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制度实施的第一步就是发布制度,采用科学、合理、有效的发布方式,有利于企业管理目标的实现。制度的发布既要考虑合法性、民主性,又要有利于宣贯和执行。
制度的发布方式很多,不但可以作为公司文件留存,还可以张贴或悬挂在某一岗位或工作现场,以便随时提醒员工和互相监督,实践中可以采取的制度发布方式包括:
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1.内部培训法。
制度制订之后,召开员工大会或组织全体员工学习,并保留相应的有员工签名的会议或培训记录。通过内部培训的方式,对公司制度进行讲解,既有助于员工对公司制度的深入了解,也可以深入了解员工对制度的看法和意见,有利于日后制度的贯彻落实。
2.传阅法。
规章制度制订以后,编印成手册,让员工进行传阅,并使员工在阅读后签字确认,以证明已阅读此制度。
3.入职登记声明法。
在入职时,向劳动者提供相关规章制度让其阅读,并提出意见,如不存在反对意见,则签字声明本人已阅读相关制度并遵照执行。
4.员工手册发放法。
企业可根据需要制作一份专门的《员工手册》,发放给每个员工,并在最后一页附注《员工接受书》,具体内容如下:“本人确认已阅读了由×年××日起生效的公司《规章制度》,清楚了解规章制度的全部内容,并同意接受此制度的要求。”,让员工签上本人姓名和日期。
5.劳动合同约定法。
在与员工签订的《劳动合同》中增加企业的规章制度作为合同附件,确认员工已阅读、理解企业的规章制度,并承诺遵守。通过上述方式公示的企业规章制度,基本合理合法,具有法律效力,且有确确实实的员工签名证据。
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6.规章制度考试。
公司组织专项考试,以规章制度内容作为考试大纲,挑选重要条款设计试题,组织员工进行开卷或闭卷考试,加深员工对规章制度的理解。
7.意见征询法。
公司在已有制度的基础上,下发制度文本,面向员工征询修改意见,保留员工意见的签名和书面资料,促进员工对于制度的研究与理解。
8.公告栏张贴法。
在公司内部设置的公告栏、白板上张贴供员工阅读的制度文件,供员工随时阅览。由于制度的发布对象和执行主体都是内部员工,通过公司网站发布制度,也可以确保新制度通知到位。
9.电子邮件法。
将制度用电子邮件发给公司每一个员工,通知员工阅读规章制度并回复确认。
10.责任人推进法。
制度发布时明确相关责任人,并要求责任人在规定时间内提报宣贯落实计划。
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上述十种方式是当前普遍采用的制度发布方式,除了这些方式之外,公司还可以通过在企业内部刊物开设“管理制度”专栏、企业制度建设情况及违规案例通报、组织员工参加制度执行力研讨会、开展“管理制度学习周”活动、组织“管理制度知识竞答比赛”等丰富多样的形式,达到发布和宣传制度的目的。
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