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胡子哥说：
秘书是跟在领导身边的人，经常代理领导行使职权。久而久之，有的秘书就产生了优越感，以为实权在握，处理事情的时候不留情面。这样虽然“痛快”，但同时也给自己挖了大坑。在协调部门关系时，应该如何摆正自己的位置处理好呢？一起来看看这个案例故事！
文章摘自：《秘书工作情境案例》，史玉峤、谭一平著
中午吃饭的时候，小石说她来公司快半年了，总算知道公司是如何运行的了。她说：“一个公司就像一支军队。军队的任务就是为了打胜仗。一支军队有炮兵、陆军、空军、海军，为了能让各兵种充分发挥战斗力，就必须给他们提供通信、情报、运送弹药、医治伤员等服务。对于一个公司来说，它投资的工厂、营业部、企划部、研发部就是它的战斗部队，而我们行政部就相当于部队的参谋部，我们这些秘书就相当于参谋。战斗部队和参谋部相当于战车的前后轮，少了谁也不行。”
虽然我来公司已经两年多了，但还从来没像小石这样认真考虑行政部与各部门之间的关系和作用，真是有些惭愧。
下午三点多钟，我去给孙总送文件，孙总说他正准备打电话找我。他说：“刚才财务部有人打电话向我告状，说天津一家公司拖欠我们近百万元的货款，是企划部人为造成的。我今晚八点半的飞机，出差，正准备回家收拾一下。你找个时间把这个问题的情况了解一下，如果不是什么大问题，你就协调一下，把问题解决算了。”
无论发生什么问题，秘书只有知道问题在什么地方发生，才能知道在什么地方解决。回到办公室，我给市扬部的人打电话，问天津那家公司的拖欠货款是怎么回事，我想过去找具体经办人了解一下情况，对方说那人刚出去。
玛丽说她知道一些情况，财务部的人对她说起过。事情的经过大致是这样：上个月初，我们公司市场部在天津举行新产品发布会，晚上宴请华北地区的客户。由于销售部开始把天津一客户漏了，是在开会的当天才补到宴请客户清单上的，所以市场部在晚宴上只把这家公司的代表安排与会务工作人员同席，也就没人给他们发纪念品。这家公司的代表觉得自己受了委屈，便借口我们公司产品的售后服务不到位，拖延到期应付的货款。销售部的人则认为，产品发布会是市场部负责筹办的，是他们怠慢了客户，所以市场部应该为这事负责。
过了一会儿，市场部负责此事的人来电话，说：“这事责任不在我们。公司虽然让我们具体筹办会务，但我们把会务工作承包给天津的一家会议公司了。如果销售部一开始不把宴请名单漏报，就不会出现这种事。再说，即使我们出了差错，凭他们销售部的人与客户的老关系，完全可以早就解决这个问题了。他们是看我们不顺眼，没事找茬，借题发挥。”
我问：“这事也不能老拖着，你看这事应该如何解决？”
电话那边说：“既然是赖账，就打官司吧。白纸黑字的合同在那里，别把客户惯坏了。”
由于部门利益的不同和看问题的角度不一样，各部门之间出现一些矛盾和摩擦是经常的。秘书常常要充当这种和事佬角色和像消防队一样到处救火。现在又是公说公有理，婆说婆有理，该怎么办？
“于姐，我觉得这事也很好办。他们平时也老不把村官当干部。既然这次是孙总让你处理，你就快刀斩乱麻，把两边的具体经办人叫到一起，先各打五十大板再说，让他们自个儿想办法在规定的时间内把客户搞定。否则，让他们自己去向孙总解释，看他们敢不敢拿自己的饭碗当玩具。”玛丽说。
这样做省事，但不能从根本上解决问题。我说：“第一，你一上来就拿领导唬人，人家口服心不服，往往是按下葫芦起了瓢，不能从根本上解决问题。即使你这次把人家吓倒了，下次呢？久而久之，就没人买你的账了，你只会给人留下一个狐假虎威的印象。第二，孙总知道了也不一定会高兴，因为人家领导也要以理服人，不能一天到晚威胁人家，动不动就炒人家的鱿鱼。”
“那你想怎么办？ ”玛丽问。
“怎么办，我现在还没完全想好。但我想第一步是要让他们两家人坐到一起，直接沟通，有什么问题当面说清楚，找到解决问题的办法。”
“这两家都不是省油的灯，要迭么容易做通工作，问题就不至于拖到现在了。”玛丽不以为然。
但对我来讲，这一步必须得走，要让他们尽可能地消除误会，明白公司的利益是最重要的，不能把部门利益放在公司利益之上。
“如果他们仍然各唱各的调，你又怎么办？”
“如果他们两家还是各走各的路，我就告诉他们，我想去趟天津，问他们谁有空陪我走一趟。”我说。
“你去天津干什么？”
“我会告诉他们，我去天津的目的：第一，代表公司孙总向客户歉道；第二，听听客户对我们的售后服务到底有什么意见，他们希望我们在哪些方面改进；第三，告诉客户，我们希望在一个月之内解决问题。”
“你以为客户会听你的，在一个月之内把钱给你？ ”玛丽还是不以为然。
“管不管用，我还没有完全想好。”我说：“我给个期限，主要是给自己公司两个部门的人听的。期限一过，肯定就是打官司。这两家吵归吵，但他们都明白，两家都有错，这事要是闹到公司常务会上去讨论，打起官司来，这两个部门都会被追究责任，他们谁也好受不到哪里去。所以，我估计他们不一定会让我去天津，会自己想办法摆平。因为我觉得这事不是解决不了，而是他们两家都在赌一口气。”
玛丽点点头：“你这个办法也许管点用，先让他们明白道理，后让他们明白利害，不让他们觉得你这个人好说话。”
当然，这也不一定是最佳的办法，也许只能算权宜之计。由于秘书经常代理领导行使职权，一些秘书常常会生产一种错觉，以为自己和领导一样拥有实权。对于秘书来说，如果自我感觉特别的好，就会过分地相信自己的能力，这是非常可怕的。如果有这种自我良好的感觉，在处理各部门之间的矛盾和纠纷的时候，就会非常迷信压服的方式，认为只有采取“高压”，别人才能俯首帖耳。再加上有的领导不容许别人批评自己的秘书，从而养成秘书在公司里飞扬跋扈、欺上瞒下的习惯，以致使自己身处四面楚歌之境。
代理就是代理，代理绝对不是实权！秘书部门是个综合协调部门，因此，除非情况紧急，非动用领导赐予的上方宝剑不可，在协调一般的部门关系和矛盾时，应该尽量采取疏导说明、商量互让的“软”手段解决问题。如果秘书一旦产生了自己拥有实权的感觉，处理问题就会追求“痛快”，这样倒是省时省力，但随时有可能掉进自己挖的陷阱里。
思考问题
作为秘书，你会有一种优越感吗？过于自我感觉良好，可能会造成什么后果？秘书应该保持怎样的心态工作？
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