從傳真機和打印機統領商業圈的時代到今天，雖然短短不到幾十年的時間，現代工作環境已經發生了巨大的改變。尤其對於很多網絡公司和創業公司來說，為了更好地提升效率，減少時間成本，工作模式也逐漸面臨不同程度的改革，團隊交流和溝通方式首當其衝，成為了解決效率問題之本。
然而儘管現代工作環境與以往大不相同，就連職位名稱也跟著時代不斷在轉變，但其實任何一家公司，不管定位在多麼新型的領域，內部角色分配依舊沿用了舊時傳統：團隊成員，項目經理，以及公司 CEO。這樣一個場景你應該非常熟悉：軟件工程師們編寫程序，維繫著產品的運作；項目經理制定達標期限和方向把控；而最後由 CEO 根據現有資源做未來產品發展的決策。
所以，確定了角色分類後再看效率提升，我們便可以輕鬆利用現有的協同辦公軟件來達到用時少，效率高這一目的，從而促進公司盈利。
1、團隊成員
團隊成員提升效率需要的是越來越少的“獨立工作時間”和越來越多的“團隊工作時間”。
知識員工例如程序員，產品設計師，撰稿人，數據分析師，以及軟件工程師等，是公司主要推動生產的成員，效率直接指向公司盈利結果。團隊成員們雖然有獨立工作的任務，但同時在團隊裡也有大量工作需要合作商議完成，比如說敲定一個方案，確定一個設計，完成一篇稿子等等。
在合作完成一份工作的版塊裡，隊友的反饋和討論往往最耗時間。在過去的工作模式裡，每位員工可能需要發出郵件，等待對方接收郵件並消化內容，收到回覆後才能完成一份完整的反饋。在這段時間差裡，員工可能會遇到靈感喪失、耐心耗盡、突然出現的新任務等一系列問題。在這種情況下，協同文檔和表格的使用則成為交流的必要渠道，即使處在不同的時差裡，也可以做到零延遲。因此，團隊成員們可以及時處理問題，並迅速得到反饋。
2、項目經理
項目經理的職責是提高與團隊的溝通效率，因此需要減少紛雜的信息來源，將工作交流盡量統一在一個或幾個協作平臺上。
在傳統模式裡，項目經理等待團隊上報結果、發現問題及補救問題的過程耗時耗力。排除上面所談到的時間成本問題，項目經理還面臨著另一困難：和團隊用不同通訊軟件交流導致他們接收的信息過於分散。這樣緩慢又分散的工作環境容易帶來交流不順，從而影響項目進度。
而現代工作模式所推出的協同軟件讓項目經理和團隊成員出現在同一個工作簿上，項目經理不僅可以實時跟進團隊進度，還可以在團隊出現問題時第一時間發現問題，並直接在工作簿上@出相關人員參與問題修復。協同軟件上的不同功能，例如讓文檔和表格出現在同一個平臺上，可以將分散的信息集中化，提升效率。
3、公司 CEO
CEO 提升決策效率則需要摒棄傳統工作模式中一個接一個面對面的會議討論，並身體力行參與每次會議。
在任何工作模式裡，CEO 如果想要做出又快又準的決策，都需要對公司每個部門的運作了如指掌。
在過去的工作環境中，為了達到儘可能全面地瞭解公司細節的運作，CEO 需要利用大量時間開會，聽取各個部門經理重複每個階段的工作進度，才能作出決策。在這樣的場景下，每一個決策的前期準備都十分繁瑣：先由項目經理或部門經理報告一遍自己的工作進度，CEO 消化每個部門的進度，經過討論，採取意見，統一意見，做出決策。
在協同辦公軟件上，CEO 往往可以節省統一意見之前的所有步驟，直接在協同文檔或表格中參與討論，之後的會議便只用來做意見整合和決策制定，大大減少了時間成本。
總結來看，協同工具的運用其實只是簡化了團隊的交流步驟，做到能在同一個平臺完成更多樣的工作。而僅僅這兩項的升級，就減少了因溝通而引起的矛盾和時間浪費，最終達到效率提升。
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