身在職場的你，有沒有遇到這樣的困擾？
- 向老闆彙報工作進展，滿腦子漿糊，不知道該怎麼表達
- 與同事開會討論，你說了半天，別人還是一臉懵圈
- 跨部門合作，需求經常說不清
每一個不會表達的人，都會經歷這樣的“喪時刻”，對自己糟糕的表現懊惱不已。
【案例 1】
某組織要舉辦一個活動，職員甲在進行活動方案介紹的時候是這樣說的：
本次活動我們會請三個歌星，並且為他們搭建舞臺，購買演出用材料，租用射燈、衣服。還要準備兩個大型遊戲，請兩個攝影，然後我們要安排一下現場的安保流程，活動流程，人員分工……
【案例 2】
小王來到張經理辦公室，說道：“張經理，前兩天你不是跟我說那個XX客戶要辦一場公司的活動嘛？
我昨天跟他們溝通了一下，那個客戶不是要辦商務宴。其實是他老闆的兒子過生日，辦週歲酒，只不過是掛在公司名義下辦的，走的是公司的賬。
以前其他類型客戶晚宴的駐唱歌手、主持人啥的，他都不需要。他們說要提供一些適合小朋友看的表演。比如魔術表演、雜技表演，因為請的都是家裡的親戚朋友.....”
還沒等小王說話，張經理不耐煩地看了他一眼，打斷他問了一句：“你到底想說什麼？”
然後小王憋出了一句：“但是這些表演我不知道去哪裡聯繫啊，你那邊有沒有資源？”
回想一下，你曾經有沒有像這樣說過話？這些糟糕的表達都有哪些特點？
- 說話沒有重點，沒有主次，雜亂無章
說話者提供了很多信息，但是這些信息是簡單堆疊在一起的，沒有規律。
對於聽眾來說，這種表達就如一團亂麻，聽起來費勁，還抓不到核心。
- 贅述，面面俱到
在亮明自己的要求、結論、態度或觀點之前，往往先做上一大堆鋪墊，而且鋪墊冗長，面面俱到。
但是對於聽眾來說，就一個感覺：囉嗦。根本搞不懂你到底想說啥！
- 提供無關信息
雙方正在就事件A進行討論，結果你插入不相關的信息B，C， 給對方造成信息干擾，影響判斷。
表達菜鳥：說的話別人永遠聽不懂，你和高手的差別在哪裡？
回答這個問題之前，我們先來做個測試。
給你上面這張圖片，讓你在10秒之內都記下來。你有沒有覺得眼花繚亂，很難記住？
那如果改成下面這種呢。
現在是不是容易記憶得多了。
為什麼第二種更容易被記住？
因為第二種將雜亂的事物，按照某種邏輯進行了分類歸納，使之呈現出結構化、有規律的狀態。
一個不會表達的人，說話方式就是第一種，雜亂無序；而一個會表達的人，就是以第二種方式說話。
那是什麼造成了表達方式的不同？ 是大腦中組織語言的結構化思維不同。
結構化思維有兩個維度：縱向和橫向。
縱向： 即任何一個層次上的思想都是對其下面一個層次上的思想的總結。
橫向：即多個思想因共同組成同一個邏輯推斷式，而被並列組織在一起。
結構化思維就是從信息中提煉出縱向和橫向結構，使之呈現出結構化、有規律的狀態。是一種由整體到局部、由總到分、層次分明的思維方式。
為什麼要用結構化思維進行表達？
大腦在處理信息的時候，有兩個規律：
第一，不能一次性太多，大腦僅記憶約7個以內的思想或概念；第二，更喜歡有規律的信息。
喬治·米勒在他的論文《神奇的數字 7±2》中提出：大腦的短期記憶無法一次容納約 7 個以上的記憶項目。有的人可能一次能記住 9 個項目，而有的人則只能記住 5 個。大腦比較容易記住的是 3 個項目，當然最容易記住的是 1 個項目。
也就是說人一次能夠理解的思想或概念的數量是有限的。
而結構化思維，可以將雜亂信息分類重組，相互之間建立邏輯連接，形成有規律的結構。這樣的信息更符合大腦的處理習慣。
如何培養結構化思維，完成從表達菜鳥到高手的躍遷
在這裡提供兩種方法：自上而下找結構，自下而上歸納提煉結構。
01 自上而下找結構
第一步：明確主題。比如進行年終總結、XXX項目彙報，XXX客戶進展。
第二步：提煉子主題。也就是針對上面的主題，你想從哪幾個方面展開來講。
第三步：填充子主題細節。
比如，你是外貿公司的業務，現在遇到了交期推遲的問題，需要跟客戶說明這個情況。那該怎麼寫這封郵件呢？
首先，確定郵件主題是“告知客戶交期推遲”；
然後，分析實際情況，提煉出以下幾個子主題：道歉並告知新交期，推遲原因， 補救方案；
最後，針對每項作補充說明，比如推遲原因可能是物料異常、環保檢查導致停工等。補救方案可以是分批發貨，少數量空運等。
總結下來，最終的表達就會形成這樣的結構：
02 自下而上歸納提煉結構
當你頭腦中有很多碎片化信息，不知道用哪種結構的時候，可以採用自下而上的方法歸納提煉結構。具體怎麼做呢？
第一步：窮盡信息。列出關於某個問題的所有碎片化想法。
第二步：類似分組。將具有“共性”的想法進行分組。“共性”就是某種類似的共同點。
第三步：結構提煉。再看一遍上面的分組，看它們之間有怎樣的規律和內在邏輯。最後按照規律進行縱向和橫向的結構提煉。
第四步：信息補充。確定結構之後，再回頭來看哪些信息需要補充。
以下面這段話為例：
這個產品的搜索指數是排在前幾名的，尤其是前期的廣告費用分配很合理，官網的流量也非常大。目前市面上的激活碼特別搶手，上線活動的運營方案准備得也非常充分。總之，我認為這個產品將非常成功，現在媒體報道也非常多，我建議加大研發力度。而且經過對測試用戶的測試，用戶留存率高。另外，這款產品的代言人是‘歐巴’，傳播效率會非常好。
根據這些雜亂信息，進行大致分組：
- 應該加大研發力度
- 銷售、營銷、運營方面的表現
說銷售、營銷、運營方面的表現，是為了支撐自己的觀點。這樣就形成了一種論點-論據結構。
最後，再補充相關數據，增加說服力度。
所以最終結構化的表達就變成了：
我認為這個產品非常成功，且有前景我們應該加大研發力度。
原因有三：
第一，在銷售方面，用戶數據非常樂觀。比如，用戶有效產品激活碼為3萬多個；試用用戶的留存率為80%。
第二，在營銷方面，市場熱度非常高，由於前期投入大幅度的廣告費用，還請了歐巴代言，所以我們的產品搜索指數在一週內也排在前五名，吸引了30多家媒體的報道。
第三，在運營方面，這次準備更加充分，上線的活動方案已經準備好，只差執行了。
關於表達的3個套路
當把腦中的雜亂想法進行結構化之後，表達方式也要遵循一定的套路，這樣才能讓表達呈現更好的效果。在這裡提供3個套路：
A. 先結論，後原因
比如上面提到的交期推遲的案例。先告知客戶推遲這一信息，再一一列舉原因。
這樣做的好處是，對方一上來就能清楚瞭解你的意圖，提高溝通效率。
B. 先結果後過程
比如，老闆安排了你一項任務，過了幾天讓你彙報進展。如果你上來就巴拉巴拉說一通這幾天都幹了啥，估計還沒說完就要被打斷，並被訓斥：“現在到底進展到哪步了？”
其實可以換位思考，如果你是老闆，最想聽什麼？ 當然是結果。
所以先說任務當下的進度，大約什麼時間能完成。然後再挑重點說過程。
你這麼一說，老闆心裡就對你的工作有底了，對你也會刮目相看。
C. 先論點，後論據
通常用於就一件事表達自己的觀點或意見。這時候最有效的方法就是，先亮明自己的觀點/態度，為了支撐自己的觀點，再進一步列舉論據1，2，3......
但是，不管什麼樣的表達套路，都需要結合實際情況來靈活變通。不能死守不變。
最後總結一下，本文主要講了要想從表達菜鳥向高手躍遷，需要構建結構化思維。而構建結構化思維可以通過自上而下找結構和自下而上歸納提煉結構兩個途徑來實現。最後給出了3個表達套路。
關注 ，成長路上一起走。
閱讀更多 喬妹在濟南 的文章
