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公司長期掛賬的“其他應收款”該如何平賬？這些“其他應收款”絕大部分是收不回來的。它們要麼是沒有取得發票的費用，要麼是送出去的“人情”，要麼是老闆拿走了的分紅，要麼是變相的薪酬。當初之所以把它們記作“其他應收款”，有著許多現實的無奈。
一
長期應收款該如何做賬？賬務要規範化，公司要降低稅務風險。那麼，長期應收款該如何處理呢？
一是憑票入賬不等於找替票入賬。會計人員有根深蒂固的“憑票入賬”觀念。很多會計人第一想法是找發票報銷，卻苦惱於找不到合情、合理、合法的發票，於是想起了“邪路”，找替票報銷。所謂替票，通俗地講就是用A類發票報銷 B類費用。這種做法明顯是違法的，會計人員可能會因此承擔法律責任。
二是沒有發票也可入賬。如果費用果真發生了，沒有發票該怎麼辦呢？無需著急，沒有發票一樣是可以入賬的。如果有證據表明其他應收款是掛賬的費用，同樣能以費用名義入賬，只是這部分費用不能在所得稅前扣除。入賬時需提供的證據可以是收據、小票等。
在特殊情況下，費用發生後可能拿不到發票。但大多數時候沒有發票並非對方不開具，而是企業選擇不要發票。譬如商家為了逃稅，會提出不要發票可以降價的條件。不少企業會因此選擇要低價格，不要發票。這是自己的“自私”選擇，不能抱怨不能取得發票。值得說明的是，這樣的選擇要謹慎。不要發票雖能降低價格，但後續可能會多交企業所得稅、增值稅、附加稅。
三是不能證實費用真實發生的，有被認定偷逃個稅的風險。最極端的情況是，既沒有取得發票又沒有證據表明掛賬的其他應收款是費用。這時會計做賬要小心了。在這種情況下，如果直接費用化處理，費用除了不能在所得稅前扣除，還可能面臨被認定偷逃個稅的風險。稅務可能會把這種情況認定為企業給員工發放薪酬福利。如果是外部人員借款，可能會被視作勞務報酬。
四是計提壞賬。除了做費用報銷外，還可以考慮計提資產減值。其他應收款也是能計提壞賬準備的。做賬與計稅是兩個不同的概念。針對長期掛賬的其他應收款，應分類處置，屬於費用的需費用化；屬於薪酬、分紅的，應補交個稅；實在收不回來的借款，會計做賬時可根據會計政策計提壞賬。但要注意，計提的壞賬不一定能得到稅務的認可，在彙算清繳時要記得做納稅調整。
五是股東大額借款。有些股東為了逃避個稅，將工資、獎金、分紅等長期掛在其他應收款。這正是稅務要處罰的“自作聰明”。還有一種情況是股東從公司把錢拿走了。這是很敏感的事情。如果金額比較大，上述處理方式都不適用此種情形。按照稅務的規定，股東借款當年沒有歸還，且不能證明是用於生產經營的，稅務會將之視作分紅。
二大股東欠賬的三大風險
民營企業“家財務”的現象是一個頑疾——老闆的錢就是公司的錢，公司的錢也是老闆的錢。這混淆了法人與個人的界限。老闆從一開始就把公司當成自己的提錢機器，甚至沒有考慮過這麼做還會存在風險。筆者認為，大股東借錢不還、債務長期掛賬，可能會觸及3個方面的風險。
一是債務風險。欠債還錢這是天經地義的事。如果公司股東只有大股東一人，或大股東夫妻兩人，這筆債務公司不會主動向大股東追償。一旦公司發生了股權變更，第三方股東就可能要求大股東歸還所欠公司債務。此外，如果公司到期不能償還外部債務，而大股東卻又佔用公司大額資金的，債權人可以向法院提起訴訟讓大股東承擔連帶償還責任。
二是稅務風險。按照稅務的規定，股東借款超過一年沒有歸還，且不能證明是用於生產經營的，稅務會將之視作分紅，應按20%的比率繳納個稅。不少企業的大股東個人資金、企業資金不分，或許無心逃稅，但可能因此躺著中槍。建議大股東要有這方面的稅務風險意識。
三是違法風險。如果大股東從公司借款，手續不完整，極易觸發刑事責任。現在雖不再提抽逃註冊資本了，但此行為很容易觸犯挪用資金或職務侵佔罪名。夫妻店的公司無所謂，如果公司另有第三方小股東，發現大股東從公司抽走資金就要擔心了。此時，大股東從公司借錢如果沒有取得小股東的同意，很可能會被小股東舉報。舉報一旦成立，大股東的借錢行為無論被定性為挪用資金還是職務侵佔，都要承擔相應的刑事責任。
要防止上述3類風險，建議借款之前通過董事會決議或股東會決議，取得股東或董事的支持，明確大股東借款不是個人私下的行為；或者簽訂借款協議，約定借款期限，約定借款利息，企業逐月計提借款利息，明確借款屬性。當然，更希望大股東能做到公私分明，規範財務管理。這是杜絕此類風險的最佳方法。
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