多媒体文件制作与演示其实是文秘专业学生需要掌握的一项综合技能，它综合了信息收集与处理技能、写作技能、常用办公软件应用技能、口语表达技能（普通话、演讲）、沟通技能、时间管理技能、礼仪、反应能力等，也因此被各种技能竞赛所采用。
那么该如何准备多媒体文件制作与演示呢？
一、PPT制作
1.要搞清楚竞赛规则、要求
比如，是介绍企业，还是介绍企业文化，抑或是介绍企业产品？这个问题没搞清楚，要么可能偏题，要么可能离题。
2.要能够收集与主题相关的素材
素材包括文字、图片、视频等信息，而这些素材，大多数情况下是需要到网上搜集的。问题是上哪个或哪些网站搜索、搜索什么，以及怎么搜索？
以今年中职文秘竞赛为例，多媒体文件制作与演示题是某一所中职学校（每所学校的题目是不同的），可能我们想到的只是学校的网站。其实，除了学校网站，学校自媒体（公众号等）、百度、350搜索、腾讯视频等都是搜索的范围，这里，不仅有百科介绍、网页中的新闻，还有图片、视频、招生简章等等。即便范围广了，还得会通过关键词查找，因为近两年有的学校改名了，比如承办校山东省城市服务技师学院，两年前叫“山东省城市服务技术学院”。又比如南京女子职业中专，一年前与原南京财经学校合并，现更名为“南京财经高等职业技术学校”。再比如绍兴市柯桥区财经学校，后来改为“绍兴财经旅游学校”。
3.形成演讲大纲
即围绕主题，形成演讲的思路与内容框架，先讲什么，再讲什么，最后讲什么。也就是说要写一个演讲稿。开场白怎样抓住观众？主线是什么？哪种结尾方式让你的演讲更成功？
4.制作PPT
这里要注意的是，制作多少张PPT，以及怎样制作出精美的PPT。
制作多少张PPT取决于你要讲的时间，多了，规定时间内是讲不完的；少了，可能存在没东西好讲。PPT的制作首先要结合主题或具体介绍的机构或产品，设计一种风格及主色调，不是拿个模板就直接套进去那么简单的。
当然，制作时还要考虑文字编排（字体、字号、排列）、图片放置（大小、位置、张数）、视频插入（超链接、格式）、整体效果（色彩、图文混排协调）等等。
二、演讲准备
1.表达训练
演讲是一人对多人，也就是说，站在台上讲的这个人所面对的是台下众多的听众。起码要让听众听得清楚，然后要让听众听得明白。所以开口说话得注意了，首先是音量、语速、语调；其次是用什么人称讲；然后是哪些话该讲，甚至于哪些话该何时讲，也是有讲究的。
2.礼仪训练
面对台下众多的听众，还要注意在公众面前的仪容仪态，这又涉及到妆容、服饰、举止，某种意义上来说，这是一种气质的体现。
3.时间把控训练
演讲的时间把控太重要了，这就考查了我们的应变能力。演讲过程中，如果觉得时间还有很多，能否展开一下讲；如果时间不够了，能否尽快收缩。而这些过程，还要让下面的听众难以察觉。
4.胆量训练
或许我们的学生来自农村、山区，这种情况普遍存在的。这时很有必要训练一下在众人面前演讲的胆量。即便是大城市的孩子，也应该进行排练。也可以把自己练习演讲的过程录像或录音，通过观看录像或听录音，会给你最直接的反馈，能够使你找到自己演讲的调调。
一般来说，多媒体文件制作与演示包括PPT制作和演示宣讲两个部分，而PPT制作的重点是内容与设计，演示宣讲的重点在语言、礼仪与效果。
记住这几个步骤，持之以恒练习，慢慢的你的水平会突飞猛进。
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