-我不知道他們號碼多少……
-去學校官網上找。
-老師我住校，學校宿舍晚上十點就熄燈，我如果打電話室友會有意見的。
-週五晚上在家裡打。
-老師我手機沒有開通國際長途功能。
-打移動或者聯通客服，3分鐘搞定。
-老師我不知道說什麼。
-把自己的身份信息準備好，想想怎麼描述自己的困難，把需求明確表達出來就可以了。
……
每次跟學生如此對話，我都覺得自己像是一個「惡婆婆」，逼迫學生去做一件他們避之不及的事情。
為什麼我在其他時候都能給學生留下耐心、細緻的印象，卻在這個事情上毫不通融呢？
每一年的申請季節學生都會遇到各種情況需要跟美國大學直接交涉：
☑ 申請材料遞交過去了，對方卻遲遲不更新；
☑ 對方提出了一個要求，表述卻非常模糊需要繼續明確；
☑ 被Waitlist不知道對方接受什麼樣的求愛；
☑ 拿到Offer了I-20文件卻不見蹤影；
☑ 給了一個Portal要註冊賬號填信息，操作的時候卻遇上技術難題解決不了……
傳統的解決辦法是發郵件溝通，這樣的做法有一個好處是有文字記錄，對方提供的答案比較可靠。
但大家都知道郵件往來效率非常低下，學校最常見的說法是「需要5個工作日處理」申請者的請求。
一些公立大學相關部門人力嚴重不足，學生髮的郵件兩三週都不回覆的情況並不少見。我見過效率最低的學校超過6周才回復郵件，那個時候黃花菜都涼了。
因此，擇由留學提倡學生遇到問題及時通過電話諮詢解決問題，免除無休止等待的煎熬。
但大多數同學會像我在文章開頭描述的那樣，對需要打電話有一種本能的恐懼，第一時間就想躲避——或者無視錯過重要Deadline的風險堅持等待，或者是寄希望於留學顧問老師幫Ta打出這個電話。
甚至一些已經在美國或者國際學校就讀，早就具備了基礎溝通能力的學生，仍然會覺得這是一個巨大的挑戰。
為什麼我堅持讓他們自己打電話？
一方面，美國大學強烈反對學生申請過程中有他人參與甚至替代學生溝通，他們希望申請中提交的一切信息、完成的一切動作都是由學生本人、基於現實情況操作的。
如果他們意識到是學生家長或者其他成年人在替學生打電話，很可能會產生不好的聯想——學生所提交的申請材料是真實的嗎？這位學生與其他申請者的競爭是公平的嗎？
另一方面，申請過程是學生提升自我的一個絕佳的過程，遇到實際的困難之後向正確的人求助不正是解決問題應該有的流程嗎？如果連這樣的事情都沒辦法完成，我們如何放心讓你走出國門之後獨自面對更多的問題？
同學們需要摁下的不是一個炸彈的按鈕，它不會炸飛你被大學錄取或者順利入讀的機會。
相反，你只是需要像在自己的高中找一名不熟悉的老師辦理具體事務一樣，找到負責這件事件的工作人員，禮貌地打招呼，介紹自己的身份，描述自己的問題，然後尋求對方幫助就好——這樣說來，是不是感覺容易很多？
如何打電話？
接下來我就要告訴大家，如果遇到各種不順利的情況需要儘快解決，打電話前你需要知道些什麼：
1.接電話的是誰？他們的電話號碼從哪裡找？
通常來說，申請者遇到的問題不外乎以下幾種：
☑ 申請材料和申請要求相關事項；
☑ 錄取後期事項（enrollment conformation確認入讀、Orientation 迎新活動、register選課、tuition & fees費用繳納等）；
☑ 國際學生相關事項（I-20和簽證等）。
負責這些事項的部分通常是招生辦Admission Office、教務處Registrar’s Office、國際學生辦公室OISS、財務辦公室Bursar Office等。
這些機構的聯繫方式通常會出現在學校官網各自部門的網頁上。
除此之外，通知學生處理相關事項的郵件裡通常也會出現負責部門或者負責人的聯繫方式。同學們在申請過程中注意隨時保存這些信息，隨時取用。
Tip：
記得美國的座機號碼的時候需要先撥打001，比如一個學校負責住宿申請的辦公室電話號碼是415-338-1067，那麼國內的學生就要撥打001-415-338-1067。
2.我應該什麼時候打電話？
打電話之前先要確認對方的工作時間是什麼時候。美國本土橫跨四個時區，東部跟西部各自與北京時間相差12-15個小時（或者執行冬令時的時候是13-16個小時）。
學生在與美國打電話之前，先確認一下對方在哪個州，瞭解對方的工作時間是北京時間的幾點到幾點，再在這個時間段內打電話。
當然，現在我們不需要自己去計算複雜的時差，使用常見的搜索引擎加上大學所在州的名字可以很快搜索出對方的實時時間。
此外，美國的法定節假日和週末通常是沒有人上班的，這個時間段內即使申請者有再著急的事情，打電話過去也不會有人接聽。
有一些美國的節假日中國學生並不熟悉，比如Memorial Day（5月的最後一個星期一）和Independence Day（7月4日），但大學通常會在網站上提前發出通知。
3.電話裡要說什麼？
第一次打越洋電話的同學們可以先計劃一下，電話裡自己需要說些什麼：
☑ 首先，耐心等機器應答。
很多大學辦公室的電話會設置電話應答進行分流，那麼你需要認真聽自己接下來要撥幾才能找到人工服務，或者他們的Office Hour是幾點到幾點，然後重新檢查自己打電話的時機是否合適。
☑ 其次，打招呼確認對方能解決自己的問題。
有具體工作人員接聽你的電話之後，先要禮貌地打招呼，最普通的“Hi”或者“Hello”都可以。
打完招呼後，簡潔明瞭地說，我是一個來自中國的XX年春季/秋季入學的本科/研究生申請者，有一個關於XXX的問題想諮詢，詢問對方是否可以幫助自己。這樣對方可以很快判斷自己能否直接回答你的問題，或者需要轉接給其他同事。
☑ 然後，表明身份請對方鎖定自己的檔案。
一些學校會給申請者分配Application ID或者Student ID等等賬號，請把這些賬號信息放在手邊保證清晰流利地報給對方。
除此之外學生本人的姓名、出生日期、護照號碼等也是幫助對方確定自己身份的必要信息。
☑ 接下來，清晰地描述你遇到的問題。
簡單地抱怨“我的Housing Application提交不上去”並不利於對方幫助你解決問題；
對比之下，你告訴對方“我嚴格按照你們郵件發給我的指引來填寫表格，但在流程的第12個步驟總是被卡住，因為系統一直提醒我說我填寫進去的電話是Invalid Phone Number。我嘗試了加上86或者不加都不能解決問題。”對方就能很快明白你遇到了什麼困難。
☑ 最後，直截了當表達自己的需求。
確定對方明白了你的問題之後，直接問“你可以幫我確認一下我最新提交的成績單是否收到了嗎？”“你可以告訴我一個Valid Phone Number讓我能夠順利提交表格嗎？”
“因為以上原因，這個Deadline之前我的確不能完成，可以幫我再延長一週嗎？”無論對方是否馬上解決了你的問題，都要表示感謝。
如果問題需要進一步溝通，應馬上詢問對方是否需要你通過郵件遞交其他材料。
希望大家在讀完這篇文章之後，再遇到需要直接溝通的問題，能夠胸有成竹地拿起電話打給美國大學，然後很輕鬆地告訴和你一起關注著你的申請進度的人們，“這個問題我已經搞定了。”
本文作者
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