一鬨而散。
要麼就是幾個主要領導輪流講話、互相討論，其他人只能當旁觀者，除了玩手機、上廁所和私下聊天外，實在無事可幹。
參加這樣的會議，大家往往是走也不是，留也不是，只能默默祈禱會議快點結束，好趕緊回辦公室幹自已的活。
自從強調“必須全員到會，否則一律按曠工處理”以後，員工們都不敢擅自找藉口不去開會了，但心中的不滿卻越積越多。
沒有一個公司是不開會的。從表面上看，成功公司和倒閉公司開會形式基本上大同小異，流程也都基本相同，但如果仔細比較，二者還是有區別的。
01
企業開會不可不知的開會技巧
開會時應注意的幾個重點:
第一，開會之前，會議組織者應該先告訴與會者會議的主題是什麼資料要在會前發，以讓大家有個準備。很多時候是開會的人都進入會場了，才知道要開什麼會，而且資料往往也是在會上發。這種做法不太正確，因為，開會的人事前沒有任何準備，你在會上給他們發資料，他們可能會一直埋頭看資料，就沒有人專心聽你講話了。
第二，避免開會的時候大家都不太吭聲。如果什麼事情都是總經理講，就失去了溝通和交流的意義，所以我們應該事先指定幾個發言的人通過他們的帶動來活躍議題。這些人，最好是對會議主題比較熟悉的在他們的踴躍發言中，會議氛圍慢慢就被烘托出來了。
第三，開會的時候要集中話題，避免主題模糊、渙散。應該把話題拆分成幾個板塊，碰到什麼板塊講什麼話題，否則，很容易模糊焦點離題千里。
第四，與會者不要太多，不要動不動就把大家統統叫過來。與會議有關係的人可以參加，無關的人最多隻能旁聽，否則，無關的人聽著也沒有意思，何必參加呢?
第五，要掌握開會時間。如果其中一個發言者超過了規定時間卻還沒有講完，就應該暫停，讓下一個人先講，沒有講完話的人留到最後再把話講完。否則，會議會無限制地拖延下去，會導致有的人想要溝通卻沒有時間，而有的人卻講了一大堆無關緊要的話。
有一次公司開會，我把鬧鐘帶進了會議室。我跟所有參會人員說：“各位，我今天帶了鬧鐘來，11:30準時散會。”結果會開到11:30，鬧鐘響了起來，會卻只開了一半。我說：“鬧鐘響了，我們散會。”這時有人說：“會還沒有開完呢。”我說：“我不是告訴你們11：30散會嗎?各位主管，會明天再開。散會!”
第二天，我又把鬧鐘帶進會議室：“各位，今天我們重開，11:30散會。”結果，會議在11：28就結束了。
第六，會議結束後，一定要解決兩個問題：一是,今天的會議有沒有結果 ，有沒有解決問題的方法，如果沒有，今天這個會就是白開了；二是，這個會所交代的事情最後由誰負責，沒有人負責，今天這個會也白開了。
總之，開會最重要的就是明確會議的目的：讓大家坐在一起共同協調和處理公司的問題。如果會議在程序、發言、資料、監督和方法上最終沒有形成一個結果，這個會就失去了溝通的意義。
那麼，會議既然是為了溝通，就應該是雙向的：既有傳達,又有反饋；上面的人要講，底下的人也要講。如果底下的人只是在聽，就不叫做溝通，而叫做政令宜達，那何必要開會呢？只要把內容在網上或是公告欄上公佈就可以了。
02
關於會場設計
在這裡，我想講一下我對於會場設計的想法(見下圖)。
這個會場設計是雙U字形的，裡層和外層的區別在於：裡層就座的必須參加人員，外層就座的是隨意參加人員。必須參加人員一定要發言，不能坐在那裡只是聽；隨意參加人員可以只聽不講話，也可以舉手發問。隨意參加人員來不來都沒有關係，但必須參加人員一定要到。
引言人是會議中最重要的角色，通常就是經理，由他來跟大家交流。
引言人的後面通常是副總，也就是會議主席，他負責維持秩序、控制發言。打個比方，如果每個議事流程限時為半小時，那麼四個流程就是兩小時，一旦某個流程的時間到了，主席就應該提示引言人暫停，宣佈下一個議程開始。
總經理坐在引言人和主席的旁邊，是會議的觀察員。總經理為什麼坐在旁邊呢?
第一，他的話不必太多。
第二，他的話不是先講的。
第三，總經理最重要的事是聽大家的意見，給自己的決策找依據，所以要不斷地做筆記。在會議議程中，總經理是做總結的，當會議在指定的時間完成以後，總經理要做總結髮言。
綜上所述，大多數公司往往只是把會議當做一種形式，當做領導發揮權力的地方，當做政令發表的場所，當做一個沒有秩序、隨便講話的工具；而做的比較成功的公司不會沒有目的地開會，開會發言一定有順序、有節制，開完會一定會有人監督，開會一定會有結果，也一定不是看總經理一個人表演。這中間有很大的區別：一種是會溝通,一種是不會溝通。
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