冠狀病毒在全球範圍內的迅速傳播迫使許多團隊成為“虛擬”團隊。谷歌，微軟，NTT，亞馬遜和成千上萬的公司已建議其員工在世界受影響地區在家工作。
雖然一些公司，特別是科技公司早已經開始“遠程辦公”，但對於許多團隊來說，這是全新的體驗。僅僅在上個月，人們搜索諸如“網絡工作”之類的短語的人數激增就反映了這一點。
虛擬團隊可以有效
在實體辦公室中，工作日的很大一部分是人們互相走過來，就地討論和解決問題。可以理解，這些團隊對“虛擬”團隊的有效性持懷疑態度。但是，越來越多的文獻表明，只要有正確的工具和流程，虛擬團隊就可以與物理團隊一樣有效。
一蓋洛普民意調查發現，那些誰能夠在辦公室度過的時間60％〜80％，遠有參與率最高。《哈佛商業評論》報道：“ 與來自美國，南美，歐洲和亞洲的80位軟件開發團隊的廣泛研究證明，虛擬團隊可以提高效率並改善業務成果。”
使用合適的工具調整自己
建立虛擬團隊的組織需要採取的第一步是為其團隊配備適當的技術。
團隊溝通至關重要
之前，我們的交流包括一系列的面對面會議，WebEx會議，Skype聊天和電子郵件交換。但是，一旦我們開發了團隊溝通解決方案uShare.to，我們便逐漸將溝通轉移到了uShare群聊室。切換非常輕鬆，以至於在幾個月內，我們注意到我們將電子郵件通信量減少了多達95％！
團隊聊天幫助我們減少了多達95％的電子郵件使用量
團隊聊天的好處不能被足夠強調。它允許快速的實時通信來完成工作，並給虛擬團隊強烈的團隊參與感。這是使每個人都感到參與和動力的好方法。
除了uShare.to，虛擬團隊還可以選擇許多工具，例如Slack，Microsoft Teams，Fleep等。
音頻/視頻會議也很關鍵
對於高上下文的對話，聊天有時太麻煩了。在這些情況下，我們聚在一起進行快速的音頻/視頻對話。我們使用uShare.to中的會議工具進行這些會議。其他大多數團隊聊天解決方案（如Slack，Microsoft Teams等）也包括音頻/視頻會議工具。Zoom是另一個不錯的選擇，尤其是當您與公司外部的人員，客戶，供應商等會面時。
使用協作工具來組織團隊的工作
除了交流之外，還有一系列協作工具可以幫助組織團隊的工作並保持生產力。為此，我們使用自己的HyperOffice Atlas。群組日曆可幫助我們協調日程安排和活動。項目管理工具使我們能夠協調團隊的任務，職責和期限。文檔管理使我們可以共享重要的演示文稿，模板和策略。
市場上還有其他工具，例如Office 365商業版和GSuite提供了這種“多合一團隊工具包”方法。如果您喜歡滿足特定需求的特定工具，則可以探索Box用於文檔管理，Calendarly用於日程安排等。
永遠不要忽視人的因素
所有建立虛擬團隊有效性的研究都強調要制定正確的政策和流程來解決人為因素。畢竟，工作不僅是我們賺錢的地方，而且是我們通過創造力和生產努力進行社交併找到成就的地方。
促進信任與自治
擁有虛擬團隊並不意味著您必須不斷地喘口氣以確保團隊成員正常工作。提供明確的目標，並信任您的團隊成員可以實現這些目標。
領導是關鍵
一個好的領導者可以建立或破壞一個虛擬團隊。沒有物理上的接近，總是存在脫離的可能性。如果幾個星期過後，每個人都聚在一起，人們就會越來越感覺不到他們是“團隊”的一部分。
領導者有責任積極努力，以確保這種分離永遠不會發生-定期召集每個人，確保組織項目並按時完成任務，定期與每個團隊成員聯繫，並確保他們沒有任何參與未解決的問題。
讓所有人負責
在賦予團隊自治權的同時，您永遠不會忘記問責制。提供工作目標，並確保實現這些目標。不要讓項目不斷拖延。如果員工知道目標和截止日期得到執行，他們會更參與團隊。
不應總是關於工作，工作，工作
沒有人在場的熱情，團隊互動有時會變成幹交換，而這僅僅是工作。不要錯過任何機會鼓勵您的團隊進行正常的社交互動。在通話開始時花幾分鐘進行閒聊，然後就一般的生活聊天。
現在可以在工作聊天室中共享有趣的視頻。許多團隊都有一個專用的聊天室，用於“更酷的聊天”，其中團隊討論除工作之外的所有事情。
利用視頻進行團隊建設
來自個人經驗的簡單提示。每當進行遠程團隊會議時，都有一種趨勢是默認使用音頻會議而不是視頻會議。以打開視頻為重點來提醒人們，有真實的人，面帶微笑，無數種情感，甚至聲音背後的頭髮都亂七八糟。這加強了團隊成員之間的人際關係。
結論
儘管我們一定會度過冠狀病毒危機，但這對於各種方式的組織來說都是一個很好的測試用例，可以試驗虛擬團隊的有效性。當我們重新定義員工與組織之間的傳統關係時，已經有不可阻擋的全球趨勢。
如果在當前的悲劇中尋求一線希望，它將為我們所有人提供一個機會，在即將到來的“虛擬”未來中完善我們的方法。
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