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鬍子哥說：
秘書是跟在領導身邊的人，經常代理領導行使職權。久而久之，有的秘書就產生了優越感，以為實權在握，處理事情的時候不留情面。這樣雖然“痛快”，但同時也給自己挖了大坑。在協調部門關係時，應該如何擺正自己的位置處理好呢？一起來看看這個案例故事！
文章摘自：《秘書工作情境案例》，史玉嶠、譚一平著
中午吃飯的時候，小石說她來公司快半年了，總算知道公司是如何運行的了。她說：“一個公司就像一支軍隊。軍隊的任務就是為了打勝仗。一支軍隊有炮兵、陸軍、空軍、海軍，為了能讓各兵種充分發揮戰鬥力，就必須給他們提供通信、情報、運送彈藥、醫治傷員等服務。對於一個公司來說，它投資的工廠、營業部、企劃部、研發部就是它的戰鬥部隊，而我們行政部就相當於部隊的參謀部，我們這些秘書就相當於參謀。戰鬥部隊和參謀部相當於戰車的前後輪，少了誰也不行。”
雖然我來公司已經兩年多了，但還從來沒像小石這樣認真考慮行政部與各部門之間的關係和作用，真是有些慚愧。
下午三點多鐘，我去給孫總送文件，孫總說他正準備打電話找我。他說：“剛才財務部有人打電話向我告狀，說天津一家公司拖欠我們近百萬元的貨款，是企劃部人為造成的。我今晚八點半的飛機，出差，正準備回家收拾一下。你找個時間把這個問題的情況瞭解一下，如果不是什麼大問題，你就協調一下，把問題解決算了。”
無論發生什麼問題，秘書只有知道問題在什麼地方發生，才能知道在什麼地方解決。回到辦公室，我給市揚部的人打電話，問天津那家公司的拖欠貨款是怎麼回事，我想過去找具體經辦人瞭解一下情況，對方說那人剛出去。
瑪麗說她知道一些情況，財務部的人對她說起過。事情的經過大致是這樣：上個月初，我們公司市場部在天津舉行新產品發佈會，晚上宴請華北地區的客戶。由於銷售部開始把天津一客戶漏了，是在開會的當天才補到宴請客戶清單上的，所以市場部在晚宴上只把這家公司的代表安排與會務工作人員同席，也就沒人給他們發紀念品。這家公司的代表覺得自己受了委屈，便藉口我們公司產品的售後服務不到位，拖延到期應付的貨款。銷售部的人則認為，產品發佈會是市場部負責籌辦的，是他們怠慢了客戶，所以市場部應該為這事負責。
過了一會兒，市場部負責此事的人來電話，說：“這事責任不在我們。公司雖然讓我們具體籌辦會務，但我們把會務工作承包給天津的一家會議公司了。如果銷售部一開始不把宴請名單漏報，就不會出現這種事。再說，即使我們出了差錯，憑他們銷售部的人與客戶的老關係，完全可以早就解決這個問題了。他們是看我們不順眼，沒事找茬，借題發揮。”
我問：“這事也不能老拖著，你看這事應該如何解決？”
電話那邊說：“既然是賴賬，就打官司吧。白紙黑字的合同在那裡，別把客戶慣壞了。”
由於部門利益的不同和看問題的角度不一樣，各部門之間出現一些矛盾和摩擦是經常的。秘書常常要充當這種和事佬角色和像消防隊一樣到處救火。現在又是公說公有理，婆說婆有理，該怎麼辦？
“於姐，我覺得這事也很好辦。他們平時也老不把村官當幹部。既然這次是孫總讓你處理，你就快刀斬亂麻，把兩邊的具體經辦人叫到一起，先各打五十大板再說，讓他們自個兒想辦法在規定的時間內把客戶搞定。否則，讓他們自己去向孫總解釋，看他們敢不敢拿自己的飯碗當玩具。”瑪麗說。
這樣做省事，但不能從根本上解決問題。我說：“第一，你一上來就拿領導唬人，人家口服心不服，往往是按下葫蘆起了瓢，不能從根本上解決問題。即使你這次把人家嚇倒了，下次呢？久而久之，就沒人買你的賬了，你只會給人留下一個狐假虎威的印象。第二，孫總知道了也不一定會高興，因為人家領導也要以理服人，不能一天到晚威脅人家，動不動就炒人家的魷魚。”
“那你想怎麼辦？ ”瑪麗問。
“怎麼辦，我現在還沒完全想好。但我想第一步是要讓他們兩家人坐到一起，直接溝通，有什麼問題當面說清楚，找到解決問題的辦法。”
“這兩家都不是省油的燈，要迭麼容易做通工作，問題就不至於拖到現在了。”瑪麗不以為然。
但對我來講，這一步必須得走，要讓他們儘可能地消除誤會，明白公司的利益是最重要的，不能把部門利益放在公司利益之上。
“如果他們仍然各唱各的調，你又怎麼辦？”
“如果他們兩家還是各走各的路，我就告訴他們，我想去趟天津，問他們誰有空陪我走一趟。”我說。
“你去天津幹什麼？”
“我會告訴他們，我去天津的目的：第一，代表公司孫總向客戶歉道；第二，聽聽客戶對我們的售後服務到底有什麼意見，他們希望我們在哪些方面改進；第三，告訴客戶，我們希望在一個月之內解決問題。”
“你以為客戶會聽你的，在一個月之內把錢給你？ ”瑪麗還是不以為然。
“管不管用，我還沒有完全想好。”我說：“我給個期限，主要是給自己公司兩個部門的人聽的。期限一過，肯定就是打官司。這兩家吵歸吵，但他們都明白，兩家都有錯，這事要是鬧到公司常務會上去討論，打起官司來，這兩個部門都會被追究責任，他們誰也好受不到哪裡去。所以，我估計他們不一定會讓我去天津，會自己想辦法擺平。因為我覺得這事不是解決不了，而是他們兩家都在賭一口氣。”
瑪麗點點頭：“你這個辦法也許管點用，先讓他們明白道理，後讓他們明白利害，不讓他們覺得你這個人好說話。”
當然，這也不一定是最佳的辦法，也許只能算權宜之計。由於秘書經常代理領導行使職權，一些秘書常常會生產一種錯覺，以為自己和領導一樣擁有實權。對於秘書來說，如果自我感覺特別的好，就會過分地相信自己的能力，這是非常可怕的。如果有這種自我良好的感覺，在處理各部門之間的矛盾和糾紛的時候，就會非常迷信壓服的方式，認為只有採取“高壓”，別人才能俯首帖耳。再加上有的領導不容許別人批評自己的秘書，從而養成秘書在公司裡飛揚跋扈、欺上瞞下的習慣，以致使自己身處四面楚歌之境。
代理就是代理，代理絕對不是實權！秘書部門是個綜合協調部門，因此，除非情況緊急，非動用領導賜予的上方寶劍不可，在協調一般的部門關係和矛盾時，應該儘量採取疏導說明、商量互讓的“軟”手段解決問題。如果秘書一旦產生了自己擁有實權的感覺，處理問題就會追求“痛快”，這樣倒是省時省力，但隨時有可能掉進自己挖的陷阱裡。
思考問題
作為秘書，你會有一種優越感嗎？過於自我感覺良好，可能會造成什麼後果？秘書應該保持怎樣的心態工作？
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