同一本书，有的人读完收获很大，有的人读完却没感觉。同一个工具，有的人用完效率倍增，有的人用完却依然没什么改变。这其中除了细节方法的差别之外，更重要的是目的不同。
忙忙碌碌一天，加班到很晚才到家，但是回头想想好像记不起来一天都做了什么；拿着手机刷知乎、B站，不知不觉2小时过去了，刷的时候感觉自己学到了很多知识，闭起眼来仔细一想，却什么也想不起来了……
时间黑洞往往是这样产生的。
很多时候我们以为是在高效工作和学习，实际上回头仔细梳理一下，发现收获并不大。
时间与精力管理的问题，一直是网友提问的高频问题，无论是在校大学生，还是已入职场的老司机，貌似被这个问题困扰的不在少数。
我以前也曾有过“看起来很忙碌，实际很低效”的时候。当我意识到这个问题后，就有意识地去寻找方法并加以实践。
最近两年，我的工作和学习越来越有系统，也越来越高效。
这里有个小窍门：每当我完成一件任务，我都会问自己两个问题：①我收获了什么？②还能做得更快吗？
对这两个问题的不断追问，让我更加有意识地提高单位时间内的效率。
我是个工具控和效率控，试用过市面上几乎所有的主流效率软件，在多年的摸索中，形成了适合自己的一套工具系统和行为习惯。
这套系统对我是非常有益的 ，在读这篇文章之前或之后，强烈建议你补读我之前写过的 这三个工具，让你的效率起飞，除了介绍工具，还介绍了我的一整套工作逻辑和建立个人知识体系的整个过程。
01
你的时间都去哪儿了？
几乎每个人都会使用任务清单或日程软件，比较常见的有：奇妙清单、滴答清单、things、To do list、极简清单、Omnifocus等。
坦白讲，这些工具的功能大同小异，你选择哪个都可以，关键是看你怎么用。
对于工具的选择，我的习惯是：前期把主流软件都下载来试用一段时间，然后根据自己的需要做对比和取舍，留下一款最适合自己的并长期使用。
以上这些工具我都用过，后来固定为滴答清单。这里顺便说一句，工具类的产品最好选择一款适合自己的然后长期使用，更换工具的学习成本和迁移成本是很高的，没必要这这上面花费太多时间。
选择哪一款工具，不是别人都说好就是好，也不是网友评价高就一定好用。最重要的是看你要解决什么问题，你的需求是什么。
所以，选择工具的思路是：明确需求——选择多款工具试用——对比取舍——确定最终工具——使用中不断优化
明确需求和使用目的：
对于时间管理和任务管理，我的需求是：
1、要有日历视图
① 相比列表式清单，我更喜欢日历视图，一天和一周的任务项一目了然
② 有精准时间起止点的任务，比如“3-4点xx会议”，适合以日历视图查看，更直观
2、要有清单功能
对于没有精准时间起止点的任务，比如“今天内完成xx方案初稿”，适合列为清单，因为把它放到日历中的哪个时间段都不合适
3、要自带番茄钟功能
番茄钟这种把时间分割为小豆腐块的工具，以前我是比较抵触的，觉得它的存在太刻意了。不过最近1年，我在有意识地训练专注力的时候，发现这款工具其实是用来管理精力的，而不是管理时间的。关于这点，在下文讲精力管理时还会展开。
以上三条是我的刚性需求，必须同时满足。
此外，我还有一些不那么100%必要的需求：
1、任务项支持自主设置不同颜色
我喜欢彩色，这可能跟我的专业是艺术，以及从小爱用五颜六色的笔做笔记的习惯有关。使用彩笔不是为了好看，而是有固定的用途：正红色代表警告或错误批注（错误提示）、玫红代表重点强调的观点（是什么、为什么）、绿色代表建议的行动（怎么做）、紫红色代表自己的思考总结（自己的内化反思）。其他的莫兰迪系浅色，属于辅助强调色。
如果工具支持标注不同颜色，正好与我的习惯相符，用起来会更顺手。但这个不属于刚需，即使没有，也能接受。
2、支持给不同任务设置不同优先级，且显示不同颜色
设置优先级，其实几乎每款效率软件都具备。不过并不是每个工具都支持以非常明显的方式来区分不同优先级的任务，甚至在任务列表的显示上，有的工具也不支持按优先级从高到低排序。
这个需求同样不属于刚需，有则更好，没有也可接受。
明确了以上自己的需求和目的之后，在选择工具时就有判断的标准了。我见过不少人，三天两头地换工具，问他为啥又换了，也说不上来哪里不好，就是觉得不好或不习惯就又弃用了。
这种属于典型的“不知道自己使用这款工具的目的是解决什么问题，只是为了用而用”的用户。
实际上，以上我列出的3项必不可少的需求，以及2项锦上添花的需求，滴答清单都满足了。或许有其他工具也能满足，不过使用工具的目的是为了提高效率，只要有一款能帮我们达到目的就可以，不需要涉猎太多。
对工具的使用和优化调整：
我是如何使用滴答清单管理时间和任务的？
基本的思路是这样：
1、每周日固定时间，把下周的具体任务列清楚，全部塞进滴答清单里
2、把任务分成有精准时间要求和无精准时间要求两大类。不需要在APP上设置，自己心里区分清楚就可以。有精准时间要求的，在日历视图中填写清楚起止时间；无精准时间要求的，放在某天的清单中即可。
上图是日历视图中的样式，我设置的是按优先级排序，高中低分别对应颜色红黄蓝。灰色代表无优先级，一般是重复性日常小任务。
如果是个比较大的任务，或者自己一直拖延的任务，可以试着拆解成几个可以直接执行的小动作（如下图）。拆解成小动作后，每个动作之间既可以连贯，也可以中断。不会因为被其他琐事临时打断而接不上。
比如，有段时间我的写作经常拖延，我就把一篇文章的更新拆解成几个步骤，每次集中10-30分钟只完成其中一个步骤即可。
3、把任务项，按照自己的实际情况，设置成不同的清单分组。比如：工作（会议、沟通、杂项、外出、具体事务、临时事件），然后给不同清单标注不同颜色（颜色的标注按自己的习惯就好）。
这里需要注意的是，前期不要设置过多的分组和清单，因为设置的条目过多，很容易觉得麻烦坚持不下来。前期可以只设置大块：工作、技能学习、读书、生活。等自己坚持了一段时间，觉得有必要分得更细致的时候，比如想知道工作中哪部分任务占用时间最多，再根据具体需求去进一步细分。
总之，原则是：不要一上来就给自己搞一个特大特完美的分类框架和计划，这种计划最容易半途而废了。刚开始粗糙一点没关系，很多细小的需求是在使用过程中慢慢发现的，那时候再去完善即可。
上图是目前我的部分分类，也是在使用过程中不断填充、更改成这样的。比如我发现工作中经常有临时的沟通占用很多时间，于是在工作清单中加了临时沟通这一项，就是想统计下这种临时占用的时间比例是多少，有没有可优化的空间。
再比如，我业余运营两个公众号，之前“公号发文章”是一个清单，后来发现基本无法保证在同一天内更新两个号，并且两个号一个是绝对原创、另一个不是绝对原创，所花费的时间是不同的，于是两个号的发文章就分开统计了。
一切都是看自己实际的需求是什么，适合自己、对自己有用最重要。
4、定期回顾和统计，知道了时间黑洞在哪里，然后不断优化时间配比、提高效率
一切记录和统计的目的，都是为了更好地提高我们的做事效率。或许有的人觉得这种把大大小小任务全部塞进清单的方式太过死板和教条。
以前我也是这样认为的，所以很多工具没有坚持去使用。不过这两年，滴答清单对我的帮助很大，关键是看你有没有形成习惯。习惯是什么？习惯其实是培养一种条件反射、肌肉反射。
当我们习惯了把任务以这样清晰的方式记录下来的时候，你会发现，其实对工具的使用根本花不了多少时间，记录一项任务非常快，几十秒，最多一分钟就可以记下来。
我习惯在每周日写周总结，并做下周计划。在回顾一周的任务完成率和时间分布时，会很直观地知道哪些时间安排合理、哪些不合理，突发事件的处理时间占比多少、临时的本来不必要的沟通时间占比多少、在哪几件事情上花费时间最多且有没有得到相应的回报、哪些事情重复率高、有没有更快的操作方式……
记录很简单，但是坚持很难。如果不记录、不总结的话，我们会经常记不起来忙碌的一周自己都收获了什么。
当你需要写周汇报，打开文档，却脑袋空空的时候，其实是因为你没有对过去一周的时间留下具象的感知。
02
你了解自己的精力黑洞吗？
当我对时间的管理变得应对自如以后，又有了新的苦恼：人的精力是有限的，我对自己的精力管理还没有做到很好，甚至对自己精力的强弱分布规律一脸茫然，经常出现专注力不够而产生低效劳作的情况。
走神儿、三分钟热度，都属于专注力不够的表现。很多貌似在工作、学习、加班的人，时间倒是一分钟也没少花，但是效率很低，根本没有获得应有的收获。
这是真正的效率黑洞，非常具有欺骗性。
因为这类人很容易被别人看作努力、刻苦、上进，也很容易让自我很感动。殊不知，消耗了相同的时间，不一定会获得等量的收获。在这里，对效率起关键作用的不是时间，而是专注力、精力。
专注力百分百投入的1小时，其产出量可能是非专注投入1小时的30倍以上。
因为精力分配不合理而导致效率低，是最不划算的事情，因为这种人往往是：学也没学好、玩也没玩痛快。一直处于低效而持续的劳作中。
我有意识地管理和记录自己的精力分布，已经有近一年，收获非常大。
首先，我意识到了自己的精力分配不合理导致单位时间内效率低的问题。针对这个问题去网上查阅了相关资料，并且读了几本相关的书籍，其实这些对我启发不大。后来自己摸索着，发现曾经被我弃用的时间块APP可以用来解决我的问题。
说起来，时间块APP是我又爱又恨的一款工具。很早很早之前我就下载过，使用了几天，当时觉得这个工具太反人性了，把时间切割成15分钟或半小时，需要你每个时段都做记录，简直像是资本家工厂强迫工人每半小时打卡一次。
时间块APP被我卸载又重装了好几次，因为每次看到它在榜单上出现，我就忍不住下载，下载后使用几次觉得还是太反人性，又弃用……如此反复了好几次，也是醉了！
其实时间块APP是一款时间管理工具，而不是精力管理工具。它与滴答清单不同。滴答是让你规划未来的任务，而时间块是让你对已经过去的一小时或一天所做的任务做记录。
即：滴答清单侧重事前规划，时间块侧重事后记录。
大部分人使用时间块APP是来管理时间和任务的，所以在任务分类中，大部分人会设置工作、学习、娱乐、生活等一级分类组。在一级分类下面，可能会设置更细分的二级：学习（读书、学钢琴、练英语）等。与滴答清单的分类设置基本一致。
而我是用时间块APP来管理精力的，所以在设置和使用方法上，有更多的个人特点。
明确需求和使用目的：
对工具的选择和使用，前提永远是搞清楚自己要解决什么问题、需求是什么。
我当时遇到的问题是：
1、不清楚自己在哪些时段专注力高，那些时段容易伪专注、走神儿多
2、不清楚自己在做哪些事情的时候专注力高，做哪些事情时专注力差
3、精力分配上，还有哪些优化空间
我需要达到的目的是：提高单位时间内的工作效率，减少非专注时间的占比。
明确了以上问题和目的之后，我就非常清楚该如何使用这款工具了。
对工具的使用和优化调整：
1、设置大的一级分类
我的目的是记录专注力的分布，至于这段专注的时间是在工作还是在学习，对我来说是次要的。所以，一级分类我起初设置为专注、半专注、非专注。
再审视一下我的目的，其实是为了提高工作、学习的专注力。至于工作和学习以外的时间，比如生活外出、超市购物等，专注力强弱我并不关心。但这部分工作和学习以外的时间确实存在：生活琐事、睡觉、吃饭等，而且时间占比还不小。所以，为了便于统计，我把它们也设置为一级分类。
所以，一级分类变成了：专注、半专注、非专注、生活、睡觉、吃饭。
在实际应用过程中，我又发现，其实非专注就是完全没有在用心，实际上相当于完全走神儿、神游啦！这时候其实没有什么效率可言。所以我把“非专注”改成了“神游”。代表这段时间内做的事情没有任何效率和收获。
而人的精力状态其实是很难用泾渭分明的专注、不专注来划分的。精力的黑洞主要产生在这样的情况：我们自以为是在很认真、很专注的工作和学习，但事实上，回头一梳理，其实专注力也没那么百分百投入，收获也没想象得那么大！
我把这种状态叫作“半专注”。“半专注”是精力黑洞的最主要分布之一，极其具有欺骗性和自我迷惑性。比如，我们在浏览知乎、知识星球，刷B站的学习资源时，有时候我们自以为专注力倍棒，而且是在自我提升、自我学习。
但是，如果从结果的角度逆推，你会发现你刷网站刷了2个小时，但是收获却寥寥无几。而且，刷网站时的专注力程度，是远远不能与读书、开会、做演讲这类事项比的。
这类刷泡网站的行为，最容易产生时间黑洞和精力黑洞。
根据以上我在实践中不断增删、调整的思路，现在我的时间块APP的一级分类固定为：专注、半专注、纯神游、彻底放松、焦虑放松、生活、睡觉、吃饭、烦事。
不知道你能看明白不，我记录的是自己的状态，而非时间。
2、在一级分类下设置适合自己的二级分类
原则依然是：不要刚开始就设置过多项目，要在使用过程中，根据自己的目的去不断修改、迭代。
目前我的一二级分类（部分）是这样的：
其中，工作上的安排现在已经做得很顺手和高效了，所以不需要再花很多时间做精细记录，这里仅设置了“工作”一个笼统的二级分类。
有几项看起来很琐碎的分类：排版编辑、资讯资料、社交、聊天、刷泡网站、时间黑洞。
这几个是我在实践中发现的非常占用时间，且过后我们很容易记不起来的事情。单独列出来，经过几周的统计之后，你就会发现这些事项的大概占比是多少、你的专注力如何。
比如排版编辑，做公众号的人都知道，写完一篇文章后，其实找配图、排版的时间并不少。我意识到这个问题后，就单独列了个分类，通过一个长时段的记录，发现这部分竟然能花掉这么多时间，那说明做这个事情的专注力、方法有待提高和优化。
资讯资料，指的是我们刷知乎、刷知识星球、刷36氪、刷一些干货公众号的时间。因为这些网站和平台，戴着“干货”和“知识”的帽子，我们在刷这些平台的时候是心安理得的，觉得自己是在学习，却很少有意识地问这几个问题：
1、刷完之后我获得了、学到了什么？
2、刚才在刷知识的过程中，我的专注力是百分百投入吗？
3、今天刷了2小时，学到了xxxx，下次能效率再高点吗？
纯神游，是指：你刷完一圈朋友圈、知识平台、抖音快手、淘宝直播等平台之后，猛一回神，完全记不起来自己刚才都看了什么、学了什么。。。。别告诉我你没有这种时刻！
聊天和社交，我分成两部分，是因为这两部分在我的时间占比中还挺高的。但是两部分的专注状态和带给我的价值又不一样，所以分开来记录。聊天一般是指熟人（家人、朋友或同事）之间，聊家常、工作事宜等。
之所以说是聊天，是因为这类感情联络是必须要有的，但没有给我带来更多新的收获。社交一般是指弱关系的联系，这类联系往往对双方来说都是有一定期待和目的的，以咨询和探讨问题居多。
聊天和社交这两种联结方式都是很有价值的，只不过目的和对象不同，分开记录能让我更直观地知道哪部分的占比如何、何时需要调整。
3、设置完分类以后，剩下的就交给记录。
重要的事情说三遍：记录很容易，坚持记录很难。记录很容易，坚持记录很难。记录很容易，坚持记录很难。
还是那句话：重要的是形成习惯，习惯一旦养成，就如同我们每天早上需要刷牙洗脸一样自然，是不需要多想就会自然去做的条件反射。
我使用时间块APP记录精力状态已经快一年了。不仅没有觉得记录是个很费时间的事情，反而是真的提高了做事情的专注力和效率。
其实，只要设置完了上面的分类。剩下的记录就比较简单了。
在颜色设置上，还有一个小技巧：我把专注、半专注状态的颜色设置为饱和度比较高的绿色，其他分类的颜色设置为饱和度低的浅色，并且与绿色的反差对比较大。这样在看一天内精力分布的时候，只需要关注绿色的分布即可，一目了然。
这个设置其实也是从目的和效果逆推的：我需要关注的是专注力分布在何时、分布的占比如何，其他的事项都是干扰项或弱项，不需要过多关注。所以从颜色上区分，省时省力。
上图的一天，从颜色块上就能一眼看出，这一天的上午基本啥也没干，从下午3点以后，进入“非请勿扰”的专注状态，一直持续到半夜。
而上图这一天的精力分布就比较“恐怖”了：一整天也就是专注了2个小时。其他时间要么在无聊地刷网站，要么是“想专注工作，也确实付出了不少时间，但状态却迟迟达不到最好，处于半专注+半神游状态”。
也就是说，这一天的精力黑洞还是挺多的。如果过完这样的一天，我们往往对一天内的成果回顾是空白和失忆状态。
半专注和半神游状态，是最具有欺骗性和迷惑性的，它让你误以为自己很努力、很专注，但实际上取得的收获甚微。这两种状态需要绝对警惕。
看到这样的一张分布图之后，皱眉之余，还不是赶紧在心里鞭策一下自己：明天还敢这样吗？哈哈！
其实，最好的分布应该是绿色和蓝色连续相间的。那代表：工作的时候就专注工作，放松的时候就彻底放松。
点击右上角的图标，可以把色块上的一级-二级名称都展开显示，对各个状态下的具体事项分布更直观。
4、定期回顾和统计，对效率和精力分配做出优化提升
统计功能还可以让我看到一天、一周、季度、一年内的所有数据。还是比较实用的。
使用效果验证：
说几个我使用后的小改变吧：
1、刷泡网站是最大的时间黑洞和精力黑洞，现在我刷朋友圈、刷知乎等网站、刷新闻网站、看公众号文章的时间在减少。另外，这些细碎的、容易形成黑洞的事项，我会集中在一天内的某个时段集中完成：比如晚上集中把朋友圈、资讯、有价值的公众号等内容浏览完，遇到重要的信息随手做记录，防止阅后即忘。
2、每天的任务按优先级排序，最高优先级的任务最多设置两项，并且在一天的上午时段完成。先完成最高优先级的事情，再去完成其他。
3、重点关注在无意识神游的状态下都做了什么，从而减少神游时间占比。把神游的时间匀给“专注”或“彻底放松”。
4、聊天和社交有时会占用时间较多，且分布很零散，经常打断正在进行中的其他任务。现在对于邮件、微信消息，紧急且重要的我会第一时间回复，不紧急的集中晚上30-60分钟时间处理。
5、工作上减少了无效沟通和低效会议的占比。
7、几乎每做完一件重要的事，都会下意识地问一下自己：我获得了什么？属于关键领域的关键事项吗？单位时间内的效率如何？还能做得更快更好吗？这几个问题的追问，对于逆向推进行动的改变，非常有效。
03
最后的话
以上就是我在实践中摸索出的一套时间精力管理方法，对我自己来说非常有效。
工具终究是服务于目的和效果的，我之所以会使用时间块APP来管理精力，就是因为意识到了自己存在精力使用不合理的地方。如果有一天，我能高效自如地分配和使用精力、不必依赖于记录时，就可以弃用这个工具了。
每个人都有自己的工作风格和学习特点，每个人在单位时间内的效率也不尽相同。重要的是找到一套适合自己的打法和系统，不断实践、不断迭代。
记录的力量是很强大的。记录很简单，坚持记录很难。
作者：张慧plus ；本文在PMCAFF社区发布，转载请注明作者及出处。
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