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辦文是機關工作的一項重要內容，也是檢驗機關工作人員素質水平的重要標準。機關幹部對黨政方針政策、社會大環境理解認識得越準確、越深刻，工作的視野就越廣，思路就越寬，分析問題就越深。機關辦好文，首先要認識辦文的一般規律和特點，找到它的特殊之處，鍛鍊自己的抽象思維能力。
天氣——掌握中央及上級動態、最新指示精神
材料問題，其實是個認識水平問題，認識水平有多高，材料就有多深。認識水平問題又是個理論功底問題。文字能力不是單純的文化素養問題，而是綜合素質的凝結。如果沒有深厚的理論功底，在形成文字材料的過程中，不能運用理性思維的方法，不能用馬列主義的立場、觀點和方法來認識分析問題，那麼寫出來的材料就會既沒有高度，也沒有深度。一些人之所以難以承擔文字工作大任，一個主要的原因就是思想理論功底薄，政策水平低，認識事物、分析問題的能力差，造成看問題簡單、片面、膚淺，出主意、寫文章說不到關鍵點上，抓不住實質性問題，直接影響工作落實的效果。因此，機關幹部必須在觀念上領先一步，緊緊圍繞地位與角色目標定位，熟悉並掌握有關方針政策，特別是在綜合部門從事文字工作的幹部，要善於學習、鑽研文件，特別是黨的各種重要會議和各項重大決定，以及形成的各種重要文件、出臺的各項改革政策，要經常學習、反覆理解、把握精神，體現出較高的理論水平、政策觀念、理論修養、思想境界，做到融會貫通、清晰綱目、突出要點，這樣才能起到引導、指向的作用。
地氣——走基層、轉作風、改文風，客觀反映群眾實情
出材料的目的在於解決問題，如果對單位情況特別是基層的情況不瞭解，寫材料的時候就沒有針對性。選題要選大眾關注的問題。那麼，到哪裡去抓問題，是我們經常考慮的問題。這就需要我們從基層工作中體驗、觀察、提煉，到基層紮紮實實地做調查研究。機關幹部只有走進群眾，才能掌握第一手資料。實踐證明：那些脫離群眾理解和認知實際的宣教，高大空全、通篇正確的廢話，滿嘴“思想泡沫”、故弄玄虛的講話，是毫無實際效果的。要堅決克服那種下不去、蹲不住，光調查、不研究，瞭解情況僅僅靠打電話、聽彙報、要材料、看報表，或是“坐在屋子裡想點子、打開抽屜找例子、關起門來寫稿子”的不良寫作傾向。要走基層、轉作風、改文風，學會腳跟點地，學會用自己的話來寫文章，用自己的頭腦來思考問題，用自己的眼睛來觀察事物，用自己的耳朵來傾聽聲音，用自己的腿腳來調查研究，貼近生活，融入群眾，對於基層的實際情況要儘量收集得全面、準確、細緻。要有點有面，點上的情況要細要實，面上的情況要有綜合數據，這樣形成的材料就會調查清、分析精、措施實，文章貼近工作實際，有指導性、有實踐性，能夠給人以深刻的警醒和啟發。
正氣——涇渭分明，倡導什麼、反對什麼非常明確
文字是傳遞思想的重要工具。許多經驗要靠文字來總結，許多工作要靠文字來推動，許多精神要靠文字來傳遞。沒有文字功底，機關幹部是無法履行好職能的。機關幹部擔負著組織實施工作的任務，是黨委領導的“智囊”“外腦”和“臂膀”，其能力素質如何，直接影響著黨委領導的形象和威信，直接決定著工作開展的質量和水平。在一級機關工作，在“謀才”“文才”和“幹才”之中，文字能力更為重要。一篇講話稿的好壞，首先要看其反映了什麼樣的觀點。文字材料通篇一定要緊扣主題，突出重點，肯定什麼、反對什麼，歌頌什麼、批評什麼，態度鮮明，中心思想要給人留下深刻的印象，不可模稜兩可，不能含糊其辭，注意避免眉毛鬍子一把抓、面面俱到，確保撰寫材料一抓就響、起草文書一舉成名。
大氣——大家風度，寫出領導的氣勢和風格
人們常說，機關無小事，在機關工作的同志是職務不高要求高、幹部不大責任大。這是因為機關部門多、頭緒多、層次多、要求高，要想任何時候、任何情況下都能做到長袖善舞、立足主動，就不僅要有嚴謹的作風、科學的態度，還要有規範正確的方法。換句話說，就是必須熟悉並能準確運用機關辦事辦文的一些規則。給領導寫文章、出材料，客觀上存在經歷倒掛、職務倒掛和年齡倒掛造成的困難，難大氣、不如意、想放棄。然而，正因為難，才體現人才的價值。靠什麼彌補差距？靠思想站立、靠刻苦立身。寫作的頂峰需要金字塔式的發展。只有形成厚重的塔基，才能築就堅實的塔尖。寫文章離不開平時的積累和充分的思考。在大家都在做的工作中，拿出別人意想不到的思路和辦法，做到“領先一步”；抓住現象中初露端倪、具有較強生命力的東西不放，形成自己獨特的思考，做到“棋高一著”；同時在工作中，要多認真思考，做到“技高一籌”，堅持運用馬克思主義的立場、觀點和方法觀察分析問題，從理論和實踐、歷史和邏輯的統一中，寫出高度、深度，寫出名望、聲威，寫出膽魄、氣勢。
精氣——指導思想、觀點和核心
寫文章，最根本的是思想引導。思維層次的高度和深度，決定了文章思想的高度和深度。思想的含量，決定文章的分量。古人認為，智慧源於思考，“思日睿，思慮之後，睿自然生”。好文章不僅要提供一些信息，更要引導人去認識一些深層次的問題，看到事物的內部聯繫，發現一些規律性的東西，而規律是躲在後面、藏在裡面的東西，不是一眼就能看到的，不是憑直觀就能把握的。這就需要反覆思考、深入思考，以使自己的思維更敏捷、分析認識問題的水平更高、寫出的文章更有厚度。寫文章，思想不深刻、觀點不夠鮮明是最大的缺陷、致命的弱點。一篇好文章是靠主題思想支撐起來的。領導機關的文件和領導幹部的文章、講話，體現著黨的聲音，是統一思想認識、加強部署協調、指導工作落實的基本工具，政治性、指導性極強，必須改進文風，緊緊扣住主題和重點來組織文字，去粗取精，去偽存真，由表及裡，從個體到普遍，由現象到本質，從地上到天上，由感性到理性，在事物的固有規律下進行刻畫，謹慎用筆，準確畫像，給人以滿意的答案。
銳氣——新穎獨特，直面問題發人深省
問題是文字的靈魂，解決問題是寫文章的目的。不提出問題，不分析問題，不解決問題，不表示贊成什麼、反對什麼，說來說去還是一個“中藥鋪”。文章要有生命力，文字就要從現實問題或事物本質出發，讓人一看心裡就產生強烈的認同感。要抓住問題的實質，從事物結合點、邊緣處“出新”，練好“結合”“滲透”基本功，具備自己的語言風格，富有變化創新，摒棄大話、空話、虛話，真正體現時代性、把握規律性、富有創造性，寫出層次高、概括面大、指導性強的文章。
靈氣——文筆優美，有亮點
好文章焚之其香如蘭，聞之入心入脾，回味不盡。精思妙想，如飲美酒、回味悠長；精妙描繪，令人如口嚼橄欖、口有餘香；委婉曼妙，如品香茗、意在境外。美的字句既是形式上的和諧韻律，更是內涵上的深沉和大氣。弘揚生動之風，就是講自己的話，講新鮮活潑的話，講群眾喜聞樂見的話，關注最重要、最新鮮、最吸引人、領導最關心的問題和結論，有血有肉，豐富完美，流暢得體，樸實生動，既有觀點提煉，又有事理支撐，給文字注入清新的氣息，給讀者以充分的想象空間，留有寓意，百讀不厭，引人入勝，通過循循善誘的文筆撥動聽眾的心絃。這樣的文章才具有無窮的生命力。
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