電話會議中
第三步：進行通話
1.為後來者增加五分鐘。
有一些便於在通話開始時進行小談話的筆記。通過他們的名字，頭銜和角色介紹所有與會者。如果有人在五分鐘延遲後到達或加入呼叫，請勿中斷正在進行的討論。等到演講者結束或主題結束後允許後來者自我介紹。
2.回顧會議禮儀。
要求與會者撥入電話以使手機靜音以避免背景噪音。要求他們避免使用保留按鈕來阻止廣播他們公司的保持音樂。告訴在場的所有人靜音他們的手機並使他們遠離會議電話以防止干擾。確保所有與會者都能聽得清清楚楚，以便每個人都能聽到他們的聲音。
3.堅持議程。
密切關注時鐘，以滿足與會者和演示者的需求。如果您的時間用完，請先解決最重要的問題。如果有人提出你無法回答或沒有預料到的問題，請告訴他們你會盡快回復他們。
4.如有必要，安排一個後續電話。
不要等到通話結束才能這樣做。在你得到議程上的問題和答案（Q＆A）之前做好。向大家詢問下次通話時最方便的日期和時間。如果大多數與會者未定，請在通話結束後發出調度調查。
5.至少需要15分鐘才能完成問答。
在電話會議中，您可能無法讓每個人都參與其中。為防止這種情況發生，請不要問是否有人有任何問題。相反，要求與討論主題相關的特定人員提出問題。
例如，您可以問：“Bob，您是否獲得了創建主題文本所需的所有信息？”
6.關閉電話。
開始在預定結束時間前約五分鐘結束。如果Q＆A仍在進行中，請告訴每個人您還有時間再問一個問題。感謝大家的時間，祝他們有一個美好的一天或一週（結束）。
電話會議結束
第四步：通話後採取行動
1.創建一個回顧。
通話結束後立即開始這樣做。向您的記錄員詢問會議記錄副本。確保列出每個人的責任清單。如果以後出現任何差異，會議記錄將以書面形式記錄對話。
在發送之前請一位同事校對回顧。無論你有多少次校對材料，第二雙眼睛都可以捕捉到你可能忽略的錯誤。
2.將回顧發送給所有與會者。
您在校對員推薦的任何編輯後立即執行此操作。邀請所有收件人發表評論或提出可能在通話過程中誤入歧途的問題。如果您承諾為後續呼叫發送調度調查，請將該鏈接包含在回顧中。
3.遵循承諾和截止日期。
採取呼叫期間討論的行動。如果您承諾在以後回答任何問題，請在不超過一週的時間內跟進。滿足您設定的截止日期。確保在合理的時間內將任何承諾的工作交付給適當的收件人。
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