冠状病毒在全球范围内的迅速传播迫使许多团队成为“虚拟”团队。谷歌，微软，NTT，亚马逊和成千上万的公司已建议其员工在世界受影响地区在家工作。
虽然一些公司，特别是科技公司早已经开始“远程办公”，但对于许多团队来说，这是全新的体验。仅仅在上个月，人们搜索诸如“网络工作”之类的短语的人数激增就反映了这一点。
虚拟团队可以有效
在实体办公室中，工作日的很大一部分是人们互相走过来，就地讨论和解决问题。可以理解，这些团队对“虚拟”团队的有效性持怀疑态度。但是，越来越多的文献表明，只要有正确的工具和流程，虚拟团队就可以与物理团队一样有效。
一盖洛普民意调查发现，那些谁能够在办公室度过的时间60％〜80％，远有参与率最高。《哈佛商业评论》报道：“ 与来自美国，南美，欧洲和亚洲的80位软件开发团队的广泛研究证明，虚拟团队可以提高效率并改善业务成果。”
使用合适的工具调整自己
建立虚拟团队的组织需要采取的第一步是为其团队配备适当的技术。
团队沟通至关重要
之前，我们的交流包括一系列的面对面会议，WebEx会议，Skype聊天和电子邮件交换。但是，一旦我们开发了团队沟通解决方案uShare.to，我们便逐渐将沟通转移到了uShare群聊室。切换非常轻松，以至于在几个月内，我们注意到我们将电子邮件通信量减少了多达95％！
团队聊天帮助我们减少了多达95％的电子邮件使用量
团队聊天的好处不能被足够强调。它允许快速的实时通信来完成工作，并给虚拟团队强烈的团队参与感。这是使每个人都感到参与和动力的好方法。
除了uShare.to，虚拟团队还可以选择许多工具，例如Slack，Microsoft Teams，Fleep等。
音频/视频会议也很关键
对于高上下文的对话，聊天有时太麻烦了。在这些情况下，我们聚在一起进行快速的音频/视频对话。我们使用uShare.to中的会议工具进行这些会议。其他大多数团队聊天解决方案（如Slack，Microsoft Teams等）也包括音频/视频会议工具。Zoom是另一个不错的选择，尤其是当您与公司外部的人员，客户，供应商等会面时。
使用协作工具来组织团队的工作
除了交流之外，还有一系列协作工具可以帮助组织团队的工作并保持生产力。为此，我们使用自己的HyperOffice Atlas。群组日历可帮助我们协调日程安排和活动。项目管理工具使我们能够协调团队的任务，职责和期限。文档管理使我们可以共享重要的演示文稿，模板和策略。
市场上还有其他工具，例如Office 365商业版和GSuite提供了这种“多合一团队工具包”方法。如果您喜欢满足特定需求的特定工具，则可以探索Box用于文档管理，Calendarly用于日程安排等。
永远不要忽视人的因素
所有建立虚拟团队有效性的研究都强调要制定正确的政策和流程来解决人为因素。毕竟，工作不仅是我们赚钱的地方，而且是我们通过创造力和生产努力进行社交并找到成就的地方。
促进信任与自治
拥有虚拟团队并不意味着您必须不断地喘口气以确保团队成员正常工作。提供明确的目标，并信任您的团队成员可以实现这些目标。
领导是关键
一个好的领导者可以建立或破坏一个虚拟团队。没有物理上的接近，总是存在脱离的可能性。如果几个星期过后，每个人都聚在一起，人们就会越来越感觉不到他们是“团队”的一部分。
领导者有责任积极努力，以确保这种分离永远不会发生-定期召集每个人，确保组织项目并按时完成任务，定期与每个团队成员联系，并确保他们没有任何参与未解决的问题。
让所有人负责
在赋予团队自治权的同时，您永远不会忘记问责制。提供工作目标，并确保实现这些目标。不要让项目不断拖延。如果员工知道目标和截止日期得到执行，他们会更参与团队。
不应总是关于工作，工作，工作
没有人在场的热情，团队互动有时会变成干交换，而这仅仅是工作。不要错过任何机会鼓励您的团队进行正常的社交互动。在通话开始时花几分钟进行闲聊，然后就一般的生活聊天。
现在可以在工作聊天室中共享有趣的视频。许多团队都有一个专用的聊天室，用于“更酷的聊天”，其中团队讨论除工作之外的所有事情。
利用视频进行团队建设
来自个人经验的简单提示。每当进行远程团队会议时，都有一种趋势是默认使用音频会议而不是视频会议。以打开视频为重点来提醒人们，有真实的人，面带微笑，无数种情感，甚至声音背后的头发都乱七八糟。这加强了团队成员之间的人际关系。
结论
尽管我们一定会度过冠状病毒危机，但这对于各种方式的组织来说都是一个很好的测试用例，可以试验虚拟团队的有效性。当我们重新定义员工与组织之间的传统关系时，已经有不可阻挡的全球趋势。
如果在当前的悲剧中寻求一线希望，它将为我们所有人提供一个机会，在即将到来的“虚拟”未来中完善我们的方法。
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