在團隊中遇見喜歡要求別人幫忙的同事，是工作中常見的遭遇。但當對方的要求並不合理，自己也有自己的事要忙，分身乏術無法提供幫助，該如何溫和而堅定的拒絕對方，又不讓對方對你留下不好的印象呢？長期關注職場領域，同時也是領導溝通公司The Humphrey Group的創辦人Judith Humphrey，有感於上班族常苦於不知道如何拒絕同事，提出溫和說不的三個步驟，幫助上班族拒絕不合理的要求。
步驟一：停下手邊的事，聽對方要說什麼
遇到喜歡麻煩別人幫忙的同事，若無情地拒絕，可能會影響和諧氣氛；若對方的職務比較高，可能或造成自己日後的困擾。因此，當同事開口詢問，我們首先應該要給予對方“被尊重”、“被同理”的感受。就算已經知道對方想說什麼，也不應在對方陳述完困擾之前就打斷、拒絕。
若能夠停下手邊的工作、專心聆聽，則可以讓對方感受到傾訴的對象很尊重自己遇到的難題，也認真地在為自己想辦法，能夠感同身受。 這樣的心態可以減低對方被拒絕之後的尷尬，為下一步的拒絕鋪路。另外，也可能在聆聽的過程中，發現對方的工作可能的確有自己可以幫忙或感興趣的部分，甚至知道有更好的替代方案，不但不用經歷拒絕的尷尬，更能真的幫助到同事，增加自己在職場的人脈資本與親和力。
步驟二：客觀描述為什麼不行，不要找其他藉口
當聽完對方的要求，上班族若決定自己沒辦法幫忙，就可以直接跟對方說自己沒辦法幫忙，可能是因為時程表不合，或沒有相匹配的能力。但謹記不要向對方說出“因為我待會還要跟客戶見面”或自己“又要開會，又要接小孩，又要跟上司確認專案的進度”，因為前者會讓人感覺不受重視，後者則帶有指責的意味。若隨意捏造藉口，更可能穿幫。太過詳細的資訊，或者太直白的推拖，都不是好的拒絕方式，中性、理性，且簡單的拒絕，較不容易使對方把拒絕看作“針對個人的否定”，也就不容易造成雙方的尷尬。
步驟三：表達善意，簡單的鼓勵舒緩氣氛
在拒絕過後，上班族除了離開現場，有更好的處理方式。說出拒絕後，我們仍舊可以向對方表示善意，或許是向表達自己的鼓勵，又或者是向對方推薦更能夠幫助對方的人選。無論前面的鋪墊工作進行得多順利，被拒絕的一方仍舊是經歷了鼓起勇氣求助而沒有獲得幫助的難堪。因此，在步驟二之後，上班族若能夠以溫和、鼓勵性的語氣表達自己的支持，可以舒緩氣氛，並解除對方的尷尬。
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