現實中，一些高學歷的人往往寫不好機關文稿，也有一些大學生到機關企事業單位好幾年還寫不出讓領導滿意的文稿。
這是為什麼？因為機關文稿與一般文章相比具有不同的特點和規律，因而對公務員寫作也就有了不同的要求。剛剛加入公務員隊伍的同仁，對機關文稿的知識、理論和技巧，都應當進行專門的學習、準備和訓練。
機關文稿到底是一種什麼樣的文章，不少人對這一問題的認識上還存在著一些偏差。比如，有的認為公文就是應用文，應用文就是公文，有人認為公務員寫的主要是策論文，還有人認為公務員寫的基本上都是虛話、套話，談不上什麼體裁。
其實，很難簡單地把機關文稿劃到哪一類，它有著自己獨立的性質和特點。
掀起機關文稿的“紅蓋頭”，看一看公文的基本特徵
文章是講究種類劃分的。
《尚書》是中國歷史上的第一部政治性文件總集，其中就有誓、誥、典、謨等不同公文文種。
三國時期，曹丕曾在《典論·論文》中指出“蓋奏議宜雅，書論宜理，銘誄尚實，詩賦欲麗”，這是古代對不同文種的特點進行研究的最早論述。
南北朝時期，劉勰在《文心雕龍·總術》中提出了“今之常言，有文有筆，以為無韻者筆也，有韻者文也”的文章分類標準，基本上為世人所認可。到了現代，著名語文學家葉聖陶在他和夏丏尊合著的《文心》中，提出了文藝文與普通文的分類方法，產生了很大的影響。
現在，對文章的分類通常就是大家所熟知的五種形式：記敘文、議論文、抒情文、說明文和應用文。這幾類各有各的特點，很難把機關文稿劃分到任何一類中去。機關文稿有的是論證論述的形式，有的又帶有說明文的一些特點，部分領導講話稿還很抒情。
因此，要獨立看待機關文稿特殊的性質和特點。這種特殊性決定了初進機關的公務員對機關文稿寫作要有一個嚴肅認真的態度，不能將其視為普通的作文，想怎樣寫就怎樣寫，更來不得任何輕慢和疏忽。否則，就可能鬧出不小的笑話。現實中有這麼一則案例，大家看看錯在什麼地方。
公告
經上級決定，我廠的青山加工車間已歸屬至市田園傢俱公司，自2017年１月１日起，我廠更名為安宜木材廠。
特此公告。
××市木材廠二○一七年一月八日
大家看這則公告表面上好像沒有問題，其實它屬於濫用文種。公告適用於向國內外宣佈重要事項或法定事項。本文從發文機關、事項內容、受文對象來看，均不應採用公告。首先從發文機關看，“市木材廠”無權發佈公告；其次從事項內容看，本文內容不屬“重要事項”或者“法定事項”；第三，從受文對象看，本文內容不是發至“國內外”讀者。
所以，本文不應用“公告”這一文種，而應採用“佈告”或“啟事”等。
所以說，公文的屬性是不能隨意混淆的，由於黨政機關的特殊地位，決定了其文稿的特殊性。那麼，這些特點主要有哪些呢？
⑴權威性。即具有使人服從的力量和威信，具有一定的強制性和約束力。
機關文稿特別是公文，是用來傳達、貫徹黨和國家的路線、方針、政策，發佈行政法規和規章，報告情況和交流經驗，在重大場合發表重要講話的。公文的內容同現行方針、政策和法律、法規相一致，公文的規定和上級機關的有關規定相一致，公文的制發同本機關的職權範圍和隸屬關係相一致，任何人或非正式組織無權隨意制發。
公文一經頒佈，便成為公務活動的行為準則，如果不執行或違反公文的有關規定，要受到監督機關或強制機關的追究。而且，公文的文種、規格、標記、式樣和語體等外觀形式，一經國家規定或約定俗成，便作為規範長期沿用下去，任何組織或個人不得隨意改變。
⑵執行性。即具有指導或規範人們現實言論和行為的性質。
與一般文章是作者表達思想、觀點的工具不同，機關文稿是黨政機關履行公務的重要工具，是黨務、行政活動的產物，它體現著組織的意志，表達著組織的主張，顯現著組織的意圖。機關文稿下發後，一般都要求有關單位和個人要認真領會、貫徹執行。
比如，建國初期馬寅初先生談人口問題的文章，機關單位可以讀，也可以不讀，但國務院關於人口問題的決策，以文件形式發佈，各收文單位則必須認真讀，並且要貫徹執行，否則就是失職。
顯然，組織的職責、職權賦予機關文稿的思想、言論以權力的意義，它通過組織渠道傳播，表明機關文稿發佈者與收文者所構成的關係不僅僅是發文與收文的關係，而且是管理與被管理、命令與服從的關係。下級對上級的行文也是如此，下級向上級請求指示、報告情況，上級就有答覆的責任，對報告的情況有知照的責任，這是由兩個機關之間的工作關係決定的。
⑶事務性。機關文稿的選題重心不在思想領域，而在於機關活動的實際事務。
機關的類別多種多樣，有立法、司法、行政機關，也有決策、執行、監督機關；有面向社會公眾的機關，也有黨政內部機關。但無論何種機關，其存在絕不是為了生產思想、言論，而是為了圍繞某個既定的宗旨，有計劃有目的地開展工作，也就是說，其行為呈現為一個個具體的實際事務，在機關行為實現過程中產生的文稿，必然以推進實際事務為其著眼點。
報刊雜誌可以大談特談“治理環境汙染”的必要性、重要性、緊迫性，一個單位以文件形式談“治理環境汙染”，雖然也需講一些道理，但首先著眼於操作性，便於貫徹執行。
科學論文、新聞通訊、思想雜談、文學作品等，對其內容能否解決某地區、某行業、某單位的具體工作問題可不負責任，文章作者在不違反憲法和法律的前提下享有充分的言論自由。
而機關文稿的作者則必須承擔相應的責任，不能信口開河、人云亦云。在思想領域推動社會進步不是機關文稿刻意追求的目標，提出和解決工作中存在的問題才是其特定的目標和任務。
⑷程序性。機關文稿是怎麼形成的、收發人怎麼處理，這些特殊的程序也體現出其與一般文章的不同。
機關文稿表達的是一級組織的意志，是機關立言、約事、指揮、洽商的工具，就應當保證姓“公”，發佈與收文處理都要按工作規定行事，通常發文程序有交擬、起草、審核、簽發、用印等，收文程序有簽收、傳閱、擬辦、批辦、承辦、平時歸卷、歸檔等，每一程序環節都有它特定的意義。
一般文章作者選題和成文不受程序要求的限制，可以自由選擇，我手寫我心；但機關文稿的寫作和成文，則有著特殊要求，執筆人是受命寫作，要按組織交擬意圖行事，按時完成寫作任務，所表達的不是個人見解，必須準確完整地把組織意見轉化為文字形式。
為確保文稿能正確反映發文單位的意見，防止出現疏漏，公文從起草到外發還必須經過校核與簽發的工作程序，用印時要有核查手續。不按程序制發的文件，容易導致工作失察，除了容易出現文面疏漏外，還容易讓少數人、個別人把自己的意志強加給組織，嚴重損害組織利益。
⑸體式的特殊性。特定體式的文面是機關文稿與一般文章的直觀區別，這是由機關文稿的性質決定的。
機關文稿尤其公文的文種、結構、附加標記與格式安排都有特殊性，由此構成體式的特殊性。公文文種的選用，受制於作者的權限、作者與收文者的行文關係以及公文內容的性質。不同文種反映著機關文稿不同的功能與作用。各行其是就會引起工作關係混亂或工作失誤。
比如“報告”和“請示”，它們都是上行文種，上級收到“報告”後可以答覆，也可不答覆；而“請示”則需要上級予以答覆。該用“請示”的如果用“報告”的文種發文，顯然不妥。
事實上，任何報告都有請求、請示的成分，任何請示也都有報告情況的內涵。所以，為便於公文往來的處理，需要約定不同公文的處理規範，規定文種的用法，不同內容的公文使用不同的文種名稱，並把文種名稱置於標題之中，以引起收件人關注，區別處理。
機關文稿還具有特殊的語體特徵，當人們閱讀機關文稿的時候，在語感上就能將其與一般文章區別開來。經過千百年的積澱，建立在白話文基礎上的機關文稿語體，形成了莊重、凝練、周嚴、簡潔、明曉等語體風格。從“近查、據悉、此布、此函、業已鬚髮、存案備考、為荷、為要”之類的慣用語詞中，即可見其語體風格的一斑。
所以，機關文稿的執筆人不必“語不驚人死不休”，讀的人也不必體察“微言大義”，發文人想說什麼、想幹什麼，表達要清楚、明白，應力求平淡中見精神、追求凝鍊美、平直美、素樸美，不要讓讀者產生歧義，這是機關文稿語體的重要特徵。
總之，寫作機關文稿時必須融入組織角色，進入處理具體事務的氛圍。如果一個碩士、博士進入公務員隊伍，還抱定知識傳播、理論探討、文化爭鳴的思維定勢，就不可能適應機關寫作的需要。
想說愛你不容易，看一看公務員寫作的“真面目”
很多人都感覺公務員工作很“光鮮”，實則不然。一旦加入這個隊伍，你就會逐漸覺得“三多三少”：加班加點多，熬更守夜多，失眠頭痛多；家務事情少，拋頭露面少，歡歌笑語少。當你走進一個機關辦公室，看到神情素然、伏案疾書的，不用問，大多是在忙著寫材料；看到一臉疲憊、兩眼惺鬆的，也不用問，大多是昨晚通宵達旦、埋頭苦幹耍“筆桿子”的。
為什麼會這樣苦呢？因為機關寫作活動既與一般寫作活動不一樣，也與具體的行政管理行為不一樣，它既要遵循寫作活動的一般規律和原理，也要服從公務活動的客觀需要，只有在立足實際的基礎上，將一般寫作原理、技法和機關文稿特性相結合，才能寫出高質量的機關文稿。
⑴公務員寫作是綜合性的研究工作。公務員要對面對的問題和困難有深入的瞭解和研究，這樣才能寫出具有針對性、可行性的機關文稿。同時，公務員高效率地撰寫出高水平的文稿，也可以使單位領導騰出更多的時間和精力謀大事、抓大事。
在一個機關單位，經常寫稿子、寫材料的公務員都應當具有一定的綜合性研究能力和水平。這種綜合性的研究工作要求文稿寫作者必須站在一定高度，持續、全面地認識和把握一個地方或單位的工作情況和進程、本質和規律、問題和經驗，為機關單位工作提供系統的、正確的、有效的文字成果。
公務員的寫作活動既是理論與實際相結合的工作，又是長期的、艱苦的、創造性的工作。在這種綜合性研究活動過程中，“寫作”只是一個重要環節，前提是要進行認真深入的思考和研究。沒有這種持續地研究，文稿寫作便無法進行，機關文稿的質量也無法保證，更不可能寫出政治性、思想性、針對性、操作性、前瞻性兼而有之的好材料。
⑵公務員寫作是出謀劃策的參謀工作。文稿寫作還通過參與領導的決策和指揮活動，為機關決策提供重要的參謀作用，這種參謀作用貫穿決策的整個過程。
在決策之前，文稿起草者通過根據具體情況，通過綜合研究，做領導的耳目，為領導撰寫調研報告、情況分析、總結報告等材料，使領導能夠統觀全局、運籌帷幄，並能提出完整的、具體的、經過論證的決策方案，供領導決策參考。
在決策過程中，文稿起草者應當通過創造性的勞動，把領導的決策思想和決策內容用文字表達出來，並給予論述論證，使決策內容具有嚴密性和科學性。
決策作出之後，文稿起草者要做好宣傳貫徹工作，進行系統的闡釋和介紹，使決策內容真正落實下去，同時總結執行中的經驗和教訓，為今後決策提供參考借鑑。
應當注意的是，儘管文稿寫作在整個決策過程中發揮著重要的參謀作用，但只有參謀職責，沒有決策性質。
⑶公務員寫作是聽命而行的被動工作。公務員起草機關文稿前必須得到領導人的授權。
這種授權包含著一系列的限制，諸如為什麼寫，主要寫什麼，基本觀點是什麼，給什麼人看，什麼時候完成等等，這些一般都要根據機關公務活動的實際需要，按照領導的意圖或依照決策層意願，在領導授意下進行“遵命”寫作，不允許起草者帶有個人的隨意性和自發性。
起草者撰寫任何一份文稿，都不能自作主張、任意發揮，都不能受其個人寫作願望或意圖的左右。如領導要求將某一方面工作情況用書面形式上報，就要求起草者在文種選擇上首先需擬定“報告”形式的文書，在起草過程中報告表述什麼主旨、運用什麼材料、彙報什麼內容、提出什麼建議等，都要受制於領導的意圖，是“代機關立言”。
⑷公務員寫作是具有時限性的實務工作。公務員寫作本身不是目的，目的在於指導實際工作或處理工作中出現的問題，如有的是為了傳達上級精神，有的是為了反映情況、彙報工作，有的是對重大問題提出處理意見，還有的是對重要工作作出部署和安排等。
說白了，機關文稿是進行公務活動的工具，是辦事的工具，而工具是要使用的。這說明它具有很強的實用性和直接的功效性，這種實用性和執行性造就了它的權威性。
一篇文稿能不能在公務活動中發揮積極效用，對指導工作或解決處理實踐中的具體問題有沒有針對性，關鍵在於起草者對文稿寫作意圖的準確把握和對實施措施的設定。
機關文稿寫作有時還受到時間的嚴格約束。在日常工作中，有時一份文稿必須在幾天，甚至一兩天內撰寫出來。一旦遇到要緊急上報或向下傳達的重要事項，由接受領導意圖開始到起草成文，必須在五小時甚至一兩個小時之內撰寫完成，容不得起草者尋找“靈感”或等“靈感”來了才寫。
⑸公務員寫作是體現集體智慧的法定工作。機關文稿的內容代表的是機關意志，必須以機關的名義或法定代表人的名義制發。
文稿的擬定者雖是個人，但他或他們是代表集體意志來寫作的。一篇文稿特別是一篇份量較重、容量較大的文稿，從內容到形式，從主題到提綱，從草擬、修改到審核、定稿，都不是寫作者個人所能左右的，往往需要多方參與，發揮集體力量。
在黨政機關，重要文稿的寫作過程通常是先組織一個寫作班子進行集體討論，集思廣益，分工負責，然後由秘書人員執筆；文稿初稿撰寫完畢，又要在一定範圍內徵求意見，加以修改，有時這一環節需要反覆多次，最後才能定稿，送交領導人審閱使用或簽發。這一寫作過程就是為了保證機關文稿對集體意志準確無誤地表達，避免起草者個人意志的狹隘偏頗。
可以說，文稿寫作是一個集體智慧共同發揮的過程，表達的是機關意志。特別是機關公文一旦發出，便具有法定效力。從這個角度講，文稿起草者在撰寫過程中需具有一定的法律意識，要知法、守法、依法行文，要排除自我表現意識，不能將個體意志置於集體意識之上，把個人意見塞進文稿。機關文稿寫作必須服從發文機關的意志，服從傳達領導意圖的需要，經得起法律法規的檢驗。
在各級黨政和企事業機關，公務員工作苦是免不了的，但也樂在其中。人活著總得有點理想，有點抱負，有點追求。
如果我們把為機關起草文稿當成為領導當參謀助手的機會，當成回報社會、執政為民的一種事業，當成實現自身價值的一條路徑，那麼，每當你看著自己參加完成的一篇調查報告發揮了決策參考作用的時候，每當你看著自己參與設計的工作規劃或方案付諸實踐的時候，每當你看著自己參與起草的講話稿正在被領導使用的時候，你就會有一種成就感，也深切體會到自我的價值。
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