對於會計核算的基礎工作，如憑證摘要、會計科目、會計憑證後附單據、會計檔案等基礎的核算工作。我們總認為這些都是小問題，或者壓根不把這些問題看作是問題。而實務中不管是上市公司還是非上市公司，不管我們是採用手工或電算化還是採用erp系統，這些最基礎的問題，因為我們不足夠重視這些問題，導致這些小問題成為財務核算的大問題。正所謂“基礎不牢地動山搖”，會計核算的基礎工作不做紮實，後續的高階財務問題都將成為問題。以下案例雖然都是以可以檢索到的上市公司的案例，很顯然並不是只有上市公司才存在這些問題，也不是說只有上市公司出現這些問題才會被查。而是從這些真實的案例中，窺探會計基礎工作在實務中普遍存在的問題，以尋求規範企業會計基礎核算，為企業財務分析、稅務管理、財務管理提供基礎的數據支撐。
一:憑證摘要
在會計憑證填制中，我們認為會計科目用對了，金額沒錯。其他的事情事情就無所謂了。至於憑證摘要不太關心，甚至認為可以忽略不計。首先憑證設置這個摘要肯定是有用的，只是實務中你可能沒有用好。但要把憑證摘要寫好也不是一個簡單的事情。我們需要從兩個方向去把握。一是摘要寫得太簡單。比如業務人員報銷差旅費， 摘要直接寫“差旅費”。比如日常報銷費用，直接寫“報銷”。這麼寫都過於簡單。寫了和沒寫是一樣的。基本的要素，時間，人物都沒有涵蓋進去。無法為日後查賬，更不利於分析取數。二是寫的太細，寫的太細那就不叫摘要了，那就詳細記錄。
有的人可能認為會計摘要有什麼技術含量的東西，還需要單獨拿出來說嗎?個人認為，很多人認為簡單的事情，實際上如果我們不去認真、規範的去做。這個問題還真成了問題。不要說中小企業存在這個問題，就連很多上市公司都存在這個問題。比如:國民技術關於規範財務會計基礎工作專項活動的整改總結報告， 2010 年 10 月 15 日[問題] 部分記賬憑證編制不夠規範，記賬憑證摘要內容不完整、憑證附件數有未填寫、報銷單核準金額未填大寫金額等現象。
[整改]:強制要求財務人員在編制憑證時按規定做到摘要內容完整、憑證附件數必須填寫、核准金額要填大寫金額。整改後，會計核算的基礎工作更加規範和紮實。關於上市公司會計整改報告中，其中提到會計憑證摘要不規範的，這裡只例舉一家作為說明，實際上這個“摘要不規範”問題，在上市公司很多家企業都有。
有人說了，我中小企業證監會也不會查我的會計摘要，稅務也管不到我摘要的問題。有什麼可規範的必要呢? 其實很多會計都有這個想法，認為這些是針對上市公司的規範，小企業才沒人管呢。可是如果真的做好了摘要，真的用心去規範摘要，你會發現對於你後續的賬務查詢，日後的財務管理是非常有效的。對於採用erp系統的企業，摘要也需要根據業務字段，在憑證模板設置的時候，抓取相關字段，以便系統生成分錄時，形成完整的摘要。否則如果對erp系統摘要字段不加以設置的話，出來的全是AR**/AP**/CKD**/RKD**，這些單據號的摘要也是存在問題的。以下本人以個人實務中摘取制定的“摘要規範規則”供大家參考。
舉例
二: 會計科目
相比較會計憑證摘要，我們對於會計科目還是比較重視的。但是具體到會計科目明細設置，很多企業就存在問題。實務中常見會計科目使用錯誤，主要體現在:其一以發票為準的會計科目設置:實務中會計做賬很多是根據發票或單據的類型來做賬，最經常看到的是見到餐飲費發票就計入業務招待費。會計做賬時應該按業務的性質來確定成本費用的歸集科目，而不是根據單據的種類來確定會計科目。如餐飲票根據業務性質可以入業務招待費，可以計入“職工福利費”，可以計入“差旅費”可以計入“會議費”，可以計入“職工教育經費”。其二以部門為準的會計科目設置，實務中很多會計做賬，以部門作為科目設置的準則。比如招待費，研發人員報銷招待費計入研發支出-業務招待費，生產人員報銷招待費計入製造費用-業務招待費。還比如生產人員為辦公室代買的辦公用品，會計人員見報銷人員是生產人員就直接計入製造費用-辦公費。以下主要用上市公司的案例，從“費用抓瞎入其他”，“未按照業務實質計入相關科目”，“未合理分攤使用會計科目”三個方面來說明普遍性的會計科目錯誤使用問題。
1
費用抓瞎入其他
實務中很少企業專門設置了會計科目規範使用手冊。很多企業沒有規範的科目設置規則，導致會計人員對於抓不準的科目，一律採用“抓瞎”的辦法，統一入“其他”。比如“兆馳股份:關於全面深入開展規範財務會計基礎工作專項活動的整改報告(2010 年 10 月 30 日)[問題] 公司會計科目設置不合理，費用類科目中明細科目“其他”中項目過多。
[整改]:公司已經增設明細子科目細化核算，並在《會計系統控制制度》中已作出相關規定。”此公司是我們實務中普遍存在的問題，很多會計對於把我不準的項目，直接計入其他。一是可能確實不知道入哪個科目，二是其他項目過多，日後面對稅務檢查，存在一定風險。
2
未按照業務實質計入相關科目
會計記賬強調“實質重於形式”，也就是我們記賬必須根據業務的實質來記賬。什麼是會計的業務實質呢?否則會出現將財務部的所有費用都計入財務費用的問題，或者見到餐飲費發票就計入業務招待費。實務中未按照業務實質記賬的問題還是比較普遍，比如“金健米業關於監管部門現場檢查中發現的有關問題的整改報告(2009 年 09 月 29 日)[問題] 會計科目設置或使用不當:( 1)將銀行融資發生的業務招待費記入“管理費用-融資費用”科目，未記入“管理費用-業務招待費”科目。( 2)公司總部 2008 年 12 月將 2 樓展廳布展費記入“管理費用-其他”，未記入“銷售費用”。( 3)將車間固定資產維修費記入“製造費用”，未按新準則要求記入“管理費用”。如常德精米廠、常德面製品分公司。( 4)對臨時工工資未納入“應付職工薪酬”科目核算，如常德精米廠、常德面製品分公司等。( 5)公司總部將應付給客戶的資金以業務員的名義設立明細科目核算，不便於債權債務的管理。
[整改]:( 1)將銀行融資發生的業務招待費記入“管理費用-業務招待費”科目。( 2)將公司展廳布展費用記入“銷售費用”。( 3)將固定資產維修費記入“管理費用”。( 4)將臨時工工資記入“應付職工薪酬”科目核算。( 5)將應付客戶的資金以業務員的名義設立明細科目核算時，將客戶的名稱作為附註列明，便於跟蹤債權債務的經辦人，從而達到管理到位的目的。”將銀行融資發生的業務招待費記入“管理費用-業務招待費”科目;將 2 樓展廳布展費記入“銷售費用”。都是迴歸到業務實質的要求。將固定資產維修費記入“管理費用”一是新會計準則的要求，二是也是強調業務實質的要求。
3
未合理分攤使用會計科目
“中科電氣:關於收到湖南證監局責令改正決定書的公告(2010 年 08 月 18 日)[問題] 會計科目使用不正確。如公司員工的“四險一金”均通過“管理費用”計提，未按照員工所屬部門計入不同項目;公司支付民工工資未通過“應付職工薪酬”科目核算;公司行政辦公發生的水電費未計入管理費用而全部計入生產成本。
[整改]:1、公司員工的“四險一金”未按員工所屬部門計入不同項目，而均通過“管理費用”計提，主要是相關會計人員對企業會計準則的相關條款理解偏差造成。2、支付民工工資未通過“應付職工薪酬”科目核算，主要是因為民工工資支付額小且多為維修發生，所以直接計入了相關費用。 3、公司行政辦公發生的水電費未計入“管理費用”而全部計入了“生產成本”，主要是行政辦
公用水用電未單獨裝表計量且發生額小，所以會計人員未將其在“生產成本”和“管理費用”之間分攤。”此類問題主要是相關會計處理沒有合理分攤。導致公司員工的“四險一金”未按員工所屬部門計入不同項目，而均通過“管理費用”計提;公司行政辦公發生的水電費未計入“管理費用”而全部計入了“生產成本”。實務中這種分攤問題，需要會計對於業務和會計有一個準確的理解，同時分攤的標準也需要符合相關要求，如果認為反正都是計入損益科目，全部計入某一個科目都是錯誤的。
4
按照自己理解使用會計科目
“包鋼股份:關於內蒙古證監局現場檢查的整改報告(2010 年 07 月 31 日)[問題] 2009 年度將處置固定資產損失 43.6 萬元應列入“營業外支出”，但卻以負數列入了“營業外收入”中。
[整改]:公司將嚴格執行企業會計準則和公司會計核算制度，加強培訓，增強對複核環節的控制。”這種根據自己的理解來處理的思路，也存在不少。認為營業外支出以營業外收入負數都是一個性質，這種處理思路需要及時糾正。
三:會計憑證後附單據
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單據要素不齊全
日常實務中對於會計憑證後面的單據，一是不少企業因為缺乏嚴格的單據管理，或者缺乏嚴格的內控管理。導致單據內控要素不齊全或者流於形式，二是不管是在電算化還是erp下，存在對於單據的不重視現象，導致會計憑證後附單據不齊全。會計單據不齊全不僅是會計規範處理的要求，同時稅務風險管理，企業法律風險等各項管理的需求，因為單據就是證據。
“關於湖南證監局現場檢查有關問題的整改報告( 2010 年 11 月 23 日)[問題] 公司會計記賬憑證的製作有欠規範。如:部分記賬憑證後缺少複核人員、出納和記賬人員簽名;部分原始憑證後的原始憑證粘貼單要素不齊全。[整改] 對於存在部分記賬憑證缺少相關責任人簽名的問題，公司自接到《改正決定書》即日起，已陸續對上述製作欠規範的會計記賬憑證進行了整改，並更加規範了相關責任人的簽名。對於原始憑證粘貼單不齊全的問題，主要是由於檢查期間公司財務系統剛剛升級完成，在重新整理相關原始單據時出現部分歸集暫未整理到位，公司自接到《改正決定書》後已完成了單據的規範齊全。”
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企業出於保密原因，未付單據
一些企業出於保密原因，對於一些涉及企業內部資料單獨保管，沒有附在憑據後面。比如工資表、年終分紅、各項提成分配表。這些單據嚴格來說也是必須附在會計憑證後面的，如果沒有附在後面，需要建立單獨的索引，以便隨時查找。“怡亞通(關於規範財務會計基礎工作專項活動的整改總結報告)， 2010 年 10 月 21 日[問題] 個別憑證的原始附件沒有附在記賬憑證後面，或未與記賬憑證建立索引。例如:因出於保密的考慮，工資薪酬類的原始憑證沒有附在記賬憑證後，而是單獨保管。[整改] 對前期此類憑證建立相應的索引編號，並要求後期在製作此類憑證時也必須建立相應的索引號以便查找。”
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相關單據缺乏完整性與鏈條性
以上說的是企業沒有單據或者單據不齊全的問題，其實還有一個實務中比較多的問題，就是單據的完整性與鏈條性。比如以下企業關於盤點單據的問題，就是最典型的單據完整性與鏈條性問題。“深天馬 A(關於規範財務會計基礎工作專項活動的整改總結報告)， 2010 年 10 月 26 日[問題] 存貨盤點報告方面問題。
[整改]:重點對以下方面進行整改: 1、盤點表電子文檔是否齊全; 2、電子文檔與紙質盤點表是否一致; 3、盤點表是否有相關人員簽字; 4、半年度/年度紙質盤點表是否有製表人、審核人、部門經理簽字(半年度、年度檢查); 5、盤點差異是否分析原因並提出整改措施。”很多企業盤點表，都是一張盤點表，然後其他的、盤點差異是否分析原因並提出整改措施都沒有。
四:會計檔案
關於會計檔案的問題，主要的是要不就是企業沒有會計檔案管理的制度，要不就是有了會計檔案管理制度，但是管理制度束之高閣，沒有具體落實制度。會計檔案管理是會計法規定的，實務中存在不少企業沒有遵從會計檔案管理規定。但是不管是從法律法規的要求來說，還是從企業內部控制管理，企業稅務管理等方面，都需要進行嚴格的管理。15年新的會計檔案管理辦法出臺，中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號-會計檔案管理辦法，可見會計檔案問題法律法規方面與時俱進，企業不管從會計法律，稅務管理都需要足夠重視會計檔案管理的問題。
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沒有會計檔案會計辦法
西藏藥業關於西藏證監局對公司採取責令改正措施決定的整改報告( 2013 年 12 月 25 日)[問題] 公司於2013年11月4日收到了中國證券監督管理委員會西藏監管局下發的《關於對西藏諾迪康藥業股份有限公司採取責令改正措施的決定》(藏證監發〔 2013〕 132號)。《決定》指出:部分內部控制制度不健全，本草堂未制訂會計檔案管理辦法。
[整改]:針檢查中發現的部分內控制度不健全，特別是會計檔案管理空缺的問題，本草堂財務管理部已就此問題進行了整改，按照股份公司的內控制度並結合本草堂實際完善了會計檔案管理制度，編制了《會計檔案登記清冊》，對歷年會計檔案進行了全面梳理並按制度要求進行規範管理。
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有管理辦法沒有具體落實
深圳萬訊自控股份有限公司關於開展規範財務會計基礎工作專項活動自查報告( 2011 年 04 月 25 日 )[問題] 公司《財務會計管理制度》中規定:“會計檔案調閱必須經財務負責人同意，填寫調用清單才能攜出，並在約定的期限內收回。在經得財務負責人同意後才能複印。”實際未按相應規定辦理。
[整改]:會計檔案調閱和複印時，申請人已按規定填制《會計檔案調閱申請單》，寫明調用原因、調用檔案明細、歸還期限，經財務負責人審批後，由會計檔案管理人員辦理借調手續。現會計檔案調閱和複印手續規範，合理保證了會計檔案和會計信息的正確性。
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