島 君 說
每人每天的時間都是有限的，然而似乎我們有無窮無盡的事情要做，以至於……時間管理指南之類的書籍，常年位居暢銷書榜的前列。不過，每位大師都有其獨特的思想體系，這些指南之間也有矛盾和不一致之處。
比如，《儘管去做》一書中鼓勵人們從耗時簡單的任務開始，想到就去做。另一本《吃掉那隻青蛙！》建議從最困難的任務開始，再逐步轉向更容易的事情。《戰勝拖延》則建議人們首先執行社交活動和休閒活動，再將工作填充到空白時間之中，而《等待》一書中則提到了一些故意不立即完成任務的例子。
所以，讀了那麼多時間管理的書籍……我們仍舊過不好這一生。不過，相比於直接提出建議，計算機科學和算法，或許能為你的“時間管理問題”帶來新的視角。
作 者：孫熙霽
圖 片：視覺中國
來 源：正和島
在《算法之美：指導工作與生活的算法》這本書裡，作者細數了我們可能遇到的不同情境，從而提出瞭解決方案——
最重要的時間調度問題只涉及一臺機器，那就是我們自己，而“單機調度”的第一堂課，就是明確你的目標。
明確你的目標——不同目標有不同對策
現在是週一早晨，你的日程表上還有一大堆任務等著去完成：
有些任務只有在其他人完成之後你才能開始；
有些任務只能在規定的時間開始；
有些任務迫在眉睫，
而有些任務卻沒有時間要求。
有些任務雖然時間緊迫，但沒那麼重要；
有些任務很重要，但並沒那麼緊迫……
任何事情，在你開始一個計劃之前，必須選擇一個衡量指標。也就是說，針對時間管理這個問題就是，面對龐雜的任務和有限的時間，你首先要想明白，你想達成什麼目的？——是杜絕拖延？是儘可能少的時間，完成儘可能多的事情？是緊急救火？還是要事先行？我們最終挑選的這個指標，將直接影響哪種方法的實施效果最好。
對於有截止日期的任務，而你的老闆關心你是不是能按時完成，那麼，我們需要根據延期的程度進行判斷。此時，我們的目的就是要按時完成任務，避免拖延，那麼，最佳策略就是，先從截止日期最近的任務開始，再以此類推逐漸執行。這一策略被直觀地稱為“最早到期日原則”。
例如，在服務行業，每位客戶的“到期日”就是他們走進店的那一刻，這就意味著要按照客戶進店的順序進行服務。例如，針對冰箱裡的食物，如果你的目的是不吃過期的食物，那麼，根據保質期這個順序吃它們似乎是一個合理的出發點，等等。
不過，你可能注意到了，在生活中，事實不完全是這樣——相比於不吃過期的食物，你的衡量標準是吃最可口的食物，這樣一來，你的做法不是從最早到期日的食品開始吃，而是從最新鮮的食物開始吃，直接扔掉可能要過期的口感不佳的食物。
有時，我們只是想要把事情都做好：在儘可能少的時間裡完成儘可能多的事情。此時，“最短加工時間法”推薦你先做任何耗時不到兩分鐘的任務。
當然，這沒有辦法改變你的工作總量，但最短加工時間法可以儘快減少未完成的任務數，從而撫慰你的心靈。它就像是把重點放在減少待辦事項列表的長度。
如果每一件未完成的工作就像你身邊的一根刺，那麼儘快完成簡單的任務可能會給你的心情帶來一些舒緩。
不過，所有未完成的項目，重要性並不都是平等的，壓在你心頭的石頭，重要也不是平均分配的——撲滅廚房裡的火肯定比用郵件熄滅顧客的怒火更重要，雖然前者可能耗費的時間更長。
此時，你就需要在時間調度中，引用“權值”來區別不同事物的重要性。而針對這一目標的最優策略是對最短加工時間法的一種完善——將每個任務的權值通過其需要的完成時間進行劃分，然後將單位時間重要性（如果你喜歡的話可以稱之為“密度”）從高到低排序。
雖然可能很難將日常工作的每一個任務都賦予一定的重要性，但這一策略仍然提供了很好的經驗法則：只需優先完成那些可能需要雙倍完成時間且具有雙倍重要性的任務。
不只是要把事情做好，更重要的是把權值更高的事情做好——在每一個時刻都做好最重要的工作，這聽起來像是治癒拖延症的一個行之有效的方法。但事實證明，僅僅這樣還不夠。
每時每刻做最重要的事情？這可能是個目光短淺的解決方案
每時每刻做最重要的事情？很抱歉，你想得很美好，但是，這可能是個目光短淺的解決方案。《算法之美：指導工作與生活的算法》提到了喜劇演員米奇·赫德伯格的故事。
“當時我在賭場，我正在做自己的事情，保安走過來說：‘你要挪一下位置，你擋住消防出口了。’我說，如果這裡有火災，我還不會跑嗎！只要你是可燃體，且雙腿健全，你就永遠不會堵住消防出口。”
是不是很好笑？歌德曾說：“最重要的事情永遠不應該受到不重要事情的影響。”雖然這有一定的道理，但它也不都是真的。
有時候，最重要的事要等不重要的事情完成之後才能進行，所以，那些貌似不重要的事情，其重要性和所謂的“最重要任務”一樣重要。
比如，安排好三個孩子的一天，有很多需要統籌的事務。孩子們必須先吃完早餐，一家人才能出門，而如果家長不記得遞勺子，那孩子就不能吃早餐……有時，你忘記做一件小事會導致整個任務的延遲。
多任務處理，卻一事無成
到目前為止，我們考慮的情況一直基於一點：只要開始一件任務，我們就要做完。所以，我們一直在討論，是先開始簡單的，還是先做重要的，還是先做截止日期靠前的，等等。
那麼，現在，我們再加入一個變量——中途停止一個任務的執行，切換到另一個任務上。日常生活中，可以看作是打斷，算法中，我們稱之為“搶佔”。“搶佔”這個屬性最後會戲劇性地改變整個遊戲。
每當你轉換任務時，你都要付出代價。對於這一點，我們深有體會。
比如，我們將辦公桌上的文件拿來又拿走，電腦上的文件關閉又打開，走進房間卻不記得我們要來做什麼，打開手機app卻忘記了要幹嘛。
心理學家的研究表明，任務切換的影響可以包括延遲和錯誤，影響時間會是幾分鐘而不是幾微秒。任何一個人，如果你在一小時內被中斷幾次，那麼你就有這一個小時什麼都做不成的危險。
有的人以自己通常能同時做好幾件事為傲。實際上，很可能你將一事無成。
想想雜耍者形象。當一個球被拋在空中時，雜耍者有足夠的時間將另一個球拋向空中。但如果再加一個球他能處理嗎？如果他不把那個球拋向空中，那其他所有的球都會掉到地上。很明顯，整個系統就會崩潰。
同理，雖然我們可以理解一個不知所措的雜耍者，但到我們自己，為什麼就迷糊了呢？
顛簸狀態對於人類來說是一個非常好辨識的狀態。
如果你想停止手頭上的事情，以便有機會寫下所有你應該做的事，但並沒有多餘的時間，你就陷入了顛簸狀態。如果僅僅是記住要做什麼就已經佔據我們全部的注意力，或者我們在行動之前思緒就被打亂……這都是顛簸狀態。
如何解決呢？很簡單，就是學會說“不”。減少事情，擴充你的內存和緩存。
花在一個任務上的時間，並不是越少越好
在這裡，我們介紹兩個概念：反應速度和吞吐量——你能多快地進行反應，以及你可以做多少事情。
日常工作中，你必須像一臺電腦一樣，在反應速度和吞吐量之間做出自己的權衡。但矛盾的是，要想把事情做好，最好的策略就是慢下來。
操作系統的調度程序通常被定義為一個“週期”，其中的每個程序至少要保證運行自己的那部分任務，這樣系統就給每個程序提供該週期的其中一個“切片”。
程序運行得越多，這樣的一片就越小，每一期發生的上下文切換就越多，這樣就要以吞吐量為代價保持反應速度。
然而，如果不加以控制，當有足夠多的程序運行時，任務切片就會縮得極小，以至系統會將整個切片都花費在上下文切換上，而不是下一個任務本身。
設置花在任何一個任務上的最低時間量，有助於防止過於強調反應速度而完全忽視吞吐量。 如“時間盒子”或“番茄時鐘”等方法就是這一思想的體現。這裡的寓意是，你應該儘可能長時間地停留在一個任務上，而不是放慢你的反應速度。
如果你發現自己在進行很多上下文切換（比如處理一系列短任務），你也可以使用計算機科學的另一個做法：“中斷聯合”。
例如，如果你有5張信用卡賬單，不要在剛收到第一張賬單時就立即支付它，一直等到第五張賬單來時再做處理。只要你的賬單在到期31天之內，你就可以指定每個月的第一天作為“賬單支付日”，然後在這一天，把每張賬單放在你的辦公桌上開始處理，不管你是在三週前還是三小時前收到的。
同樣，如果你的電子郵件通信者沒有要求你在24小時內回覆，你可以限制自己每天只檢查一次消息。
關於時間管理問題，《算法之美：指導工作與生活的算法》的作者認為，如果你覺得很難完美地管理你的日程，那也許因為實際上這就是難以管理的。但是，儘管如此，我們討論過的算法往往是解決那些困難問題的起點——也許不是那麼完美的，但至少是可以預期的。
希望計算機算法，能為你的工作和生活，帶來更多的啟發。
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