03.19 每天這麼做,不當領導都難!

時間管理是一項非常重要的個人技能,做好時間管理,不僅工作效率可以提升,每天也會有多餘的時間來發展自己的興趣。無論是員工還是管理者,做好時間管理,做事省時又省力。對於怎麼做好時間管理,我整理了以下幾點。

每天這麼做,不當領導都難!

第一步,事分輕重緩急

在《高效能人士的七個習慣》一書中,作者史蒂芬•柯維提出,“重要事”和“緊急事”的差別是人們浪費時間的最大理由之一。因為人的慣性是先做最緊急的事,但這麼做會導致一些重要的事被荒廢掉。

建議前一天晚上或者當天早上,確定今天要做的緊急事和重要事,對該做的事排好優先次序,並按照這個次序來做。

每個人都有許多“緊急事”和“重要事”,想把每件事都做到最好是不切實際的。建議大家把“必須做的事”和“儘量做的事”分開。必須做的事要做到最好,但儘量做的事盡力而為即可。懂得用良好的態度和寬廣的胸懷接受那些暫時不能改變的事情,多關注那些你能夠改變的事情。此外,還要注意生物鐘的運行規律,按時作息,勞逸結合,這樣才能在學習時有最好的狀態。

“緊急事”和“重要事”的處理方法可參照下圖:

每天這麼做,不當領導都難!

第二步,列待辦事項清單

時間管理上有名的GTD(Getting Things Done)時間管理法:

管理時間的兩個很重要的步驟就是列待辦事項清單和完成事項清單。

待辦事項清單用來提醒你做事情,完成事項清單用來審視你的時間安排。

待辦事項清單強調目標,而完成事項清單重在展現成就。

列完成事項清單可以參考以下步驟:

第一步,認真回憶並記錄今天都做了什麼,並註明花費的時間。

第二步,先堅持一個星期,每晚記錄時間開銷,再往後堅持。

第三步,每週或每個月總結這段時間做了什麼,進行反思。

可以根據個人時間和需要選擇不同的記錄時間段。

在記錄過程中或記錄完之後,看著這些內容,你就知道時間都去哪兒了。這樣,你會知道如何更有效地管理時間。

第三步,提升效率

想要有效率,可以在身體和精神兩方面做好準備:

1. 提高體力

為什麼要在辦公室裡準備辦公室零食?因為動腦子的時候餓的快,腦力工作也是相當耗體力的哦。所以體力是大腦與身體能持續高效工作多久的基礎。騰出時間,去健身房吧。運動運動,工作起來你會更有效率。

每天這麼做,不當領導都難!

2. 做事專注

大多數人在專注時會把事情完成得更快更好,所以儘量一次只做一件事情。可以設定一段時間,在該段時間內專心做一件事情。在這個過程中,如果大腦中冒出其他未盡事項或一些點子,不妨先寫到紙上,繼續專注做你手頭的事,做完後再找時間處理記錄下來的那些事項。

當工作過程中,經常會遇到被打擾的情況,這時可以採用記錄工作法,在被打擾後迅速回到工作狀態當中,具體措施如下:

1、如果手頭的工作任務重要而緊急時,可委婉說不:告知對方自己有重要而緊急的工作任務需要完成,完成後會過去找TA。

2、如果對方任務不緊急,而且只是短時間打擾你時,可以在交談之前先把正在進行的工作任務記錄到手邊的本子上,短時間交談後繼續回到當下任務,完成到一定階段後,再去完成同事交代的工作任務,並主動更新狀態給對方。

3、如果對方的工作確實比較緊急並且無法拒絕,可讓對方給自己幾分鐘的時間,把手頭上的工作和思路做個簡要的記錄,再馬上配合同事完成他的工作。回到位置後,查看之前記錄的工作進度,繼續完成。

第四步,利用高效時間

在時間管理中,必須學會運用80∶20法則,即讓20%的投入產生80%的效益。

也就是說,要把握一天中20%的精華時間(對有些人來說是早晨,對另一些人來說是下午或夜裡),將它們用於最為關鍵的思考、學習和工作。每天的時間不可能安排得滿滿當當,其中一定會有許多空閒的時間碎片。無論是等車的時間、兩個會議之間多出的時間還是等電話的時間,都不可輕易浪費。你可以隨身帶一本你想讀的書,或者帶一張“To Do List(工作備忘)”或“To Think List(思考備忘)”,有時間時,就把它們拿出來。每天如果能擠出20分鐘,一年就有7300分鐘的多餘時間呀!

第五步,給自己一個最後期限

如果一個任務規定一個月完成,人們通常會等到月末才加班加點。如果一個任務沒有期限,人們往往會無限期地拖延,直到有一天這個任務確定了完成期限為止。因此,在管理時間的時候,最好能給自己設定一個合理的、略微緊迫的、可以刺激自己不斷努力的時間期限。


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