批覆、函、報告是2012年4月16日中共中央辦公廳、國務院辦公廳聯合印發的《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱為《條例》） 中明確規定的3個法定文種， 它們既有相同之處， 又存在著明顯的差異。
批覆、覆函、答覆性報告之“同”
一、都具有答覆功能
《條例》規定： 批覆適用於答覆下級機關請示事項； 函適用於不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項；報告適用於向上級機關彙報工作、反映情況，回覆上級機關的詢問。從上述文字可以看出，這3 個文種的適用範圍中都有“答覆” 或“回覆” 字樣， 顯然它們都具有答覆性功能。但是，因為函和報告這兩個文種還具有其他功能， 所以人們常把具有答覆性功能的函和報告稱為“覆函” 和“答覆性報告”。
二、都屬於被動行文
批覆、函、報告在發揮答覆性功能時， 顯然應有“問” 才能有“答”， 即答有所問、被動行文。不問而答， 會讓受文者莫名其妙。它們的製作都是建立在來文基礎之上的———批覆和請示對應， 覆函和發函對應， 報告和上級的詢問對應。比如， 《國務院關於同意設立“中國品牌日” 的批覆》（國函〔2017〕51 號）， 是針對《國家發展改革委關於設立“中國品牌日” 的請示》（發改產業〔2016〕2484號） 作出的答覆； 《教育部關於同意建立亳州學院的函》（教發函〔2016〕74號）， 是針對《安徽省人民政府關於申請批准亳州師範高等專科學校升格為亳州學院的函》（皖政秘〔2015〕141號） 作出的回覆； 《××市人民政府關於在本市文學藝術界開展檔案資料徵集工作的報告》， 是對《××省政府辦公廳關於做好在文學藝術界開展檔案資料徵集工作的函》這一來文的回應。
三、都堅持一文一事
批覆、函、報告在發揮答覆性功能時， 必須堅持一文一事原則。一份批覆針對一份請示，一份覆函針對一份來函， 一份報告也只能回答上級提出的一個問題， “專事專辦” 特點明顯。需要指出的是， 假若一個單位的數份請示或數個單位同一內容的請示是在同一辦公會議上審批的， 也應該堅持一文一事原則， 分別作出批覆， 而不應在一份批覆中包括數份請示的內容。覆函的製作， 也應如此。比如， 《××大學教職工代表大會執行委員會關於同意調整相關學院二級教代會執委會主任、副主任的批覆》， 將政治學院、美術學院、法學院等多個學院的二級教代會執委會主要組成人員的批覆合為一個，這種投機取巧的做法是極不正確的。
四、都要有發文引據
批覆、覆函和答覆性報告都屬被動行文， 這一點常常在公文正文下筆伊始就要有所體現， 正文第一段常用諸如“××報送的關於××的××（××〔2017〕×號） 收悉” 等句式， 交代清楚發文的依據。如《國務院關於同意設立“中國品牌日” 的批覆》（國函〔2017〕51 號）， 開頭寫道： “你委《關於設立“中國品牌日” 的請示》（發改產業〔2016〕2484 號） 收悉。” 在公文教學和實際寫作中， 我們把這部分內容稱為“發文引據”。需要注意的是， 在發文引據中提到對方來文時， 應先引標題， 然後在標題後加圓括號標明來文的發文字號。
五、都有固定的主送機關
在實際工作中， 批覆、覆函和答覆性報告的受文對象即主送機關均為對自己“有所求” 的來文單位， 批覆的受文對象為報送“請示” 的下級機關， 覆函的受文對象為發出問函的單位， 而報告的受文對象是事前有過詢問的上級機關。如果其他機關也需要知道答覆的內容， 只能以抄送的形式送達。
六、歸檔時都應“成雙作對”
筆者以為， 在辦理完畢後整理檔案時， 應將請示與批覆、來函與覆函、詢問件與答覆性報告放在一起， 合為一件。一般做法是， 將兩份公文編一個號， 批覆在前、請示在後， 覆函在前、來函在後， 答覆性報告在前、來信來函在後， 或者將批覆、答覆的公文作為正本， 將請示或來函作為附件。即使請示與批覆、來函與覆函、詢問件和答覆性報告不是同一年度形成的， 歸檔時也應合為一件處理， 但是必須在備註欄內說明。
批覆、覆函、答覆性報告之“異”
一、行文方向
按照行文方向， 可以將公文分為下行文、平行文、上行文。下行文就是上級機關向隸屬於自己的下級機關發送的公文， 上行文是下級機關向自己的直接上級機關報送的公文。上行文和下行文的發文機關和受文機關之間是領導與被領導關係或者業務上的指導與被指導關係。平行文是在平級機關或不相隸屬的機關之間傳遞的公文。批覆、函和報告正好是這三種形式公文的代表文種。批覆是典型的下行文， 用於答覆下級機關的請示事項， 解決下級機關的實際困難或問題， 對下級機關的工作作出具體指導， 具有較強的行政約束力； 函適用於不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答覆問題、請求批准和答覆審批事項， 是典型的平行文； 報告則是典型的上行文， 適用於向上級機關彙報工作、反映情況， 回覆上級機關的詢問， 以使下情上達， 便於上級機關準確有效地指導工作。
二、功能範圍
在批覆、函和報告3個文種中， 批覆只具有答覆功能， 功能比較單一。但是， 函和報告除了具有答覆功能外， 還有其他功能。函的功能眾多，除了覆函， 還有發函（包括需要回復的申請函、商洽函、詢問函和不需要回復的告知函）； 報告，除了答覆性報告外， 還有工作報告、情況報告等。另外， 批覆只能對應請示這一文種， 覆函可以對應來函， 在特殊情況下也可以回應請示， 這種情況就是取得直接上級機關授權的辦公廳（室）， 可以用“覆函” 代行“批覆” 的職能。報告既可以回應上級下發的通知、獲得授權的辦文機構的來函等公文， 也可以回應上級轉來的信件或上級打來的電話等， 發文事由靈活多變。
三、標題擬製
《條例》規定， 黨政公文的標題由發文機關名稱、事由和文種三部分組成， 批覆、函和報告也不例外。但三者的標題又有所不同， 批覆的標題根據批覆表態的不同可作細小的調整， 如果同意或原則同意下級機關的請示事項， 一般寫為“××（關於） 同意××××的批覆”； 如果不同意下級機關的請示事項， 可以寫為“××關於××××的批覆”， 當然， 在批覆的具體內容中要詳細列出不同意的理由。函的標題， 如是發函， 則寫為“××關於××××的函”； 如果是覆函， 一般標題中要體現“復” 字， 寫為“××關於（同意） ××××的覆函”。無論何種形式的報告， 標題都可以直接寫為“××關於××××的報告”， 有的單位將回覆上級詢問的報告的標題寫成“××關於××××的答覆報告” 是不妥當的。
四、機關代字
《條例》規定， 發文字號“由發文機關代字、年份、發文順序號組成”。發文機關代字是發文字號的重要組成部分， 一般由機關代字與發文性質代字構成。批覆、函、報告在行使答覆功能時，機關代字應有所不同。
批覆的發文字號一般寫為“×函”， 比如《國務院關於長春市城市總體規劃的批覆》的機關代字為“國函”， 《國務院關於同意設立“殘疾預防日” 的批覆》的發文字號為“國函〔2017〕89號”。批覆作為下行文， 機關代字不用“×發” 而改用“×函” 是有緣由的， 主要原因為批覆有固定的主送機關， 常以信函的形式制發。但是， 筆者查閱了一些地方行政機關的文件， 發現各地作批覆的機關代字五花八門， 比如《省政府關於籌建江蘇省相城高新技術產業開發區的批覆》的發文字號為“蘇政復〔2016〕50 號”， 《江蘇省人民政府關於南通市2016 年度第6 批次城市建設用地的批覆》的發文字號是“蘇政地〔2017〕46號”， 《上海市人民政府關於同意調整本市城鄉居民最低生活保障標準的批覆》的發文字號為“滬府〔2017〕44 號”， 《湖北省人民政府關於武漢市2015 年度城中村第3 批次城市建設用地的批覆》的發文字號為“鄂政土批〔2015〕1062號”，《蘇州市機構編制委員會關於同意調整蘇州市人民政府教育督導機構設置的批覆》的發文字號為“蘇編髮〔2017〕11號” ……筆者認為， 《條例》雖未對黨政公文發文字號中的“機關代字” 作明確規定， 但應依照國務院的做法， 將批覆的機關代字統一寫為“×函”， 以免混亂。比如《北京市人民政府關於昌平新城規劃（2005年—2020年）的批覆》（京政函〔2007〕7號）， 《省人民政府關於湖北省“十三五” 高效節水灌溉總體方案的批覆》（鄂政函〔2017〕88 號）， 機關代字的使用就比較規範。
覆函的機關代字相對簡單， 就是“×函”， 沒有異義。
報告屬於典型的上行文， 機關代字應寫作“×發”， 此處的“發” 並非“下發” 之意， 而是指採用了“文件格式”， 以區別於“信函式” 公文。工作中常常出現的“×報” “×呈” “×請” “×文”“×函” 等機關代字都應該統一為“×發”。在這一點上， 筆者十分贊同黃澤瓊老師發表在《應用寫作》雜誌上《上行文“機關代字” 應當規範》一文的觀點， 在此不再贅述。
五、語言風格
批覆、覆函和答覆性報告的行文關係不同，受文對象不同， 因而語言風格也呈現出一定的變化。批覆是典型的下行文， 語言表達簡明扼要、果斷有力， 態度明確、斬釘截鐵， 多使用指令性語言， 以體現上級機關的權威。在批覆引據中， 常用“你單位《關於……請示》收悉”這樣的語句。答覆函作為平行文， 語言表達和緩誠懇， 注重禮貌， 以體現對對方的充分尊重。回覆性報告作為上行文， 語言表達謙虛恭敬，以表現下級對上級的尊重與服從。批覆、答覆函和回覆性報告的行文語氣和常用語也有所不同。引述來文時， 批覆常用“你單位《關於……請示》收悉” 這樣的語句， 然後用“經研究， 現批覆如下： 同意……” 句式， 將上級的態度明白無誤地表達出來。不相隸屬機關之間使用的覆函的發文引據一般用“貴單位《關於……的函》收悉” 的語句， 稱呼對方時用“貴”字， 體現對對方的尊重與禮貌， 然後用“經研究， 現答覆如下： 同意……” 的句式， 下文中只要提到對方單位， 便應“貴” 字當頭。回覆性報告常用“×月×日《關於×××××的函》收悉”或“×月×日××機關（單位） 轉來的×××文已悉”，然後用“經調查（瞭解）， 現將有關情況報告如下： ……” 等句式組織文字， 顯示對上級機關所安排工作的重視。俗話所說的“對什麼人說什麼話” “在什麼山頭唱什麼調兒”， 在黨政公文寫作中都有所體現。
六、結語使用
批覆有著固定的結語， 一般在表態結束後，另起一行用“特此批覆” 作結， 有時也可寫作“專此批覆” 或“此復”。如果批覆的主體部分較長， 也可以不寫結語， 以“要求” “希望” 代之。覆函一般用“特此函覆” 或“專此函覆” 作結。筆者認為， 覆函最好不要用“此復” 作結， 原因有二： 其一， 因為“此復” 是縮略語， 更加簡潔有力， 上級機關對下級機關的批覆中使用“此復”， 可以體現權威性， 而覆函的受文者是不相隸屬的機關， 不宜用“此復”， 避免給對方造成一種高高在上的感覺。其二， 避免和使用“此復” 作為結語的批覆混淆。答覆性報告， 一般用“特此報告” 作為結語。
閱讀更多 一支筆寫材料 的文章
