文｜漫說職業
魯迅先生說：
節約時間，就是使一個人的有限的生命，更加有效，就等於延長了人的壽命在這個信息技術飛速發展的時代，時間成為人們最寶貴的財富，如何高效的運用時間成為了職場人士必備的技能。前人給我們總結了“時間管理的四象限”法則，將工作的事件等級分為了
●重要緊急事件
●重要不緊急事件
●不重要緊急事件
●不重要不緊急事件
時間管理四象限法則
雖然有時間管理四象限法則，但是由於我們日常生活中經常會遇到一些突發性事件，例如：領導突然給你安排一個工作、前面完成的工作突然又要返工，家裡孩子突然生病。這種突發性事件竟然會打亂我們的工作安排，導致工作無法順利完成，進而造成我們的計劃安排拖延，產生焦慮、緊張、憤怒等諸多不良情緒。面對這種情況，我們該如何解決呢？
這樣講可能會有些抽象，我們結合一下張明的工作實際場景給大家講解一下：
張明是一家小公司的部門主管，週五上午他需要開一個例會，佈置一下部門接下來的工作安排，在想工作安排的時候，突然想到之前佈置給小王的一項工作到現在還沒結果，需要打電話問一下，拿起電話突發想起來上次在噹噹網買的書好像要去拿，家裡的牙膏也沒了要去買，自己也好久沒有給家裡打電話了，拿起手機一看日期，快端午節了，前天和妻子說好要出去旅遊還沒有計劃好去哪，想到出去玩，又想起答應了朋友要去打球，週末的CBA門票自己還沒買，剛準備打電話卻發現自己的手機沒話費了，張明突然覺得自己好多事情，感覺好累，壓力好大。
張明的工作場景是不是似曾相識，我們工作的時候經常會遇到種種突然想起的事情，而一想到這些事情，我們就會感覺到頭疼，導致我們工作的效率的下降。
本文專門幫助大家建立基於GTD模型的事物處理器，結合張明所遇到的問題，幫助大家有條不紊的解決工作中我們遇到的突發性問題，建立一個有效的時間管理處理器，本文涵蓋了一下內容：
●為什麼時間管理四象限法則會失效？失效會對我們造成什麼影響？
●什麼是GTD事物管理器？
●如何應用GTD有條不紊的工作？
時間管理四象限法則失效原因和影響
時間管理四象限法則是時間管理的重要方法，將職場中事件分為了4種情況，告訴我們進行工作的時候應該按照這四個等級來完成事情：
●不重要、不緊急事情：比如看電視、唱歌、這些事情不做對人生沒有影響，如果整天做這類事件，工作效率會降低，中年以後如果繼續執著於此類事件，甚至會面臨失業的風險。
●不重要、緊急事情：比如訂飯，訂機票，這類事情做得太多會讓人感覺很忙碌，但個人業績卻沒有任何進步，這類事情儘量委託給別人做，或者少做。
●重要、緊急事情：比如自己負責的項目，部門管理的事件，大多數人都在做重要緊急的事情，但是重要緊急的事情做多了會導致個人的壓力突增，感覺焦慮，別忘了一句話“忙中出錯”，越忙越容易出錯。
●重要、不緊急事情：比如學習、做職業規劃，陪孩子。這類事情是雖然不緊急但是對個人非常重要，如果拖延去做，這類事件會上升成為重要、緊急事件。
時間管理四象限法則告訴我們：要優先做重要。緊急事情，給這類事件預留充足的時間安排，只有這樣才能給其他事件留下時間，保證效率水平！
雖然我們很多人接受和學習這種時間管理的方式，但到實際工作中往往發現做不到。為什麼？因為可能你在做重要不緊急的事情時候，內心裡總是在擔憂重要緊急的事情。
比如你打算上午做個日程安排，下午有個重要的會議，你在做日程安排的時候，內心裡總是在擔憂下午會議的內容，自己準備的充不充分？自己的PPT是不是還有哪裡沒改？假如現場出現意外情況怎麼辦？這些問題導致你焦慮，導致你上午的日程安排不能很好的完成，同時下午的會議可能也無法完美的完成。
為什麼會造成這種心不在焉的情況？
1、現代技術的發達，導致個人負擔變重。
隨著科技技術的發展，人們的生活愈加便利，但同時也導致了個人的負擔變重，比如：洗衣機的出現讓我們避免了花費時間去洗衣服，但是卻無形中增加了我們洗衣服的頻率；高鐵、飛機讓我們出行變得方便，但是卻導致我們出差的頻率變多；手機、網絡讓我們溝通更方便，但人們要求處理信息的速度越來越快。事情變多了，負擔變重了，自然而然的導致我們思考的事情變多，無法集中精神處理一件事。
2、對外在事情反映不足或者過度。
在金融理論中，一個經濟體系對外在環境的變化反映不足或者過度都會造成經濟體系面臨壓力，同樣，個人在面臨外在事物反映不足或者過度的時候，也會產生壓力和焦慮。個人對外在事物反映不足，會導致對事情的不重視，產生拖延症，造成事件的等級上升，成為重要緊急事件。個人對外在事物反映過度會導致對事情的過度關心，時刻都在擔心這件事情的發展，不能集中的去完成一件事。
3、承諾或者承擔義務的管理不當。
古人常說：“言必行行必果”，在職場中我們很輕易的對他人進行承諾，而過度的承諾會反過來造成自己事務性工作變多，產生壓力和焦慮，同樣，一個崗位對應了一個責任義務，過度的承擔義務，會導致工作內容的細化，產生緊張不安的情緒。
那麼，面對這種情況，我們該如何做呢？
在這裡不得不提明代著名的思想家、教育家王陽明的“知行合一 ”，所謂的知行合一就是你在做事情的時候，思想和行為要一致，一心一意的做一件事。但像王陽明的這種境界，需要我們普通人十幾年甚至幾十年才能修煉而成，並不適合職場人士的需求。
2010年，美國著名管理學家戴維·艾倫出版了《搞定》一書，在書中提出了GTD模型，應用GTD模型建立事物處理器，可以很好的解決我們現在面臨的這種情況。
什麼是GTD事物管理器？
GTD模型的全稱為Getting Things Done，翻譯過來就是“把事情處理完”，是一個新型的管理時間方法。
GTD的核心理念：必須記錄下來要做的事，然後整理安排並使自己去執行。
GTD的五個核心原則是：收集、整理、組織、回顧、執行。
在進行GTD事物處理之前，我們需要做一個準備工作
●確定時間
●確定空間
●確定工具
你需要準備一個工作區，這個工作區包含了舒適的環境（溫度、家居舒適度）、順手的工具（筆記本、打印機、垃圾桶）、乾淨整潔的桌面（避免過多的書本堆積、桌面顏色適當）。工作區的合理安排可以提高工作的效率、減少對處理工作事物的抵抗情緒，加快工作節奏，理想的時間安排是2個整天的時間。
在準備工作區的時候，有3點特別注意的事項：
●假如你經常性出差，你需要準備一個移動的工作區，包括筆記本電腦、水杯、wifi等內容，必要的辦公設備可以幫助你有效利用碎片化時間進行事物處理。
●保持工作區的獨立性，不要和家人、同事共享你的工作區，這樣會打擾你工作的節奏和安排
●在家辦公儘量不要穿睡衣等便裝，人的大腦會根據環境做出相應的思維調整，穿一個你平時工作穿的衣服，簡單的畫個淡妝，可以有效的促進你進入工作狀態，讓工作行程一種儀式感。
在準備好GTD的工作區後，接下來就是最重要的事務處理階段：
1、收集
在收集階段，我們需要清空你的大腦，喚醒我們的模糊記憶，所謂模糊記憶就是一切能夠引起我們注意的事物和信息，無論事物的大小、輕重、緩急，並將其存儲在大腦以外的地方。
這裡，我們就需要建立一個“事物籃”，事物籃是我們儲存事物的地方，可以白紙、筆記本等紙質形式，也可使用工作便籤、備忘錄等信息化形式，這個“事物籃”必須是你經常使用的一樣東西，在記錄工作籃的時候我們可以從兩個方面進行收集：
●外在收集
外在收集主要指搜索你的周圍環境，從辦公桌開始，逐漸擴展到你的抽屜、櫃子、臺子、書櫃的表面和內部。
●內在收集
內在收集主要指搜索你腦海中還記得的工作事項，可以利用頭腦風暴法進行搜索，不論事物的大小和類別、正確或者錯誤，都清楚的記錄下來。
2、整理
在這個階段，我們需要對我們收集到的事件進行整理和處理。但這並不意味著你要徹底的清理你的“工作籃”，在這個階段，你需要對收集的時間進行識別：
●這件事情是什麼？
●這件事情意味著什麼？
●這件事情需要採取怎麼樣的行動？
確定是什麼可以幫助你認識到這件事情是不是你需必須要做的事情，如果不是你必須要做的是不是可以扔出“工作籃”；意味著什麼可以幫你確認這件事情對你的意義，如果你不能很好的把握，你可以反問一下自己是不是的價值觀，從價值觀的角度來評判，比如“金錢”、“名譽”、“友情”、“健康”；採取什麼樣的行動可以幫你探索解決事情的途徑和方法，更加高效的解決好問題。
在確定好事情後，接下來就是要處理事情，處理事情遵循三個原則：
●首先處理“工作籃”最上面的事情
●一次只做一件事情
●永遠不要把事情扔回到“工作籃”
在處理事情的時候，最難的問題就是“如何進行下一步的行動”，處理下一步的行動可以分為兩種情況：
●清晰明瞭
如果一件事情，你可以想到具體的處理辦法，那麼你需要進行權衡：立即去做？指派他人？延遲處理？
●模糊不清
如果有的事情你無法判別下一步應該怎麼做，那麼你需要對這些事情進行分辨：如果是垃圾就扔掉；如果是不著急事情需要進行備註。
3、組織
在上一階段，我們對事情進行了分類識別，確定了目前需要做的事情，接下來，我們需要對事情進行分類，事物的分類可以分為以下幾個類目：
●下一步行動計劃類別
●項目類別
●等待類別
●將來類別
下一步行動計劃行動類別是指，我們針對事情需要採取的下一步行動，如果一件事情需要很多步驟需要完成，在這裡僅僅需要標註下一步的事項，標註你認為最重要的行動，比如你組織下週開例會，那麼下一步的行動就是給手下發信息，如果你可以細化項目，可以把下一步行動寫得更加清晰，比如用微信群通知下週開會。
項目類別是指一項工作需要多個步驟才能完成，這個時候就需要對接下來的行動進行時間的標註，確定好時間和日期，持續的跟蹤好項目的進展，確保每個項目類別都有下一步的行動計劃。
等待類別是指你已經把事情分派給別人活著等待事情的回覆，你需要設置一個提醒日期和時間，定期檢查和追蹤這件事情的發展。
將來類別是指你未來需要去做，但是不需要立馬去做的事情，比如學習
在這裡需要強調兩點：
●2分鐘原則：如果你的下一步行動是在兩分鐘以內完成的，那麼不要把它列入到計劃中，直接去做！
●準備一個日曆：你可以用紙質或者電子的日曆，將你剛才標註的事情需要的時間標註其中，方便你進行迴歸和追蹤。
4、回顧
如果你的時間和精力足夠，你可以每天進行回顧，如果你沒有時間，至少要以星期為單位進行回顧，你要確保你面臨的新問題都要進入到你的系統中。當你回顧的時候，主要去回顧“下一步行動類別”、“項目類別”、“等待類別”這三個類別的事情，及時的更新你的系統信息。
5、執行
如果你永遠停留在前4步，而不進行下一步的行動，那麼這個GTD模型將毫無意義！
如何應用GTD有條不紊的工作？
在前文中，我們講述了GTD模型的應用步驟，下面我們就結合張明的現狀，幫幫他梳理現在的困境，讓他更好的工作吧！
1、收集
我們建立一個“工作籃”，收集一下張明目前需要做的事情，進行整理後，用表格的形式進行整理：
2、整理
現在我們要判斷對張明來說，哪些事情可以做，哪些事情不能做，將不能做的事情扔出“工作籃”，扔不扔出去的核心就是
價值觀！
你可能會問為什麼這裡打球不能去做，這裡只是我根據個人的情況進行一個判別，具體情況你需要根據你的情況進行劃定，是不是要去做？刪除完成後，張明的“工作籃”就少了一件事，如下：
3、組織
這個階段我們需要考慮一下下一步的行動是什麼，確定好可以行動的項目類別和具體的行動方案。
這個時候張明的工作就被劃分為幾個類別：
2分鐘行動：安排週五例會、差快遞、給家裡打個電話、衝個話費、查看小王的工作情況
項目：端午節出去旅遊
等待：買CBA球票
下一步行動：明天去買牙膏
經過GTD模型，張明的工作思路被理順了，他接下來就要按照工作項目的類別依次進行工作，在日曆上標註工作的內容和項目。
總結
我們回顧一下GTD模型的五個步驟
●收集
●整理
●組織
●回顧
●行動
我舉的例子只是我個人的應用GTD的一個方法，你可能對裡面的內容劃分有異議，沒關係，掌握這幾個核心的原則才是最重要的！
人的大腦是用來思考，而不是用來記憶，將事情放在腦外有助於大腦的思考，打個比方：我們的大腦應該像一個CPU，主要處理事情的運算，而事情就該像一個存儲區，每當我們需要想的時候，把事情從存儲區調出來。這個方法剛開始使用可能會有些生疏，熟能生巧！
最後，用書中的一句話：希望你一直保持雖然整日事務纏身，但頭腦清晰，輕鬆自如的控制和處理一切！
參考書目；
1、戴維·艾倫，《搞定》；中信出版社，2010
2、喬·卡巴金，《正念》；海南出版社，2009
閱讀更多 漫說職業 的文章
