前言：
從事商業經營及商業物業管理的朋友們都知道，商業物業對公共區域的環境清潔、綠化養護、綠植租擺、廣告管理、形象維護、建築物維護等方面的要求非常高，最直觀的體現就是商業物業的清潔質量。而清潔質量的好壞直接與清潔公司的選擇、及物業公司日常監管有關，今天我們就聊聊商業項目中清潔公司招標前的重要環節、清潔供應商的入圍考察話題。
目前，各大地產公司紛紛涉及商業物業、特別是優質寫字樓、購物中心的自持及經營業務，因自持的關係，商管公司（含：商業物業管理）中的招採流程和單純物業公司的招採流程有所不同，商管公司的招採流程更接近於地產開發的流程，講究“入圍即合格、合理低價中標”，按這種模式，就必須要求“入圍”（進入投標程序中）的各供應商的服務水平、服務質量必須相一致，其提供的服務質量能夠滿足商業物業項目的質量標準和要求 。否則，絕對是低價公司中標、後期日常服務達不到要求，大家都很頭痛！
以上，就是“入圍即合格、合理低價中標”招採模式下，必須加強、重視“入圍考察”工作，把好供應商入圍”管理的原因了。
關於供應商考察及入圍確定工作，主要包括：考察小組的組成、供應商來源及資格預審、現場考察、入圍單位確定等幾個環節。其中，最重要的是“考察小組、供應商來源及現場考察”這三個環節，今天就說說清潔供應商的考察的關注要點。
一、考察小組
商業項目清潔供應商考察小組通常由項目物業部門與其他部門（項目財務、項目行政或其他部門）組成考察小組，考察小組的負責人由物業部門人員擔任。很多公司的招採製度會按照單次招標合同金額（預算金額）對考察組人員及級別進行規定，如：
（1）單次招標合同（預算）金額＜20萬，考察人員不得少於2人，由物業項目部門人員擔任組長；
（2）單次招標合同（預算）金額≥20萬，不得少於3人，項目物業總監必須參與，由物業總監擔任組長；
（3）單次招標合同（預算）金額≥20萬的清潔、石材養護及其他重要的供應商考察，商管總部的物業或成本部門將視情況予以參與。
同時，要注意考察前物業部門要準備好考察資料、編制好考察的行程和計劃，提前通知所有參與考察的人員，如需總部派人參加考察的，須提前5-10天郵件通知。準備的考察資料，主要是：
（1）擬考察的供應商基本資料；
（2）考察的基本時間和行程安排；
（3）現場考察的要點、評分標準；
（4）交通安排等。
二、供應商的來源
關於供應商的來源，一般公司都會規定供應商由外部報名和內部推薦等形式產生，公司所有部門或員工都可以內部推薦，有些公司甚至會規定一名員工只能推薦一個供應商。但這些規定在老周看來，只是程序上的制度，意義不大。
對於供應商的來源，老周認為直接到市場上去找最為合適。所謂到市場上找，就是到市場上找與本項目定位一致、檔次相同的對標項目，到項目現場去粗略看看現場的清潔服務質量和水平，如現場的服務能夠滿足要求，可以簡單問問現場清潔人員的工資水平（一般而言，從清潔人員的工資水平可以直接倒推出該項目的清潔承包價格），如果覺得其價格符合預算要求，可以問詢清潔公司的聯繫電話、聯繫人，事後聯繫。
以上，是最適合在新城市、有新的商業項目情況下，確定備選供應商。對於成熟、運營多年的項目也是比較實用；但如果項目經常性招標、與清潔供應商比較熟悉，可以直接按預算標準聯繫合適的備選供應商 。
三、現場考察
在確定備選供應商（必須經過資格預審合格）、確定考察組成員、擬定好考察計劃後，接下來就是最重要的供應商現場考察工作。通常而言，供應商現場考察主要是考察供應商的辦公場所和服務項目兩部分。
（一）考察辦公場所，主要內容包括：
1、考察辦公場所（辦公室位置，辦公室產權性質，辦公室面積等），瞭解公司的實力；
2、核對公司營業證照、資質證書、專業人員上崗證書的真實性，核對經營能力（如：抽查和複核近三年的服務合同）；
3、考察公司內部組織架構（特別注意，清潔公司內部是否設立了質量部門、技術部門或研發部門等，如設立了這些部門，一般公司實力都是不錯的），考察其管理水平、技術實力、研發能力等；
4、其他：如公司人員流動情況、公司定期培訓等。
（二）服務項目考察
1、項目考察的原則
(1)項目考察應當突擊考察、隨機抽查的方式，考察前不通知具體時間和考察人員信息。
(2)待考察項目的確定：應當在供應商資格預審的時候，要求供應商按本次招標項目的物業定位、樓盤檔次提供可供考察的項目名單和現場負責人或聯繫人的電話，由考察組組長或考察組中非物業部門人員隨機選取考察項目。
(3)對於清潔供應商的項目考察，每個備選供應商至少要考察2個項目；而且2個考察項目必須是與本次招標項目類似及同檔次的。
2、現場考察的內容
通常，現場項目考察主要分為：隨機對現場服務質量進行檢查，聯繫現場負責人檢查其現場辦公室及倉庫。按老周慣例做法，一般是先隨機抽查現場的服務質量後（主要針對可以看到的部分，如寫字樓、購物中心的停車場、大堂或公共區域、外圍、衛生間等），對現場服務質量大致有數後，再聯繫現場負責人，由其帶隊考察不能隨意進入的區域（如：寫字樓樓層）、辦公室、倉庫等。
（1）隨機檢查的重點區域和項目
主要是關注商業物業（寫字樓、購物中心）環境管理的重點部位，如：大堂（商場內場）、電梯廳及電梯轎廂、衛生間、現場細作（如：不鏽鋼保潔質量、玻璃門窗的保潔質量）、雨棚、外圍環境、現場垃圾桶、地下室等（針對這些，可以提前制定一個現場考察計劃表、列明考察項目和評分標準）；
觀察現場保潔人員的年齡和精神面貌、作業技巧、清潔工序、清潔工具的狀況等細節，並可以與現場的保潔人員進行簡單溝通和交流，瞭解其在這個項目的工作時間、項目清潔人員的流動情況、每日工作時間及收入等情況；這些可以幫助我們對清潔公司有一個更全面的瞭解。
（2）辦公室及倉庫
辦公室主要看辦公室的管理制度、員工培訓記錄等資料，可以和現場負責人簡單溝通項目現場的運作情況、人員流動情況、清潔物品物料的配置情況等；
倉庫考察，主要看清潔公司的專業藥劑，掃把拖把毛巾等易耗品的類型和數量，最好可以抽查下清潔藥劑、工具等易耗品的進出庫單據；
現場瞭解機械設備（掃地車、洗地機、吸塵器等）的數量和使用情況。
（3）其他
如可以在現場考察後，對供應商進行背景調查。背景調查內容包括但不限於：考察公司的合作意願、是否掛靠、與行業內大型企業的合作情況、歷史業績、履約誠信度等情況等，以避免引進信譽差、履約能力差的供應商，影響招標效率的情況。
3、考察的終止
考察過程中如發現供應商存在弄虛、作假行為（如：考察現場非該供應商提供服務），立即終止考察，該供應商考察不合格。
以上就是供應商考察的重要內容和注意事項。
供應商考察完，全部考察人員應當獨立填寫現場考察記錄並評分，交由物業部門彙總後編制考察報告，確定入圍供應商；這些流程，各家公司都有詳細規定，此處就不多說了。
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