面对突如其来的新冠肺炎疫情,山东女子学院快速反应、主动作为,信息化部门充分发挥专业与技术优势,在一周之内完成了“企业微信+网上办事大厅”的云服务平台搭建工作,自主研发“每日填报”“入校申请”“离济备案”等线上流程,为疫情防控提供了全方位信息化保障。进入常态化防控后,继续对“企业微信+”模式进行全面完善,成功对接“WebVPN应用平台”并实现了校内系统、教学资源、科研资源的全量汇集,目前已基本形成以企业微信为“一体”、以网上办事大厅和WebVPN为“两翼”的信息化建设与应用新模式,在保证学校疫情防控工作快速、安全、可靠、便捷开展的同时,保障了学校各项工作的正常运转,为师生提供了全面、方便、快捷、高效的服务。
一、构建“企业微信+”云平台基本情况
在严峻的疫情防控初期,为保证教学、科研、生活等方面的正常进行,学校研究制定了《关于加快信息化助力疫情防控的实施方案》,确立了“一体两翼、三步实施”的技术路线(见图1),确保达到“学生学习与在校一样”“教师科研与在校一样”“行政办公与在校一样”三个目标。
(一)一体两翼:构建“云服务”的基本框架
“一体”即构建山东女子学院企业微信平台,是学校各类信息化系统移动应用的主平台;“两翼”即网上办事大厅和WebVPN应用平台,是承载学校事务在线办理和业务系统访问的两大子平台。“三步实施”即本着“先基础后应用、先基本后扩展”的原则分三步进行实施:第一步,搭建企业微信主平台,并实现与网上办事大厅、WebVPN两大子平台的对接融合使用,即快速构建起“一体两翼”的信息化建设与应用模式;第二步,根据上级政策要求和师生在教学、科研、行政办公等方面的基本需求,梳理出最紧迫的办事流程和最重要的业务系统,如每日健康信息填报与分析、进校申请、视频会议、线上教学平台、中国知网、图书查询系统等作为第一批应用在平台内尽快实现,满足疫情防控和日常教学的基本需求;第三步,在前两步的基础上,继续优化、扩大各类应用,实现办事流程和业务系统能上尽上,推进学校信息化得到更加深入广泛的应用。
图1 “一体两翼”信息化建设与应用模式
(二)迅速启动:“云服务”功能的全面发挥
2020年2月23日,在疫情防控最严峻时刻,学校启动“企业微信+”云服务平台,仅两天时间就完成了783名教职工、14924名学生和432名第三方服务人员的全员注册、启用。基于企业微信和统一身份认证系统,“云服务”平台实现了与网上办事大厅、WebVPN两大系统的对接,并开通了视频会议、部门微盘、电子邮箱、部门交流群、云班车等应用。在开学前的2周内,学校利用企业微信的“会议系统”召开会议10余次,涉及疫情防控、教学工作部署、学生工作等安排。
开学后的第1周,基于“企业微信+”的服务平台基本实现了各项教学、科研、办公、生活等服务功能的正常化,基本实现了三个“一样”的预期目标。目前企业微信通讯录联系人已达 16022人,涵盖学校全体教职工、本专科生及非校常驻人员等。基于“企业微信+网上办事大厅”为提供了三大类共48个服务项目,基于“企业微信+WebVPN”提供了知网、维普、万方、CALIS外文期刊等26个文献资源服务项目以及虚拟仿真实验室、课程资源平台等。此外还提供了通知公告、视频会议、课堂直播、校园一卡通等应用。“企业微信+”已经成为学校新的泛在式校园服务平台。
二、为疫情防控提供精准信息技术服务
疫情防控常态化需要信息技术的大力支持。学校信息化部门按照疫情防控工作领导小组的部署,为疫情的严格防控提供技术支持,取得明显成效。
(一)健康管理:推动形成数据填报及联动机制
为能够及时了解和关心师生的健康状况,完成各类统计上报工作,从师生易用、统计方便、调整灵活、自主可控的角度考虑,基于学校现有的流程引擎平台,建立了健康数据每日填报系统(见图2),同时设置了定时提醒策略,每天可以自动完成全校师生的健康信息统计工作。
同时,通过该平台建立了“人事—校医院—学生工作”的应急处置关联机制,对发现的师生体温异常状况立即采取联动反应,实现了对健康数据的精准化管理。自9月份开学以后,系统统计发现体温异常师生306人,其中对百余人采取了隔离观察措施,确保了疫情防控的及时和高效。
图2 健康数据每日填报与统计
(二)出入管理:推动形成校园出入实名及可追溯机制
为加强疫情期间校园安全管理,打通了一卡通系统和门禁系统,师生持一卡通或身份证刷卡即可进出学校;同时为方便校外人员进校,开发了“疫情期间进校申请”流程,审批通过人员的信息可实时自动同步到门禁系统,刷身份证即可进出学校(见图3)。通过系统之间的联动,真正实现了无接触登记和实名制审核,在提升效率的同时极大的降低了风险。
同时,该系统对所有出入校园人员的信息自动存储、统计,一旦有健康异常情况发生,可以通过系统进行人员追溯,为疫情摸排和状况调查提供数据支撑。
图3疫情期间进校申请与后台统计界面
(三)离校报备:推动形成请假报备追溯机制
为掌握师生出校之后的具体信息,实现数据可查、人员可追踪,设计了师生“请假审批”流程(见图4),同时对离开济南的教职工还要求通过“离济备案”系统上报具体的出行地点、出行方式、出行路线等信息。这些流程的应用,使得对离校人员的管理更加精准化,方便了对重点人群的及时排查、异常跟踪和数据上报工作。
图4 学生请假数据统计与分析
三、为“停课不停学”提供资源支持
停课不停教,停课不停学。为保证师生的教学、科研的需要,学校基于“企业微信”实现了对教学资源、实验平台、科研资源的访问,为学校人人皆学、处处能学、时时可学提供技术支持。
(一)基于“WebVPN”平台的资源服务
为满足广大师生线上教学和居家学习、科研和办公的需求,将学校业务管理系统、教学资源、科研资源等全部纳入WebVPN,搭建起统一信息资源平台,师生在校外通过PC机或移动设备即可安全、快捷的访问各类系统和资源。同时还主动申请了“中国教育和科研计算机网联邦认证与资源共享基础设施(CARSI)”全资会员,使师生在家就可以方便的获取知网、IEEE、SCIENCE等中外教学和科研资源(图5)。
图5 CARSI资源平台与应用统计
(二)基于“会议室”的在线教学
为满足教师对在线教学的多元化需求,除使用企业微信自带的会议功能外,还与腾讯课堂、智慧树、ZOOM等视频会议平台进行集成,为在线教学的顺利实施提供保障。
四、拓宽服务师生的信息沟通渠道
为畅通信息沟通渠道,本着“方便师生、服务师生”的原则,基于网上办事大厅先后开通了“教学发布专栏”“学工部长信箱”“学生公寓报修”“心理咨询预约”“建言‘十四五’”等一批流程,日均受理20多个学生反映的问题、申请、预约等,截止到11月中旬,业务办理总量达近300万条。
山东女子学院所推出的“企业微信+”模式,不仅实现了对学校疫情防控工作的全面助力,而且是在我校信息化建设与应用方面的一次改革与创新。下一步,我校将按照信息化建设规划的要求,根据疫情防控工作的新要求,瞄准师生对信息化的新需求,不断强化“企业微信+”平台功能,精准打造服务项目,提升应用效果和使用体验,为教学、科研、服务等提供全力支持,推动学校信息化得到深入发展。
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