Kenji是個苦逼HR，每個月都要聽待轉正的管理層做述職彙報，在年中7月和年終12月，還要聽了所有經理級以上人員的工作彙報。
做HR的這些年，kenji聽了1000+管理者的工作彙報，他們的彙報水平參差不齊，其中只有5%讓我們HR以及評委們由衷讚賞的。
看起來每個人風格各不相同，但是大道至簡，kenji整理出5個關鍵點，分享給大家。
01個人氣場強大
很多人在彙報時，容易緊張。一緊張就語速加快，還會忘記準備好的內容，嚴重地聲音發抖、身體打顫、舌頭打結，必然拉低印象分。氣場並非天生而來，我們普通人通過技巧訓練，就可以在短時間內迅速get強大氣場。
首先，語速慢下來。有意識地放慢自己的語速，放心你即使再慢，也不會慢過十幾年前的國家領導人。在一定程度上，語速越慢，氣場越強大。語速慢下來的時候，你就有足夠的時候去思考和措辭接下來的內容，因而口誤率更低，而且看起來從容大方。
不要害怕停頓。你可能是忘詞了停頓，也可能是因思考而停頓，也有可能是故意停頓。停頓可以引起所有人的注意，那些開小差的聽眾，都會因為你的停頓，重新把注意力放到你的工作彙報上。據說丘吉爾非常擅長利用停頓，他可以在出場後一言不發等上10分鐘，等下面的觀眾騷動、焦躁結束後，才開始講話。
其次，不要小動作。很多人一旦站到臺上，小動作就特別多，摸摸耳朵、摸摸領導、摸摸後腦勺、還有摸摸褲子拉鍊的。在做工作彙報的時候，肢體語言可以輔助我們表達，但是不要有以上這些小動作。
我們可以有一些大開大合的動作，比如五指併攏指引PPT，緩慢走到聽眾之間。
除了避免小動作以外，也要避免防禦性的姿勢，比如雙手抱胸，比如雙手叉腰，迴避聽眾目光、不停晃動身體等等。
最後，抬頭看聽眾。很多管理者在做彙報時，由於臺下坐的都是領導，內心膽怯害怕，不敢看向領導，要麼低著頭自顧自地說，要麼一直盯著PPT看。在工作中低調是必須的，除了在工作彙報的時候。在彙報時，那是屬於你的場子，大膽地看向領導，最好能夠兼顧所有的聽眾。
由於領導聽彙報聽得太多，可能你在看向領導的時候，發現他在玩手機。你可以裝著什麼事情都沒發生，你也可以大膽一點，突然停下來，來個長時間的停頓，領導一定會抬頭，認真聽你講話。
02彙報邏輯清晰
工作彙報是講究邏輯的，這是職場上普遍認可的規則。
如果你覺得自己邏輯不清晰，經不起評委的質疑，你可以系統學習一下邏輯思維相關的課程。最近李忠秋老師的《結構思考力》課程比較火，kenji學過，感覺還不錯，課程學起來比較燒腦，學完之後基本的邏輯精髓還是可以抓到的。參加思維邏輯課程訓練，學到的是思考的內在邏輯。
內在邏輯清晰必然重要，但是看起來邏輯清晰也很重要。
很多人心裡門兒清，一表達出來就顯得有些混亂。所以。kenji要跟大家分享的是如何讓別人聽起來，你的工作彙報很有邏輯性。
首先，把彙報內容分條列舉。
比如採取這樣的措辭聽起來就非常有邏輯性：
接下里我將從3個方面彙報一下2月份的工作內容；
我的彙報分為四個部分，分別是：XXX/XXX/XXX/XX
注意在分條列舉的時候，儘量歸類，最多不超過5條，常見的是3-4條。一旦超過5條，讓別人聽起來你的彙報沒有進行認真思考，沒有歸納總結，而是明細羅列。如果一個員工在彙報開始說：“我將從36個方面彙報一下這一年的工作”，所有的聽眾都會崩潰吧。
其次，善用連接詞。
比如：因此、所以、接下來、綜上所述、但是，由此可見。
舉個栗子：
從2019年的銷售數據中，我總結了三點經驗。
我剛剛闡述了2019年的工作概況，接下來我將彙報一下本年度的3個重點工作。
在2019年的工作中，我們仍然還有一些不足的地方。所以，2020年我們的計劃是.....
連接詞的最大作用是承上啟下，幫你進行彙報內容的轉換，同時讓別人聽起來，你的彙報如行雲流水一樣，層層遞進，邏輯清晰。
當別人聽到”由此可見“這個詞的時候，就知道你後面要說的是結論；
當別人聽到“接下來”這個詞的時候，就知道你後面可能要轉換話題；
當別人聽到“但是”這個詞的時候，就知道你要闡述不一樣的觀點和思考。
最後，有頭有尾。
開頭和結尾非常重要，所有評委彙報剛開始和快結束的時候，注意力最為集中，因而把握好這兩個時間段非常重要。
開頭，要做三件事：問好、自我介紹、工作介紹。
開頭的三件事，只需要三句話就可以了，千萬不要冗長和刻意。舉個栗子：
各位領導下午好！我是市場部的策劃經理張二黑，今天我將從4個方面來彙報一下我在試用期的工作情況。
對比開頭，結尾更加重要。
結尾要總結一下彙報的核心內容，可以用2-3句話進行概括。
就像開頭需要問好一樣，在結束要致謝，也不用複雜——我的工作彙報完畢，謝謝大家。
03時長精準把控
一般來說，工作彙報的時長都是框定好的，不要隨意突破。有一種常見的誤解：彙報時間越長，工作成果越突出。於是，很多管理者都有意把彙報時間拉長。
其實，過猶不及。時間太長太短都是不可取的。對於一個15分鐘的彙報，時間控制在12-18分鐘之內，對於一個30分鐘的彙報，時間控制在25-35分鐘之內。
在學會合理控制彙報時間前，先要學會把彙報內容進行分類：
必須講的——部門最核心的工作
應該講的——支撐結論的數據或者圖表
可以講的——工作上的細節或是非核心數據
將所要彙報的內容分成以上三類，提前進行排練計時。其中“可以講的”是個很好用的調節器。
如果時間太長，可以削減“可以講的”內容，去掉工作上的細枝末節和非核心的數據，只講“必須講的”和“應該講的”；
如果時間不夠，可以添加“可以講的”內容，多分享工作上的細節，使整個彙報更加立體化。同時，可以二次強調“必須講的”內容，部門最核心的工作多次提及也是合適的。
提前排練非常重要，有句話說：你必須非常努力，才會看起來毫不費力。
這句話在工作彙報中也同樣適用。提前排練不僅讓我們很好地把控時間，還幫我們熟悉彙報內容，這樣站到臺上才會從容不迫，落落大方。
絕大部分的彙報場合沒有時間提示，自己用手機設置鬧鐘不是一個優雅的做法。在你彙報時，你的鬧鐘突然響起來了，一點都不大方和穩重。
你可以找個小夥伴幫你計時，比如在倒計時3分鐘時，給你一個手勢。
如果沒有這個條件，就靠自己感覺，但是不要設置手機鬧鐘和頻繁看手錶。
04PPT配角助力
PPT是配角，主角永遠是彙報者本人。
基於以上共識，我們來看一下如何讓PPT成為我們的得力助手。
有些公司會給PPT彙報的模板，那麼你按照模板的結構來填充內容。如果沒有模板，kenji給你一個大的邏輯框架：
工作概述——工作全景圖。
在這部分中，你需要把做過的所有工作進行分類羅列。可以按照時間線羅列，也可以按照條線羅列，根據你們部門的實際工作內容來定。
如果領導對團隊不熟悉的話，在介紹工作內容前，介紹一個團隊成員，最好是組織架構圖的形式。
重點工作分析 ——核心工作闡述。把“工作概述”中的3-4個重點工作拿出來，逐個介紹分析。包括工作開展原因/過程/難點/解決方案/結果/榮譽等等。這個部分是的重要性佔到了50%，這是部門價值和崗位價值的重要體現。
亮點與不足——這是工作反思的部分。
說亮點側重成果，比如XX項目取得了XX萬的利潤，或者是收穫集團XX榮譽；
說不足側重改進計劃，不足的地方要分析原因，並且給到具體的整改計劃。比如人均產能低，明年計劃對成員進行績效考核，增加員工的積極性，從而提升人均業績。
未來工作計劃——下一個階段的工作方向和具體實施辦法。
如果是月度彙報，就寫下個月的工作計劃；
相應的，年度彙報，就寫下一年度的工作計劃；
如果是轉正述職彙報，看你的試用期是多久，試用期是三個月，就寫未來三至六個月的工作計劃；試用期是六個月，就寫未來六個月至一年的工作計劃。
以上是PPT的結構，接下來說一下PPT每個頁面的細節。
每一頁都換成公司統一的logo，特別是網上下載的模板，一定要記得調整；
模板的配色可以採用公司的主題色，如果公司沒有這個文化，用穩重低調的藍色準沒錯；
字體用微軟雅黑或等線，字體顏色用黑色就可以，重點內容可以標紅加粗；
PPT上要少文字，多圖片多圖標，一定要避免大段大段地文字出現；
頁數根據彙報時長來定，一般是一頁彙報時長約1-2分鐘；
不要用浮誇的強調動畫，只用到圖片或文字出現的動畫就可以了，各個頁面的切換也不要加動畫。
整個PPT字體不要超過三種，顏色不要超過三種。
05風格契合公司
每個公司的企業文化是不同的，這種企業文化會滲透到公司的各方面，包括開會風格、彙報風格、上下級之間的稱呼等等。
新進入一家公司，要努力觀察公司的企業文化，然後去適應它。
企業文化不是個空殼子，它是有實實在在落地的地方。比如稱呼領導是XX總還是XX哥，還是老X；是否有領導沒走，下屬就不能走的加班文化；開會時是暢所欲言還是領導說了算；公司是否倡導下班後多聚會等等。
公司風格在工作彙報上的體現主要有：
對彙報時長準確度的要求。比如時間到了，是否允許把彙報講完。有的公司到點就喊停，有的公司則允許你超時，把剩下的內容講完。
是否需要致謝。在彙報中是否需要表達對領導和同事的感謝。如果公司倡導感恩文化，那在彙報PPT中可專門留出一頁，來致謝所有的領導和同事；如果公司沒有這個文化，你在彙報時感恩公司，就會顯得太過用力，甚至有拍馬屁的嫌疑。
著裝。如果評委們都是西裝革履的，你自然也需要穿得很正式才行；如果整個公司的著裝風格都很休閒，那你也不用著正裝。
彙報重點。平時多聽聽老員工是怎麼回報工作的，有的公司彙報側重於獲得了哪些榮譽，取得了哪些成就，有的公司的工作彙報更側重於自我反省與改進計劃。
PPT。如果公司有PPT模板，一定就用公司的模板。網上的工作彙報模板99%不能用作工作彙報。千萬別為了做個出彩的PPT去亂下模板，最後很容易出錯。我們公司一個藝術總監，為了體現自己的專業特殊性，從網上下載一個水墨畫風格的PPT模板做工作彙報，結果被領導罵個狗血噴頭。說實話，他的PPT從排版、頁面配色、邏輯結構都很棒，唯一的缺點是我們老闆從來沒見過這種“花裡胡哨”的工作彙報。
kenji說
工作彙報就是職場人的考試，而所有的考試都是有規律和技巧的。
想要做一場精彩的工作彙報，一點都不難，如果你能把握好以上5點，你的工作彙報一定在10%以內。
若你要想繼續精進，還是要靠平時工作的積累和內在修煉。
關注kenji吧，與你一起在職場路上不斷成長。
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