文 | 廈九九

最近同事小艾很煩惱，也很迷茫，對手上的工作有種深深的無力感。話說這次領導讓她負責公司一年一度最重要的品牌活動，可不是誰都能有的機會。可實際上接手後，才發現是個燙手的山芋。從活動立項到方案策劃，一個月過去了，進度還卡在方案和預算上，眼看還有一個月活動就開始了，小艾真是又急又惱。

問題出在哪兒呢？原來這場活動涉及眾多部門，領導們對於方案，尤其是費用預算上有不同意見，有人注重預算，費用一定不能超過多少；有人注重效果，今年一定要做出不一樣。為此，討論會開了一場又一場，方案改了一遍又一遍，小艾每天在內部和外部團隊間溝通協調，還得罪了不少人。

而老闆也有自己的想法——用最少的費用達到最好的效果。但問題是老闆幾乎沒有參與討論過程，對小艾提出的三種方案都不瞭解，加上小艾沒辦法短時間做清晰形象的呈現，不但沒能說服老闆做出決策，還被狠狠地批評了一番。現在只好重新整理方案對比及優劣分析……小艾感到一陣心累，委屈，憤懣。

工作中，你是否也常常感到同樣的困惑：你的工作缺乏別人的理解和支持；你的努力和付出沒有獲得別人的認同和滿意；某個意想不到的人會使你的工作陷入困境；你不知道究竟在什麼時候就得罪了某個人……

事實上，很多人都沒有意識到，這其實是由於我們沒有進行干係人管理或管理得不好造成的。

什麼是項目干係人管理？

干係人管理是指對項目干係人及其需求和期望進行識別和分析，並通過溝通上的管理來滿足需要，解決問題的過程。

干係人管理來自項目管理的概念。《項目管理知識體系指南》（第5版）把干係人管理從原有的知識領域中分離出來，使之成為獨立的一大知識領域，充分說明了干係人管理對於項目的巨大作用。

通過干係人管理，可以幫助我們找出哪些人會對我們的項目產生影響或受到影響，並對他們採取管理措施，以便使他們發揮對項目的積極影響，並滿足他們對項目的需求和期望。

樹立起干係人管理的意識，正視干係人管理的重要價值，識別、分析並管理干係人是項目和工作成功的重要保障。在活動立項之初，小艾就應該分析該活動的干係人，並做好針對性的管理策略。

如何進行項目干係人管理？

首先找出影響你工作的人。這個過程就是在識別干係人。全面識別干係人，你得盯緊這三類人：

一是受項目活動或結果影響的人，比如品牌部領導對這次品牌活動直接負責；二是影響、支持或抵制項目結果的人，比如啟發各部門領導；三是對項目的成果有個人、財務或職業利益要求的人，比如需要控制營銷費用的業務部。

由此識別出來的干係人可能會有重疊，但並不影響我們對干係人的判別，目的是儘可能全面地找出所有干係人。干係人這麼多怎麼管？

接下來就對干係人進行分類。主要從權力、作用、利益和參與度四個維度來進行分類。那到底誰是最需要關注的干係人呢？這就需要干係人分析矩陣了，兩張圖讓你一看就明白。

首先是權力-利益矩陣。

處於區域1的干係人，不但本身權力大，而且在項目中的利益也高，需要進行重點管理。處於區域2的干係人，雖然本身在項目中的利益較高，但由於管理職級不高，掌握的權力不大，通常對項目產生的影響不會很大，另外因為存在較高的利益關係，他們對項目信息和進展比較關注，所以要做到隨時告知。

處於區域3權力小、利益低的干係人，只需用最小的努力去監督他們即可。處於區域4的干係人餘其他三個象限的干係人相比，比較特殊，值得引起更多關注。由於該類干係人擁有比較大的群裡，一旦他們認為項目與自己的利益關係增加時，就可能對項目施加更大的影響。因此，非常有必要讓他們對項目的發展保持滿意的狀態。

我們需要以整體的視角來考量其工作干係人的利益，特別需要謹慎對待“位高權重”的干係人，切忌“為了贏得一場戰鬥，卻輸了整場戰役”。

此外，我們還可以用權力-參與度矩陣來分析不同干係人的管理策略。

權力大、參與度高的干係人，重點管理；權力小、參與度高的干係人，隨時告知項目進展；權力小、參與度低的干係人，只需用最小的努力進行監督；權力大、參與度低的給干係人，同樣需要重點管理。

干係人管理只是項目管理眾多方面中的一個。其實工作中事事都可變成項目，不止是某項活動、某個賽事。不論面對哪種類型的工作，我們都需要具備“事事都可變成項目”的管理視角和項目化的思維方式。

怎樣運用項目化管理思維？

項目管理不僅僅是一種先進的管理技術，更是一種系統化的管理思維。正如《管理的項目化思維：讓管理效能激增的利器》一書所要表達的主題：學會用項目化思維管理團隊、管理工作，將大大提升效能。具體運用在項目管理和工作中，就是要具備以下三種思維。

一、全局視角

在運用項目管理方式去完成一項工作時，需要用全局視角去看問題，並不是只關注事情要達到的結果，而是要把事情放到一個更大的環境下去綜合考量。

例如，為什麼要完成這項工作？哪些人會涉及這項工作？他們與這項工作間會發生怎樣的相互影響？這項工作的目標（範圍、時間、成本和質量）是否清晰？具體的工作目標是什麼？如何制訂工作計劃？怎樣在工作中傳遞相關的信息？怎樣才能讓執行這項任務的人更高效地工作？工作會面臨哪些風險以及如何應對？怎樣去管理和控制執行的過程？怎樣去檢查和驗收工作的成果？怎樣更好地結束這項工作？

項目管理就像下象棋，需要先對棋局進行通盤的考慮，而不是隻想著將死對方。先制定基本的方針策略，再依據方針策略調兵遣將，判斷每個棋子的攻守取捨。同時，及時根據棋局的變化做出相應的調整。每盤棋結束後，通過覆盤總結經驗教訓，持續提升自己的棋藝。

二、關注項目中各種因素的相互影響

在項目管理中，我們需要強調各種因素的相互影響。當某一個因素或條件發生變化時，我們必須對其他相關的因素或條件做出調整，才能保證目標的實現。

比如，對工作進度的要求發生了變化，要求必須提前完成工作，那麼這一變化就一定會對成本、質量產生影響，其結果可能是成本的上升和質量的下降。如果不具備這一基本的認識，只是一味地要求加快進度，也不允許其他因素髮生變化，那麼項目就只能成為一項“不可能實現”的任務。

三、以結構化方法體現系統管理的思維

項目管理遵循“啟動→計劃→執行→←監控→收尾”這樣一個結構化的流程。這個流程既是項目管理結構化管理方法的體現，又是系統管理思維方式的體現。不僅僅是針對一個項目而言，對於項目中的任何一個階段和任何一項活動都要以同樣的方式來管理。

有時我們需要按照這種管理流程在形式上進行體現，有時我們只需依據這種管理方式在大腦中對所做的工作有一個整體的考慮。

貫穿於項目管理技術之下，還有一個核心項目管理理念就是高度重視過程管理。具體而言，就是：

◆做事前先弄清楚做什麼——做什麼比怎麼做更重要。

◆行動前先想好怎麼做——預則立，不預則廢。

◆將大事分解成小事去做——化大為小，化難為易。

◆事有人做，責有人負——人責分明。

◆漸進明細，逐步推進——不要指望一口吃個胖子。

◆過程管理不可缺——掌控過程，管理變化。

◆有驗收，有總結——檢查結果，改進未來。

作者：廈九九，生活在廈門的廈大人，前500強企業營銷策劃，體驗教育行業品牌經理，新書《撐過去，你終將成為更好的自己》已上市。