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介绍一个数据有效性的实例：如何按单元格对应的填充色来求和。

案例：

下表是学生成绩表，每个颜色代表了不同的分数区间，现在需要对每种颜色的分数求和，如何实现？

解决方案：

1. 按 Ctrl+F 查找工作表，在弹出的对话框中点击“格式”按钮

2. 在弹出的对话框中点击“从单元格选择格式”

3. 此时鼠标会变成吸管形状，点击任意一个黄色的单元格 --> 回到对话框点击“查找全部”

4. 此时可以看到所有黄色的单元格都已经找到

5. 全选找到的黄色单元格 --> 关闭查找对话框

6. 选择菜单栏的“公式”-->“名称管理器”--> 在弹出的对话框中点击“新建”

7. 在新弹出的对话框，在名称栏中输入“黄色”-->“确定”

8. 现在回到工作表，在需要对黄色单元格求和的区域输入以下公式即可：=sum(黄色)

9. 依照上述步骤依次对其他颜色求和

Excel学习世界

数据有效性在Excel 2013以上版本中叫做数据验证，它的作用是从规则列表中进行选择以限制可以在单元格中输入的数据类型。

通过数据验证，可以完成许多有用的功能，我们来看一下都有哪些神奇作用：

01、制作下拉菜单

Step1：将鼠标定位于需要设置下拉菜单的数据区域，然后依次点击【数据】→【数据验证】，弹出【数据验证】对话框。

Step2：在【允许】中选择【序列】，在【来源】中输入【数学,语文,英语】，注意用英文状态下的逗号,分隔。

Step3：设置完成后点击【确定】，在数据区域就可以通过下拉菜单的方法选择要输入的内容。

02、禁止重复输入

有时我们需要设置在某些区域不能重复输入，比如在姓名列就要求不能有重复，如何在能在规则方面进行限制呢？答案就是使用数据验证。

Step1：将鼠标定位于需要设置下拉菜单的数据区域，然后依次点击【数据】→【数据验证】，弹出【数据验证】对话框。

Step2：在【允许】中选择【自定义】，在【公式】中输入公式：=COUNTIF(A:A,A2)=1

注意这个公式中有两个等号，其中第一个等号是为了告诉Excel，接下来要输入的内容是公式；第二个等号是用于判断COUNTIF(A:A,A2)是否等于1。

这个公式的最终作用就是，在A列中输入的内容，他们的数量被限度为1个，也就是说内容不能重复。

03、只能输入特定的日期

同样在【数据验证】界面，在【允许】中选择【日期】，在【数据】中选择【介于】，也就是说限定日期只能在两个日期之间，在【开始日期】中输入想要设定的起始日期，在【结束日期】中设定结束的日期。

这样设置完成之后，只能在数据区域输入起始于结束日期之间的日期，其他时间段的日期都不允许输入，如图所示，当输入其他日期则会提示警告：

04、输入提示

针对一些没有特定规律的内容，数据验证也有妙招，比如我们需要采集员工信息，其中地址一栏，需要填写家庭地址而非公司地址，我们可以这样进行提示。

在【数据验证】对话框，切换到【输入信息】分栏，然后在【标题】下写“温馨提示”，在【输入信息】下写“请输入家庭地址”，然后点击确认。

这样，当用户选中单元格输入内容时，就会时时提醒输入正确的内容。

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Excel中的数据有效性怎么用？

Excel中的数据有效性，也叫数据验证，用途很多，使用也很简单。

我将从以下几个方面回答这个问题：

• 什么是数据有效性；
  

• 应用实例：限定输入性别；

• 应用实例：限定输入身份证；

• 应用实例：限定输入工龄；

• 配合公式使用，什么样的需求，都能满足

• 扩展

什么是数据验证（有效性）

从规则列表中进行选择以限定可以在单元格输入的内容，说白了，那就是规范用户输入。

这个数据验证，广泛应用于各种模板中，这样可以规范数据来源，毕竟，谁也不想辛辛苦苦做出来的问卷都是些无用的数据；

数据验证的方式很多，菜单点开数据验证，可以根据需要直接选择限制的方式，还可以选择给用户的提示信息，出错时的提醒等，如下所示：

应用实例：限定输入性别

先来一个简单的案例，性别录入。

• 选择区域；
  

• 菜单选择数据验证；

• 面板中选择序列，来源输入男,女

应用实例：限制输入的文本长度

如限定录入身份证，那就可以使用验证限定录入18位数的文本，如下所示：

应用实例：限定输入工龄

可以限定0~50的整数，如下所示：

数据验证+公式

函数是Excel中最为强大的模块之一，工作中许多的工作都需要公式来完成，那，数据验证，自然也要支持公式的。

如很常用的拒绝录入重复项，如下设置：

更多数据验证

以上几个都是较为简单的数据验证应用，更多的大家可以试试，有何问题，可以评论提出来。

再来个复杂的，验证中的序列将在Excel界面上提供下拉列表，也就是菜单。通过配合名称管理器和函数，还可以实现更为复杂联动式多级菜单，具体实现步骤，大家可以找下我的文章！

好了，问题就回答到这吧，希望能帮到你！

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Excel中的数据处理都是遵循一定的规律的，当数据内容杂乱无序的时候，就会增加数据整理、分析的难度，如何保证数据的一致性和有效性呢？我们就可以通过excel“数据一致性”功能来实现了。

1、固定单元格选项

同一个内容不同人有不同的表达，如“销售部”和“销售部门”，虽然意思相同，但输入内容不同，在刷选数据的过程中就会出现问题，所以，我们就需要通过“数据有效性”来输入固定数据。

操作：选中“部门”一列，选择“数据—数据验证”，在有效性条件中选择“序列”，在来源中选择条件设置区域。

2、避免重复录入

对于一些具有唯一性的数据，如合同单号、表单号等，我们就可以通过“数据有效性”功能来避免录入重复值。

操作：在有效性条件中选择“自定义”，然后在公式框中，输入“=COUNTIF(E:E,E1)<=1”其中“E”代表数据所在的列。

3、限制文本长度

身份证号、手机号等数据都有明确的长度，在输入的时候，我们可以通过限制文本长度，来减少输入错误的可能。

操作：在“有效性条件”中选择“文本长度”，数据栏中选择“等于”，长度选为“18”。

4、出错警告

不同的输入有不同的错误，我们还可以在“出错警告”中表明该列数据录入标准，从而更好的进行数据校对。

操作：数据验证—出错警告，输入“标题”和“错误信息”提示即可。

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Excel中的数据有效性怎么用？

什么是数据有效性？在Excel新版中它叫数据验证，老版中才叫数据有效性，作用是什么？如下图的表格，比如在性别选项中，肯定是男女选项吧，偏偏有些奇葩总是喜欢填公母，雌雄......填个年龄吧，非得写个12.5，186......输身份证号也有人能输多一位，少一位的，我也真的是想说一句......

好啦！说正题，怎么才能避免这种情况，操作如下：

首先，在下列表格中，我设定有四个班级，东、西、南、北，

先选中需要数据有效性的单元格，在数据菜单中找到数据有效性，并点击，如图所示：

在窗口中的允许点选序列，

如图所示：

在来源中输入东南西北，并用逗号隔开，注意：一定是在英文状态下的逗号！完成之后点击确定。如图所示：

点击确定后，在班级的选项就会出现一个小箭头，下拉就会出现班级的选项，如图所示：

性别选项的操作同上：

接着，我们看，

怎么给年龄输入数据有效性：

先选中需要进行操作的单元格，然后点选数据菜单中的数据有效性，如图所示：

在窗口中的允许选择整数，如图所示：

比如，要求客户的年龄在1~120岁之间，就可以在最小值最大值中输入数值，如图所示：

点击确认后，如果输入121或者0.5就会弹出限制窗口，如图所示：

在选中单元格后点击开始菜单中的设置单元格格式（或者按Ctrl+1,设置单元格格式的快捷键），如图所示：

在分类中选择文本，并点击确认，如图所示：

同样的，在数据菜单中点选数据有效性，如图所示：

在允许中选择文本长度，在数据中选择等于，如图所示：

因为身份证号的长度都是18位嘛，所以，长度的数值就输入18就可以了，如图所示：

在点击确认后，如果你输入的值超过了18位或者不足18位，就会弹出限制窗口，如图所示：

好的，数据有效性的操作就完成了，但是以上的操作是在输入值之前进行数据验证，如果这时候的数据是别人拿已经弄好的数据要你来验证，怎么操作呢？

如图，先选中需要验证的单元格。

同样的，在数据菜单中点选数据有效性，如图所示：

在窗口中设置需要的值，如图所示：

点击确认后在数据菜单中点选圈选无效数据，如图所示：

这样，在Excel表格中，错误的数据就被全出了，只需要改正就OK啦！

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Excel数据有效性也叫数据验证，主要用于在限定的区域创建有效的数据列表。

大部分人对他的了解仅限于创建下拉列表，其实不仅仅只有这个用处，下面就来介绍下他的5种用法，毕竟用好了他能够给Excel实战加分！

创建下拉列表

① 选中该列，选择【数据】—【数据工具】—【数据有效性】；

② 在弹出框中【设置】下修改有效性的条件，允许下的条件修改为【序列】，输入对应的数据源。

设置完成后，点击该列右边的下三角就会弹出下拉列表，另外需要注意使用英文状态下的逗号分隔文字~

限制输入数据范围

以设置时间范围为例，具体使用流程如下：

① 选中该列，选择【数据】—【数据工具】—【数据有效性】；

② 在弹出框中【设置】下修改有效性的条件，允许下的条件修改为【时间】，输入对应的时间范围。

设置完成后，如果输入日期不在这个范围内，就会跳出警告标志。

设置整数大小、小数等数据范围也是如此，选择对应的条件，输入对应的数据范围即可。

限制输入数据类型

① 选中该列，选择【数据】—【数据工具】—【数据有效性】；

② 在弹出框中【设置】下修改有效性的条件，允许下的条件修改为【自定义】，输入公式为【=ISNUMBER(C2)】，该公式代表的含义：限定数据类型为数值。

设置完成后，如果数据类型不是数字的话，就会弹出警告。

输入提示

① 选中该列，选择【数据】—【数据工具】—【数据有效性】；

② 在弹出框中【输入信息】下输入信息提示。

设置完成后，点击单元格就会显示刚才设置的信息提示。

出错警告

① 选中该列，选择【数据】—【数据工具】—【数据有效性】；

② 在弹出框中【出错警告】下输入出错信息&修改样式类型。

设置完成后，以下图为例，如果输入的信息和设置的数据类型不一致时，就会弹出出错警告框。

5种数据有效性的设置方式以及用法介绍完了，如果大家觉得有用的话，欢迎点赞或者评论~

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excel中的数据有效性怎么用？

excel中的数据有效性的作用就是控制数据在一定有效汇围内，可以防止误操作输入错误的数据值。

如图，选定数据表，点数据栏，选数据有效性：

针对学生成绩的情况，设置数据有效范围在 0--100之间的小数：

设置输入数据时的提示信息：

设置数据输入出错以后的警告信息：

如图，在输入时有提示信息显示：

输入超出范围数值会有出错警告：

excel中的数据有效性就这么用，很简单，试一下吧。

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excel中的数据有效性有不少的用法，下面简单介绍一下常见的应用。

1、数据有效性配合名称创建二级下拉菜单。

1.1、设置数据源，如下图：

1.2、设置名称。公式--根据所选内容创建--首行

1.3、创建部门序列

1.4、创建二级菜单，输入公式：=INDIRECT($B8)

2、用于考勤登记。

2.1、基础数据：

2.2、数据有效性序列设置：

2.3、数据有效性提示设置

2.4、结果：

3、防止输入无效数据。

N1单元格输入公式：=COUNTIF($M$1:$M$5,N1)>0，然后下拉。

当输入“非法”数据的时候，数据有效性报警。

输入“合法”数据，则不报警，见N1单元格。

4、标识无效的数据。

4.1、数据表格如下：需要标识小于60的数据。

4.2、数据有效性设置如下：

4.3、使用数据有效性的圈释无效数据，意为将小于60的数据圈起来。结果如下图：

数据有效性有多种多样的应用，以上为一些补充。

關鍵字: Excel 职场 有效性