開會的那些事兒
前幾天有個學生在微信上問我：“老師，我們開全體會議、部門會議時，經常有很多人請假。開會時沒多少人，很影響會議效果。應該制定怎樣的制度來約束呢？”
我想不僅僅是這個學生遇到這樣的困惑，很多在學生組織擔任幹部的同學，都有類似的疑問。今天和大家簡單聊聊，學生組織如何開好會議這個話題。
01
首先，在開會之前要想清楚，我們為什麼要開會？或者思考一下，這個事情能不能不開會？
很多時候，我們習慣了有事就開會，大會、小會，周例會，月例會。總之，文山會海，目不暇接，甚至經常發生會議撞車的事情，恨不得把自己劈成兩半。
於是，我們看到很多學生幹部下課後，在校園飛奔。甚至有學生抱怨，忙起來的時候，連飯都沒時間吃。
他們不是在開會，就是在去開會的路上。
於是，在分身乏術的情況下，自然會出現各種缺席的情況，甚至經歷了一段時間“狂風暴雨”般的會議洗禮後，有些同學僅僅是因為“開會多”而選擇離開這個組織。
因此，我們要在開會前思考，我們為什麼要開會？
一般來說，我認為開會的目的有三種：告知事情、解決事情、製造事情。
簡單來說，也可以用三個字來形容——高、搞、告。
“高”：尋求高招。開會是為了解決問題，聽聽大家的意見，或者來個頭腦風暴。
“搞”：要搞事情。佈置工作、開展活動、比賽等等，要安排工作任務。
“告”：告知結果。例如學習會，通報會，培訓會，表彰會等等，都是要告知參會人員一些情況。
確定好你要開的會議屬於哪一類，是否有開會的必要。
有些事情不一定要通過會議形式，把組織成員從四面八方召集過來。來了以後發現，其實也沒什麼重要事情，可能就是通知幾個事項。這時候，如果僅僅是傳達，而不是研究討論，可以採取其他方式進行，打電話、群發短信、QQ/微信，都可以。
如非必要，別開會。
能開小會，別開大會。
能開短會，別開長會。
02
確定好開會的必要性以後，就要擬定開會的時間、地點、參會人員、主持人、會議議程等，並且做好相應的會前準備。
1、提前幾天公佈時間、地點，方便與會人員做好安排，協調個人學習與生活。
2、發佈通知時，寫清楚時間地點及注意事項，儘量避免使用“明天”、“後天”這類日期不明確的詞語，別人轉發以後，有可能就搞不清到底是哪一天了。可以採用類似“2017年12月19日（週二）上午9：00”，或者“明天（12月19日）上午9：00”這樣的時間格式，避免產生歧義。
因為真的有人因為看錯時間、地點而錯過了會議。特別重要的會議，組織方可以提前一天再單獨通知提醒下。
3、把涉及到要討論的議題，提前發給相關參會人員，避免參會人員到達會場以後，才知道要開什麼會，討論什麼問題。那時候來不及準備，即使徵求意見，也很難在短時間內碰撞出火花。
4、不同的會議有不同的目的，不同的參會人員，不同的時間和場地要求。因此，為會議所做的準備就不一樣，要求也不一樣。
會議的組織人員，應該提前到達現場進行會議佈置，安排好桌椅，準備會議資料、相關設備。如果需要考勤，可以提前準備好紙質簽到表，或者在線簽到二維碼。當然，建議使用動態二維碼，防止有人用手機拍下二維碼以後，發給缺席的小夥伴。
參會人員至少提前5分鐘到達會場，做好會議準備。沒有特殊情況，會議要準時開始。
03
除了極少數“會議控”，大多數人都是不喜歡開會的。
為什麼不喜歡？原因有很多，例如：
1、開會時間不合理，選擇開會的時間大家都有課或者都有事。
2、開會時長不合理，只有開始時間，沒有結束時間，議程拖沓，內容冗長。
3、開會人員不合理，要麼是應該到的關鍵人沒到，無法形成有效決策；要麼是請了很多無關人員參加，增加了會議成本，耽誤了很多人的時間。
4、開會場地不合理，要麼過於空曠，發言人說話都聽不清；要麼過於擁擠，人都坐不下。.
5、會議機制不合理，要麼沒有主持人，或者主持人把控會議節奏的能力不強；要麼是沒有會議議程，你說一句，他說一句，開了半天也進入不了正題；要麼是不給與會人員發表看法的機會，僅僅是讓人陪襯，發揮不了任何作用。
實際上，開會的成本很高，不僅僅是佔用了你的1小時，而是要付出所有人的1小時時間成本+因為開會而耽誤做其他事情的成本。
因此，不開會則已，開會就要開出成效。
04
回到文章開頭那位同學的提問，主要涉及兩個層面，一是全體成員大會，二是部門例會。
這兩個會議當然都是必要的，但是在具體操作過程中，還是需要注意一些問題，採取一些措施，確保會議開得有效，開得高效。
1、樹立紀律意識。加入組織前一定要強調紀律，可以在做招新宣傳時加入紀律要求，可以在新成員培訓時介紹，在開會前就定好規矩。召開會議時，要有開會的樣子，手機靜音或振動，儘量避免走動，不交頭接耳聊天。
2、做好缺勤統計。我們經常說很多人缺勤，但到底是哪些人缺勤？什麼時間缺勤？缺勤的次數是多少？有沒有數據分析？定時公佈缺勤人員信息，超出一定次數給予一定的處理意見。特別是極個別自己不參加任何會議和活動，又牢騷滿腹，並鼓動其他人不參加的情況。
3、形成激勵機制。在未來的優秀成員和其他獎項評選中，將出勤因素作為其中一項參考指標，出勤也是組織成員向心力的一種外在體現。
4、合理安排會議時間。有時候無法參加會議，不一定是不遵守紀律，可能社團成員有其他重要活動和比賽安排、某門課程臨時補課、個人重要事情等等。因此，安排會議時，除緊急情況外，儘量提前幾天通知，開部門例會的時間可以固定在某個時間段，讓大家養成習慣，提前規劃好時間，降低缺勤率。
5、注重開會的形式。很多時候，大家不願意參加會議的原因，一是覺得會議很低效，討論半天，大家七嘴八舌，形成不了定論，浪費時間。二是無法表達出自己的意見和心聲，或者說出意見後受到質疑、嘲笑，後期再也不願意在會議場合發言。三是會議的組織相對混亂，沒有發言順序或要求，亂哄哄的。如果再加上會議的地點很糟糕，環境很差，就更讓人難受了。這些情況，都需要改進。
6、重視會後總結。很多學生組織開過很多會議，有的甚至每週開會，但是要命的是，你回顧過去一個學期開過的幾十次會議，卻發現這些會議沒有留下任何記錄，你也很難記起其中的一些故事，以及會議發揮的作用。因此，開會要有一定的記錄，形式可以是紙質或電子的會議紀要、新聞報道、某次活動的總結材料等。
開會是一項簡單又不簡單的工作，要想會議開出質量，需要我們認真總結、反思、改進。
開會是一項複雜又不復雜的工作，要想會議開得順利，需要我們制定標準、流程、規則。
再開會時，不妨提前多想一想。
閱讀更多 景先生說 的文章
