中小民營企業近年來已成為推動我國經濟發展的生力軍。在中西方現代管理思想的影響下,很多中小民營企業都想建立規範化的人力資源管理制度,但是由於發展歷史短、管理經驗少、企業規模小、資產實力薄弱等問題的存在,成立專門的人力部門著實不易。在這種背景下,使得人力資源管理外包成為可能。另一方面,近年來各類諮詢服務機構的蓬勃發展,也為人力資源管理外包提供了必要的外部條件。
一、中小民營企業實施人力資源管理外包的必要性
(一)優化配置資源,專注核心能力
在激烈的市場競爭環境下,由於資金、產品、市場、經營者自身素質等諸多方面因素的制約,中小民營企業不可能對各個方面給予同等關注,因而應有所側重,將本企業的弱項外包後,企業就可以充分利用有限資源,更加專注於自己的核心競爭力。研究表明,人力資源管理活動中的事務性活動,通常佔全部人力資源管理活動的65%～76%,如果把這些事務性的工作委託給人力資源外包服務商,企業就可以從日常行政管理職責中解脫出來。並且,人力資源外包服務商對本領域的現行措施、市場行情更為了解。所以,外包出去的工作一般會被很好地完成。
(二)風險共擔、利益共享
隨著市場競爭的愈加激烈,越來越多的中小民營企業在法規、政策、金融、技術、公司治理等方面碰壁。例如在錄用人才時,對人才的瞭解和把握不夠,增加了錄用的風險。而通過專業服務機構,則不必花費太高的成本就可以獲得一個較好的專業技術人員。而且,人力資源管理外包還可以降低企業在處理一些事務時因不熟練所造成的不必要損失。企業正是利用外包建立了一種風險共擔、利益共享的模式,共同面對投資風險。
(三)降低成本,提高效率
實施人力資源管理外包為中小民營企業帶來的最為明顯的收益就是降低成本,提高效率。在日常經營中,企業的一大部分成本是由人力資源管理活動引起的,如招募、選拔、錄用、培訓等工作都需要耗費大量的人力、物力和財力。特別是中小民營企業員工流失很嚴重,企業不得不經常進行新員工的招聘、培訓等事務性工作。如果將這部分工作外包出去,從專業諮詢公司那裡獲取人力資源方面的信息和高質量的服務,遠比企業自身擁有龐大繁雜的人事管理隊伍更能節約成本。此外,人力資源管理職能的整體外包,隨之帶來的是支持該職能的技術和設備開支的減少、人員的精簡和辦公場所成本的降低等。
二、中小民營企業實施人力資源管理外包的風險
人力資源管理實踐性很強,儘管將其外包可以解決目前中小民營企業存在的人事問題,但由於影響其實施的因素是多方面的,故而外包存在著諸多方面的風險。
(一)傳統思想束縛
作為對傳統人力資源管理模式的深刻變革,外包勢必引起員工的關注。一方面,外包後工作環境的變化,利益的重新分配乃至失業問題會引起恐慌,使員工人心浮動,從而消極被動地對待外包活動;另一方面,外包後員工“大家庭”的感覺會逐漸消失,產生外部人控制內部人的情緒,不利於企業發展。同時員工對外包決策缺乏瞭解,企業與員工之間的溝通不到位也會增強企業實施外包的風險。
(二)企業文化衝突
企業文化上的衝突也可稱為文化不相容,這是企業人力資源管理外包過程中最現實的障礙。每個企業都有其獨特的文化和價值觀,它是在企業的發展過程中逐步形成的。因此,如果外包服務商沒有深刻了解企業的文化,就難免在外包過程中出現溝通障礙,從而弱化了企業文化的凝聚功能,給人力資源管理外包的順利實施帶來困難,甚至導致外包項目的失敗。
(三)商業信息不安全
由於人力資源管理外包出現較晚,國內市場發展還不太成熟,完善的信用管理體系尚未建立。在外包過程中,中小民營企業需要向外包商透露企業的有關信息,在這個過程中存在著機密洩露的風險。由於國內目前尚無完善的法律法規規範人力資源管理外包行為,這就無法保障企業信息的保密性。
(四)成本難以控制
目前人力資源管理外包缺乏統一的收費標準,服務商都是自行定製價格。所以,對大多數中小民營企業來說,外包收費是否會增加企業的勞動力成本,是否用得其所,是企業考慮最多的問題之一。一般情況下,企業都能對顯性的成本進行全面的分解和剖析,比如薪酬福利、辦公設配、場地租賃等,但是對於一些隱性成本,比如維護與服務商的良好關係、企業員工對完成的外包工作的滿意度等,很多企業卻重視不夠,因而造成企業在進行外包決策時做出錯誤的決定。
(五)對服務過程無法有效監控
對外包項目進行有效的監控是保證成功實施的關鍵。為了在預定期限內達到合同中所規定的服務標準和工作效果,外包服務商也應該按照既定的程序和時間安排完成相應的工作量。但由於中小民營企業往往會出於人力、財力方面的考慮,對服務過程缺乏監控,從而使得服務商的工作偏離正常的方向,影響外包項目的按時完成和取得的效果。
三、中小民營企業規避人力資源管理外包風險的對策
事實上,任何活動都存在著或多或少的風險。如果中小民營企業在實施人力資源管理外包時,能夠對企業內部和外包服務供應商進行綜合考慮,是可以最大程度地降低風險的。這裡先引入M飼料公司個案,然後總結歸納出具體的對策建議。
M飼料公司成立於1998年5月,近年來隨著業務與規模的不斷擴大,公司人力資源管理面臨的挑戰與壓力也越來越大。雖然各業務部門經常大規模招聘,但看不到業績的大幅上升。尤其明顯的一個現象是:與公司一起成長起來的“打江山”的大量老員工,常常以功臣自居,人浮於事、效率低下。針對這些問題,公司管理層經過認真分析,認為這種現象源於長期以來公司沒有一套合理的績效考核體系,薪資不能很好地與績效掛鉤,最終導致了這種現象的出現。公司覺得,以自己目前的人力資源管理水平難以設計出一套科學的績效考核體系,並且要牽涉大量人力,費時費心,乾脆外包。在明確外包項目後,接下來就要選擇合適的外包服務商。M飼料公司首先收集了若干家HR外包服務商的信息,包括公司歷史、成功實踐、長期合作伙伴等。並結合自己的外包項目,圈定了3家外包服務商。之後通過各種渠道對有意向的外包商的資信狀況與服務能力進行翔實的調查。綜合考慮各種因素後,通過對圈定公司的綜合打分,M飼料公司認為把此項目外包給專注於為中小民營企業服務、並有多次成功案例的W公司性價比最高。
(一)正確選定外包項目
清楚企業的哪些人力資源管理內容適合於外包,這是成功進行外包的前提。作為企業的決策者,不妨把每項活動細分成具體的活動,然後考慮每一項活動的戰略意義。然後再確定哪些工作可以外包出去,哪些工作由企業自己來做。除此之外,在進行外包之前,企業還應該明確考慮所要取得的短期及長期目標,不能只重視短期的利益而忽視企業長期的發展,有了明確的目標,企業就有了清晰的發展方向。案例中,M飼料公司就是在人浮於事、工作效率下降的情況下,經過對公司優劣勢的分析後,決定將績效考核體系的設計項目外包的。同時,由於在具體考核時會涉及企業內部的許多商業信息與個人業績的數據,所以績效考核的具體實施仍由M飼料公司自己來做,從而有效地規避了來自企業經營安全方面的風險。
(二)對外包項目進行成本效益分析
在進行外包決策的過程中,大多數企業只關心所付出的成本以及可能得到的投資回報,卻不關心中間的具體過程,這很容易使外包服務商有機可乘,存在投機主義行為。因此,企業在外包前,最好將所要外包的職能進行細分,列出每一步驟的細節並給出預算成本,然後讓外包服務商提交完整的行動方案。同時,將最後得出的成本收益估計值與外包前進行比較,這樣可以使決策者清楚地瞭解所在企業是否適合進行人力資源管理外包,並作出正確的選擇。
(三)選擇合適的外包服務商
用外包服務商的長木板來替換自己的短木板,可以提高本企業這個木桶的盛水量。因此,企業應根據人力資源管理外包業務特點與預定目標設定選擇標準,慎重選擇外包服務機構。應考慮以下幾個因素:首先是企業文化,外包服務機構應有客戶至上的服務理念,能夠認識、理解、適應客戶的企業文化;其次是專業技能,外包服務機構應有良好的人力資源專業技能,在行業裡有相當豐富的、成功的從業經驗,服務質量可靠,具有一定的美譽度;最後是職業道德,外包服務機構應誠實守信,在處理一些涉及企業商業機密的問題時,要做到為客戶保密,即使在競爭對手的利益誘惑下,也不能為其所動。案例中,M飼料公司通過有效的渠道,應用了合理的評估流程,選擇了合適的性價比最高的W公司,從而有效規避了來自外包服務商選擇方面的風險。
(四)簽訂完善的合同
外包合同的作用在於約束合作雙方的行為,這對雙方的利益都是一個保證。而且企業要考慮外包的安全性,對於將要經手的極具敏感性的資料,必須通過法律措施進行風險的規避。合同的簽訂應該選擇一個優秀的談判代表,並在有專門的法律人員在場的情況下籤訂。合同的內容應包括外包內容、期限、質量、績效標準等,另外對外包項目預期效果、階段考核、信息安全、損失賠償等方面的條款也應當明確。並且,在合同簽訂之前還應該有專門的法律人員對合同的內容進行仔細查閱,避免可能出現的法律糾紛。
(五)對外包過程實施有效的監控
按照控制點的位置,可以把外包實施過程控制分為事先控制、過程控制和事後控制。事先控制指簽訂外包合同,規定雙方的權利義務,同時,企業應與外包服務商溝通雙方期望達到的績效水平並建立衡量標準;過程控制指外包服務過程中,企業與外包服務商針對服務效果進行及時有效的溝通,與服務商建立一種積極的關係,避免企業的經營出現大波動,並且企業應時刻關注外包過程中的變化,及時糾正偏差,避免偏離預定的方向,並以所建立的衡量標準作為依據來評價外包服務商所提供的服務的質量,一旦發現問題及時解決;事後控制指企業與外包服務商雙方根據外包項目的最終結果兌現合同條款。
四、結語
隨著理論的發展和實踐的推進,人力資源管理外包已經成為了一種趨勢。中小民營企業由於自身的特點,更應在識別各種風險的基礎上善加利用。需要明確的是,中小民營企業還應該把外包過程看成一個學習的過程,從外包服務商那裡學習接受新的人力資源管理理論和方法,提高自身的管理素養和水平。
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