大家在用Excel的時候一定要養成很多好習慣,這樣的好習慣不僅能給自己帶來便利,也能給看錶格的人帶來便利。
今天分享幾個好習慣。
首先是數字格式,
我們來看一下下圖存在什麼問題。第一個是小數點的位數不統一,第二個是對齊方式不一樣。有了這兩個問題之後,我們會有什麼樣的問題呢?
假如我是劉備,作為蜀國的總經理,我得看看誰拿到的錢多吧。我拿到報告的時候就會把做這個報告的人罵一頓,因為我無法一眼看出數據想表達的信息。
我們接下來看看改進版本,有什麼改進呢?我們把小數點全部去掉,數字格式都變成了右對齊。這樣一來,我們一眼就能看出誰領的多誰領的少。我們以Q3的數據為例,黃忠最少。
那這樣就夠了嗎?其實不夠的,比如我們看到Q1張飛的值93059,很難一眼就知道數量級,所以我們最好能按照國際慣例每千位分開的格式,這樣一眼就能看出張飛是9萬多。
但是作為一個月薪4萬+的下屬,我在做任何報告的時候都要為老闆著想,把老闆想象成白痴。這樣做出來的報告才能讓老闆喜歡。所以我為了讓劉備能快速的指導去年每個季度、每個人、全年的績效工資的發放情況,又加了彙總。
小小的一張表格卻有很大的學問。
明天再來繼續分享Excel表格的那些好習慣。
大家請記住,好習慣不是一天兩天就能養成的,要日積月累。學好三年,學壞三天的道理要記住。
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