多媒體文件製作與演示其實是文秘專業學生需要掌握的一項綜合技能，它綜合了信息收集與處理技能、寫作技能、常用辦公軟件應用技能、口語表達技能（普通話、演講）、溝通技能、時間管理技能、禮儀、反應能力等，也因此被各種技能競賽所採用。
那麼該如何準備多媒體文件製作與演示呢？
一、PPT製作
1.要搞清楚競賽規則、要求
比如，是介紹企業，還是介紹企業文化，抑或是介紹企業產品？這個問題沒搞清楚，要麼可能偏題，要麼可能離題。
2.要能夠收集與主題相關的素材
素材包括文字、圖片、視頻等信息，而這些素材，大多數情況下是需要到網上搜集的。問題是上哪個或哪些網站搜索、搜索什麼，以及怎麼搜索？
以今年中職文秘競賽為例，多媒體文件製作與演示題是某一所中職學校（每所學校的題目是不同的），可能我們想到的只是學校的網站。其實，除了學校網站，學校自媒體（公眾號等）、百度、350搜索、騰訊視頻等都是搜索的範圍，這裡，不僅有百科介紹、網頁中的新聞，還有圖片、視頻、招生簡章等等。即便範圍廣了，還得會通過關鍵詞查找，因為近兩年有的學校改名了，比如承辦校山東省城市服務技師學院，兩年前叫“山東省城市服務技術學院”。又比如南京女子職業中專，一年前與原南京財經學校合併，現更名為“南京財經高等職業技術學校”。再比如紹興市柯橋區財經學校，後來改為“紹興財經旅遊學校”。
3.形成演講大綱
即圍繞主題，形成演講的思路與內容框架，先講什麼，再講什麼，最後講什麼。也就是說要寫一個演講稿。開場白怎樣抓住觀眾？主線是什麼？哪種結尾方式讓你的演講更成功？
4.製作PPT
這裡要注意的是，製作多少張PPT，以及怎樣製作出精美的PPT。
製作多少張PPT取決於你要講的時間，多了，規定時間內是講不完的；少了，可能存在沒東西好講。PPT的製作首先要結合主題或具體介紹的機構或產品，設計一種風格及主色調，不是拿個模板就直接套進去那麼簡單的。
當然，製作時還要考慮文字編排（字體、字號、排列）、圖片放置（大小、位置、張數）、視頻插入（超鏈接、格式）、整體效果（色彩、圖文混排協調）等等。
二、演講準備
1.表達訓練
演講是一人對多人，也就是說，站在臺上講的這個人所面對的是臺下眾多的聽眾。起碼要讓聽眾聽得清楚，然後要讓聽眾聽得明白。所以開口說話得注意了，首先是音量、語速、語調；其次是用什麼人稱講；然後是哪些話該講，甚至於哪些話該何時講，也是有講究的。
2.禮儀訓練
面對臺下眾多的聽眾，還要注意在公眾面前的儀容儀態，這又涉及到妝容、服飾、舉止，某種意義上來說，這是一種氣質的體現。
3.時間把控訓練
演講的時間把控太重要了，這就考查了我們的應變能力。演講過程中，如果覺得時間還有很多，能否展開一下講；如果時間不夠了，能否儘快收縮。而這些過程，還要讓下面的聽眾難以察覺。
4.膽量訓練
或許我們的學生來自農村、山區，這種情況普遍存在的。這時很有必要訓練一下在眾人面前演講的膽量。即便是大城市的孩子，也應該進行排練。也可以把自己練習演講的過程錄像或錄音，通過觀看錄像或聽錄音，會給你最直接的反饋，能夠使你找到自己演講的調調。
一般來說，多媒體文件製作與演示包括PPT製作和演示宣講兩個部分，而PPT製作的重點是內容與設計，演示宣講的重點在語言、禮儀與效果。
記住這幾個步驟，持之以恆練習，慢慢的你的水平會突飛猛進。
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