今天已經是元宵過後的一個星期了，因為疫情的原因，大部分的公司都讓員工在家上班，但是大部分網友表示以前在公司是996上班，現在在家硬生生變成了007，一方面是許多公司都因為疫情變得危機四伏，只能通過榨乾勞動力續命，另一方面是在家的摸魚式拖延症使工作效率嚴重低下，你們是哪種情況？

而對於公司的策劃崗來說，無論你在海角天涯，該做的方案還是要做，該改的方案還是要改，在我看來，策劃崗是一個掉髮程度不亞於程序猿的崗位，但是基層一線策劃卻是拿著比黃袍加身外賣小哥還少的工資，此處並沒有看不起的意思，就是想表達策劃是白領中不是那麼好混的崗位。

那麼在這個疫情期間內，是一段沒有人打擾斷我們策劃大師們靈感的時機，是時候讓策劃小哥哥小姐姐們升級了，今天給大家分享關於活動策劃執行流程的詳細乾貨，希望大家在效率提高的同時，早日成為策劃大神，過上美酒咖啡的日子。

活動策劃整體執行流程

活動策劃的執行流程，總體包括接洽流程、策劃流程、管控流程、標準管控工具等。在這些過程中我們需要整合資源、構建活動的整體模式、規範執行安排等。

註釋：流程圖裡的現場臺本是指專供各種活動舉行的舞臺腳本，在舉行的過程中，必須使用臺本而不是劇本，臺本規定並清晰安排說明如人員上下場的順序、時間，燈光變化，音效，道具安排等。在活動的具體安排下臺本一般分為燈光本，道具本，音效本等，供提示專司其職的燈控，音控，總劇務等人員專用。

1. 接洽流程

項目的接洽，包括前中後期，從前期初步的接觸瞭解需求，到方案的提議修改，再到最後的定案彙報，都要做好準備，流程分別如下：

（1）初步接洽，明確意圖意向

在初步接洽客戶的階段，相當於我們平時說的去談客戶了，因此我們需要準備好公司的宣傳冊、PPT、宣傳片等相關的資料，並且要展示公司的優勢和資源，以及活動的經驗和案例。

在洽談的時候，我們要有意識的去了解客戶公司是幹嘛的，其公司品牌調性是怎麼樣的，這次的活動項目想要用什麼方式達到什麼目的。公司又有多少預算去做個事情，想要達到怎麼樣的規模效果，是否已有初步的想法構思等等，這些信息都是為後續的初步方案構想做準備。當然還有很重要的還是搞清楚對方公司參與此項目的關鍵人物還有合作意向，畢竟要是遇到一些騙稿騙方案的公司的話那就真的是浪費青春了。

（2）細節洽談，反覆溝通

後續的洽談中，需要強調我們公司有什麼資源可以配合進來，有什麼案例可以借鑑參考（畢竟更加直觀的讓客戶找到他們想要的東西），其實就是避免客戶不知道自己想要什麼。在這個階段活動的初步框架就要做出來了，什麼樣的主題，用什麼形式展現都要開始明確，因為不定下來，後續一改起來，所有的東西都要改。

如果在前期溝通的時候，我們公司在有條件的情況下，可以提供2-3稿的初步架構供客戶選擇，看客戶的傾向性，明確活動目的的重點難點，並且為客戶縮短範圍，繼而討論出客戶對活動的具體要求和建議。

（3）項目彙報，最終確認

在根據客戶意見修改調整後的方案（包括策劃部分、宣傳部分、執行部分、詳細預算），我們就要去最終的提案了。我們要穿好戰袍，準備好彙報用的電腦、投影儀、PPT、翻頁筆、方案打印輸出成冊。安排好現場提案時的人員分工，比如誰進行彙報，誰進行答疑，誰做決定等等。

註釋：合同什麼時候簽訂和打款，這就要取決於我們跟客戶怎麼談的了，比較穩當的情況是先簽合同確定合作再做完整提案，當然也有很多大客戶的是需要供應商比稿的，這樣提案時需要相對的完整一點，而後再確認合同的條款和簽訂合同。

2. 策劃流程

這裡的策劃流程介紹，不按一般的找資料、頭腦風暴、定主題、做效果圖、明確預算諸如此類的工作項來分，按我們實際工作階段來分，我覺得這樣在整體項目管理的角度去看會清晰一點。

（1）首次策劃會議

項目的首次策劃會議，主要是以對接客戶的AE（客戶主任）或AM（客戶經理）牽頭，準備好客戶簡報（關於項目需求和客戶的介紹），讓活動部的負責人帶領其部分的策劃和執行統籌參加。

會議上在瞭解了項目的需求和相關背景之後，先討論明確這個項目是否值得跟進，畢竟有些客戶預算很少，卻恨不得要上天的，很難搞。覺得可以去做的，再往下討論活動的概念和表現形式。會後，活動策劃和執行統籌就需要先做一個初步的策劃案出來了，並一層層地向公司內部先報上去，可以了再讓負責客戶的同事跟客戶進行溝通。

（2）初期協調會議

在AE/AM和客戶溝通之後，根據客戶的意見確定了基本的方向，接下來就要組織公司內部各職能同事進行協調了，例如活動部負責人、策劃、執行、製作、設計師、媒介、信息專員（這個崗位是做類似於報名人員登記、信息整理等行政類工作）。

會上，需要落實策劃案的大致框架、表現形式和內容設計，在預算範圍內明確基本的成本，討論出宣傳的渠道和重點。

會後，策劃就要協調執行、製作、 媒介等同事把方案的初稿做出來（要包括策劃方案、宣傳方案、預算方案），然後把內容給到設計師進行包裝（要給方案穿戰袍了）。

（3）細節協調會

細節協調會是最重要的階段之一了，這個階段除了前期參與的人員要參加之外，還需要部門的總監或公司的領導參加。會上要明確表達客戶的意見，讓方案更加的精準和適用，並且需要把方案的內容和執行細節確定下來，如果是有相關關係的客戶那麼公司的領導就會在這時提出一些貼切實際的意見。會上要把現場的效果圖、宣傳方案、物料方案、預算方案（成本和報價）都需要呈現出來，並且在會上敲定。

會後，策劃需要協調各環節的同事對策劃執行方案進行定稿，如活動內容、執行流程、人員分工、宣傳計劃、整體預算等，並且落實執行工作組的分工和安排。而後AE/AM擬定合作協議，並且協同公司的製作統籌聯繫外包的供應商，如印刷製作、場地、布場、會務、演藝、拍攝等。

（4）執行工作協調會

此會議的開啟證明已經明確合作了，至少需要是在合同簽訂後進行的，各個需要執行配合的同事都需要參加，包括合作的供應商。在會上，需要把定稿的方案進行詳細的講解，並且把活動項目進行一項一項的分解（WBS工作結構），把工作安排時間表（甘特圖）展示出來，並把各部分工作單獨列出工作安排，讓每位同事明確知道其分工安排。

會後，項目已正式立項了，負責此項目的項目經理需要把控整體的執行節奏，並安排同事落實各項資源、外包、人員等。

3. 管控流程

管控工作在無論什麼類型的項目中，都屬於最重要的流程部分，因為一個項目無論多平平無奇或者是多優秀，如果沒法順利自行，一切都成空。

（1）時間管控

活動進行的時間如果不是因為不可抗力因素，一般都是不會更改的，時間的管理必須按照活動最終舉辦的時間進行逆推，確保每一項工作都在合理範圍內的時間節點裡進行安排，並且把控。

（2）供應管理

合作的供應商要靠譜，畢竟外包部分有很多事情不是在自己的手裡進行，很容易一個不留神就出了岔子。在活動執行過程中會涉及到衣食住行、接待、印刷製作、佈置、舞臺、音響、道具、拍攝錄製等等的事項。項目負責人需要對供應商作出有效的管控，避免出差錯。

（3）人力管控

涉及到項目活動的人員，無論負責事項的大小，無論是內部外部的人員，都要做好人員的管理，每個人都知道他們的職責、職能是什麼，甚至包括嘉賓、志願者等。

4. 標準管控工具（WBS工作結構、甘特圖表時間進展安排）

（1）任務

把整體活動各項工作分解成一個個的細化任務，以便明確清晰落實。

（2）時間安排

對每個任務的安排都要明確什麼時候開始，什麼時候要完成。

（3）順序

對每項任務進行先後順序的排列。

（4）節點

活動的整體進展情況都需要監控，搞清楚每個節點都要明確完成哪些重點工作。

（5）分工安排

每一個任務都要有對應的責任人，每一個節點情況出問題，對應的負責人需要立馬去解決。

結語：活動策劃執行的流程大致上就如此，當然並不是所有的都是這樣，我們在接到項目的時候需要根據實際情況去進行安排和落實，最適用的才是最好的。疫情仍然在水深火熱之中，不知道什麼時候我們才能恢復正常日子，但是無論什麼情況我們都要保持著自我的提升，不可懈怠。

下一次我再來跟大家分享關於活動策劃執行的詳細方案，希望能對大家有所幫助，如果大家還有什麼職場技能需要提升學習，可以在評論區留言，我為大家分享更多的乾貨，謝謝。

閱讀更多 職場劉Sir 的文章

關鍵字: 伴隨成長的中國味品牌 設計 海角天涯