面對突如其來的新冠肺炎疫情,山東女子學院快速反應、主動作為,信息化部門充分發揮專業與技術優勢,在一週之內完成了“企業微信+網上辦事大廳”的雲服務平臺搭建工作,自主研發“每日填報”“入校申請”“離濟備案”等線上流程,為疫情防控提供了全方位信息化保障。進入常態化防控後,繼續對“企業微信+”模式進行全面完善,成功對接“WebVPN應用平臺”並實現了校內系統、教學資源、科研資源的全量彙集,目前已基本形成以企業微信為“一體”、以網上辦事大廳和WebVPN為“兩翼”的信息化建設與應用新模式,在保證學校疫情防控工作快速、安全、可靠、便捷開展的同時,保障了學校各項工作的正常運轉,為師生提供了全面、方便、快捷、高效的服務。
一、構建“企業微信+”雲平臺基本情況
在嚴峻的疫情防控初期,為保證教學、科研、生活等方面的正常進行,學校研究制定了《關於加快信息化助力疫情防控的實施方案》,確立了“一體兩翼、三步實施”的技術路線(見圖1),確保達到“學生學習與在校一樣”“教師科研與在校一樣”“行政辦公與在校一樣”三個目標。
(一)一體兩翼:構建“雲服務”的基本框架
“一體”即構建山東女子學院企業微信平臺,是學校各類信息化系統移動應用的主平臺;“兩翼”即網上辦事大廳和WebVPN應用平臺,是承載學校事務在線辦理和業務系統訪問的兩大子平臺。“三步實施”即本著“先基礎後應用、先基本後擴展”的原則分三步進行實施:第一步,搭建企業微信主平臺,並實現與網上辦事大廳、WebVPN兩大子平臺的對接融合使用,即快速構建起“一體兩翼”的信息化建設與應用模式;第二步,根據上級政策要求和師生在教學、科研、行政辦公等方面的基本需求,梳理出最緊迫的辦事流程和最重要的業務系統,如每日健康信息填報與分析、進校申請、視頻會議、線上教學平臺、中國知網、圖書查詢系統等作為第一批應用在平臺內儘快實現,滿足疫情防控和日常教學的基本需求;第三步,在前兩步的基礎上,繼續優化、擴大各類應用,實現辦事流程和業務系統能上盡上,推進學校信息化得到更加深入廣泛的應用。
圖1 “一體兩翼”信息化建設與應用模式
(二)迅速啟動:“雲服務”功能的全面發揮
2020年2月23日,在疫情防控最嚴峻時刻,學校啟動“企業微信+”雲服務平臺,僅兩天時間就完成了783名教職工、14924名學生和432名第三方服務人員的全員註冊、啟用。基於企業微信和統一身份認證系統,“雲服務”平臺實現了與網上辦事大廳、WebVPN兩大系統的對接,並開通了視頻會議、部門微盤、電子郵箱、部門交流群、雲班車等應用。在開學前的2周內,學校利用企業微信的“會議系統”召開會議10餘次,涉及疫情防控、教學工作部署、學生工作等安排。
開學後的第1周,基於“企業微信+”的服務平臺基本實現了各項教學、科研、辦公、生活等服務功能的正常化,基本實現了三個“一樣”的預期目標。目前企業微信通訊錄聯繫人已達 16022人,涵蓋學校全體教職工、本專科生及非校常駐人員等。基於“企業微信+網上辦事大廳”為提供了三大類共48個服務項目,基於“企業微信+WebVPN”提供了知網、維普、萬方、CALIS外文期刊等26個文獻資源服務項目以及虛擬仿真實驗室、課程資源平臺等。此外還提供了通知公告、視頻會議、課堂直播、校園一卡通等應用。“企業微信+”已經成為學校新的泛在式校園服務平臺。
二、為疫情防控提供精準信息技術服務
疫情防控常態化需要信息技術的大力支持。學校信息化部門按照疫情防控工作領導小組的部署,為疫情的嚴格防控提供技術支持,取得明顯成效。
(一)健康管理:推動形成數據填報及聯動機制
為能夠及時瞭解和關心師生的健康狀況,完成各類統計上報工作,從師生易用、統計方便、調整靈活、自主可控的角度考慮,基於學校現有的流程引擎平臺,建立了健康數據每日填報系統(見圖2),同時設置了定時提醒策略,每天可以自動完成全校師生的健康信息統計工作。
同時,通過該平臺建立了“人事—校醫院—學生工作”的應急處置關聯機制,對發現的師生體溫異常狀況立即採取聯動反應,實現了對健康數據的精準化管理。自9月份開學以後,系統統計發現體溫異常師生306人,其中對百餘人採取了隔離觀察措施,確保了疫情防控的及時和高效。
圖2 健康數據每日填報與統計
(二)出入管理:推動形成校園出入實名及可追溯機制
為加強疫情期間校園安全管理,打通了一卡通系統和門禁系統,師生持一卡通或身份證刷卡即可進出學校;同時為方便校外人員進校,開發了“疫情期間進校申請”流程,審批通過人員的信息可實時自動同步到門禁系統,刷身份證即可進出學校(見圖3)。通過系統之間的聯動,真正實現了無接觸登記和實名制審核,在提升效率的同時極大的降低了風險。
同時,該系統對所有出入校園人員的信息自動存儲、統計,一旦有健康異常情況發生,可以通過系統進行人員追溯,為疫情摸排和狀況調查提供數據支撐。
圖3疫情期間進校申請與後臺統計界面
(三)離校報備:推動形成請假報備追溯機制
為掌握師生出校之後的具體信息,實現數據可查、人員可追蹤,設計了師生“請假審批”流程(見圖4),同時對離開濟南的教職工還要求通過“離濟備案”系統上報具體的出行地點、出行方式、出行路線等信息。這些流程的應用,使得對離校人員的管理更加精準化,方便了對重點人群的及時排查、異常跟蹤和數據上報工作。
圖4 學生請假數據統計與分析
三、為“停課不停學”提供資源支持
停課不停教,停課不停學。為保證師生的教學、科研的需要,學校基於“企業微信”實現了對教學資源、實驗平臺、科研資源的訪問,為學校人人皆學、處處能學、時時可學提供技術支持。
(一)基於“WebVPN”平臺的資源服務
為滿足廣大師生線上教學和居家學習、科研和辦公的需求,將學校業務管理系統、教學資源、科研資源等全部納入WebVPN,搭建起統一信息資源平臺,師生在校外通過PC機或移動設備即可安全、快捷的訪問各類系統和資源。同時還主動申請了“中國教育和科研計算機網聯邦認證與資源共享基礎設施(CARSI)”全資會員,使師生在家就可以方便的獲取知網、IEEE、SCIENCE等中外教學和科研資源(圖5)。
圖5 CARSI資源平臺與應用統計
(二)基於“會議室”的在線教學
為滿足教師對在線教學的多元化需求,除使用企業微信自帶的會議功能外,還與騰訊課堂、智慧樹、ZOOM等視頻會議平臺進行集成,為在線教學的順利實施提供保障。
四、拓寬服務師生的信息溝通渠道
為暢通信息溝通渠道,本著“方便師生、服務師生”的原則,基於網上辦事大廳先後開通了“教學發佈專欄”“學工部長信箱”“學生公寓報修”“心理諮詢預約”“建言‘十四五’”等一批流程,日均受理20多個學生反映的問題、申請、預約等,截止到11月中旬,業務辦理總量達近300萬條。
山東女子學院所推出的“企業微信+”模式,不僅實現了對學校疫情防控工作的全面助力,而且是在我校信息化建設與應用方面的一次改革與創新。下一步,我校將按照信息化建設規劃的要求,根據疫情防控工作的新要求,瞄準師生對信息化的新需求,不斷強化“企業微信+”平臺功能,精準打造服務項目,提升應用效果和使用體驗,為教學、科研、服務等提供全力支持,推動學校信息化得到深入發展。
山東女子學院網絡信息中心
