本文字數4962，預計閱讀時間5分鐘。
閱讀使人充實，分享使人愉悅。文章結尾附有思維導圖，幫你梳理文中脈絡精華。歡迎閱讀，你離知識又近一步。
今天分享的書籍是《羅伯特議事規則》。
《羅伯特議事規則》出版於1876年，由作者亨利·馬丁·羅伯特將軍編寫，出版至今已經迭代十一版，不斷豐富完善關於如何高效開會討論問題的規則。今天咱們學習一下如何通過羅伯特議事規則提高開會的效率。
羅伯特議事規則可以幫助我們避免獨斷一言堂、避免沉默的螺旋、避免不禮貌的打斷和人身攻擊、提高開會時的民主、提高會議效率。
01、基礎知識
本書中，探討的主要會議類型是協商會議。而根據議事規則的不同，協商會議又可以分為具有固定組織的基層會議、無例會的公眾集會、有例會的代表大會，以及立法機構和董事會的會議。
會議的基礎類型
1、協商會議
所謂協商會議，指由一群人聚集組織在一起，自由討論並以會議組織的名義集體行動決策的會議，在其會議的運作當中以“通用議事規則”來加以規範。
協商會議成員有自主判斷決定權，其提出的觀點和議題具有同等的權重，且可通過投票表決等方式來進行表達，但提出動議的該成員在獲得多數票同意的情況下須對此結果承擔直接的個人責任。
2、無例會的公眾集會
作為協商會議組織中最簡單的一種會議形式，由於沒有固定的組織機構，公眾集會具有極大的開放性，只要是對集會發起者提出的會議主題和立場感興趣的人員都可以參加，並將據此獲得會議成員的身份，但一般而言，與會成員都得持與集會發起者的立場觀點一致的原則。
3、有例會的代表大會
代表大會是指由那些擁有不少“成員單位”或者分支機構的大規模組織或人群選舉出來的“代表”所組成的會議組織，這些“代表”以整個組織機構或人群的名義舉行此次會議並做出相關決策。
需注意的是，每次代表大會的“代表”並不是固定不變的，他們只能在本次大會有效，無法延續到下一次。因此，每次舉行代表大會時，其“代表”都只能重新選定，這也就導致了代表大會在某種程度上具有了臨時性。
4、立法機構
據憲法規定而設立且依民意選舉而產生的成員具有固定任期的會議組織被稱為立法機構，最常見的有國會會議和州會議。
立法機構與代表大會的不同之處在於立法機構的成員都有固定任期。由於立法機構會給其成員發放相應的工作薪資，因而立法機構的日常工作會議就是其成員的工作職責範圍。所以當成員缺席時，會議組織有權依照相關法規強制其參加會議。此外，除去每日的工作會議外，立法機構的一次會議可能有持續幾個月的情況出現。
5、董事會
董事會是依據獨立於自身之外的更高的權力機關授予或委託而組建的具有某行政、管理或“準司法”權力的會議。因此，其成員的產生有兩種方式：一是選舉；二是直接由更高的權力機構指派。
在主要的協商會議外，會議的具體類型又可以劃分為公開會議、閉門會議、例行會議、臨時會議、年度會議和後續會議以及電子會議。
會議的具體類型
1、公開會議
當協商會議或委員會允許非會議組織成員參加會議時，就形成了公開會議，一般而言，公立組織或半公立組織都應當遵循會議公開的原則，即所謂的“陽光法則”，將會議內容對全社會公開，如校董事會，公眾具有知情權和參與權。
2、閉門會議
閉門會議源於美國參議院中最初對於“行政相關事務”的封閉討論，後來便泛指一切保密會議。所謂閉門會議，就是據議事規則那些不能對外公開且需要嚴格保密的會議，抑或那些部分內容需要嚴格保密的會議。但有些組織本身就採用一種封閉性的運作方式，其例會也是一種閉門會議。
3、例行會議
以周、月、季度或年度為週期的定期召開且具體日期已在章程中規定，時間依照“一般長效規則”指明瞭的會議被稱為例行會議，簡稱為“例會”，一般常見於基層組織和董事會以及固定組織。
4、臨時會議
臨時會議是指通過提前給所有會議成員發送召集函，在例會之外為處理相關事務而舉行的一次單獨會議，其中，會議的目的、時間以及地點必須在召集函中註明清楚，動議闡述清晰具體。
臨時會議也是在例行會議間處理突發緊急事務的會議，抑或是為了集中時間、精力專門處理一些問題而召開的會議。但並非所有涉及上述兩個方面的會議都是“臨時會議”，合規的臨時會議需滿足下述兩個條件之一:會議組織章程中明確可以召開的會議、會議組織決定的為實施懲戒措施。
5、年度會議
年度會議即年會，一般有兩種形式：一是組織的年會；二是章程中特別規定的一次會議。組織的年會是指一些社團等組織將日常事務都委託給董事會處理，只舉行一次全體成員大會。
6、後續會議
所謂後續會議即在上場會議中通過“休會至……時間”的動議而召開的會議，它是上場會議的延續，並不具有單獨一次會議的性質。所以，後續會議的召開時間一般在本場會議之後、下場例會之前，但其具體的指定時間需依照“指定後續會議時間”動議程序進行。
後續會議一般是為了處理上場會議中仍未完成的事務，所以在一般的例行會議、臨時會議乃至年度會議中，後續會議都是其題中應有之意。
7、電子會議
參會成員通過電子設備，如互聯網或電話等形式舉行的會議。電子會議不需要成員聚集在一個共同的場所面對面地進行交流，只要能保證參會成員在會議期間能進行口頭交流即可。此時，依章程所召開的電子會議效力就相當於是一次實地召開的會議效力。
一般而言，電子會議可以分為電話會議和視頻會議。但無論是哪種，會議組織必須滿足讓所有的與會成員都能無障礙參與的條件。若是前者，則所有成員都應該能聽到彼此的話語；若是後者，則還應該能看到彼此。
02、基本原則
1、動議中心
動議可以直接在會上提出，也可以附在某份報告文件之後，然後將其一併提交給會議組織考慮。並且無動議不討論，動議要具體明確，所有的討論都要圍繞動議來展開。
2、主持中立
會議設置專職主持人，主持人的職責是遵照規則來裁判並執行程序，儘可能不發表自己的意見，也不能對別人的發言表示傾向。主持人若要發言，必須先授權他人臨時代行主持的責任，直到當前動議表決結束。
3、機會均等
任何人發言前須示意主持人，得到其允許後方可發言。先舉手者優先，但尚未對當前動議發過言者，優先於已發過言者。同時，主持人應儘量讓意見相反的雙方輪流得到發言機會，以保持平衡。
4、立場明確
表明立場要求發言人先說贊成還是反對，或是部分贊成部分反對，或者有什麼意見。
比如：我贊成這個制度可以試運行，但是對於某部分我有三點修改意見。這種溝通方式上的改進，將有效提升會議的效率。
5、發言完整
每個人正當的發言，其他人一般不要打斷，不管發言人說的多麼沒有價值，也必須聽下去。這是對發言權的尊重，也是對他人的尊重。不打斷的規則，也讓我們學會傾聽，在操作中很難實現的傾聽，用規則強制的方式就變得可操作了。
需要指出的是，在會議進行中，出現領導打斷的情況是可以理解的，但以相對較少為好。這樣領導可以更加充分地傾聽下屬的意見建議，幫助自己科學決策。當然，發言超時後，主持人打斷的時候除外。
6、面對主持
發言的時候，面向主持人，這條規則在很多平權組織的會議中很難執行。參會人習慣對著意見不同者發言，有時候甚至會形成雙方不再通過主持人獲得發言權，而變成兩個人的會議，或者大會變成三五成群的小會。面向主持人，會使發言者更理性地表達自己的觀點。
7、限時限次
會議的決策權是由責權利關係決定的，但發言權是全體參會者擁有的。為了避免個人過多佔用發言權，就應有發言限時的約定。我們可以根據會議的情況，確定發言的時長。
實踐中，很多會議限定了發言時間，但在會議進行中，主持人並未嚴格把握，出於“面子”等因素，對於嚴重超時的發言者並未堅決予以勸阻，導致會議前松後緊或整體嚴重超時。
因此，每人每次發言的時間要有限制 (比如約定不得超過2分鐘）；每人對同一動議的發言次數也要有限制（比如約定不得超過2次）。
8、一時一件
跑題是會議中常常遇到的問題。發言不得偏離當前待解決的問題。只有在一個動議處理完畢後，才能引入或討論另外一個動議。（主持人對跑題行為應予制止。）
例如，當針對某個部門存在的問題發言時，會遇到當事部門的強烈反應：我們部門怎麼就不作為了？然後列舉一大堆和議題不相關的事情，如此，會把會議帶偏，使需要討論的議題不能正常討論。
9、遵守裁判
很多時候我們會因為某個觀點不一致而陷入對他人動機的評判，而不是聚焦在具體要解決的問題上，這個時候主持人應制止違反議事規則的行為，這類行為者應立即接受主持人的裁判。
10、文明表達
在會議期間，不得進行人身攻擊、不得質疑他人動機(保護個人的私，就是為了保護集體的公)、習慣或偏好，辯論應就事論事，以當前待決問題為限。
做到這一條的關鍵是把人和事分清，不糾纏於個人或者小團體的利益，而是就事論事，尋找更優的解決方案
11、充分辯論
表決須在討論充分展開之後方可進行。決策者對於沒有采納的建議給予回應，使建議者知道決策者從哪些角度對他的建議進行了考量，知道他的建議雖然沒有被採納，但是對決策產生了作用，以使建議者以後有積極性繼續提出建議。
12、多數裁決
在簡單多數通過的情況下，動議的通過要求“贊成方”的票數嚴格多於“反對方”的票數（比例至少三分之二對三分之一，平局即沒通過）。棄權者不計入有效票。
03、議事規則步驟
總結完最基礎的知識和議事的基本原則之後，我們就來說一下具體的行動步驟。
1、動議
所謂動議也稱為提議，是指會議成員對某一事務向會議提出正式的主張與建議。
由某位會議成員在會議上正式提出，也可以是關於某個問題的看法或者某種實質的行動，抑或是針對某份調查結果報告所應採取的措施等，而且會議必須對此動議進行響應。必須包括時間、地點、人員、資源、行動、結果。
比如：我動議：投入100萬，調撥20人，3個月內做出這款遊戲。建議在北京開展，由研發總監牽頭。
這涉及到動議中心原則。先動議後討論，無動議不討論。
2、附議
只要有一個人說：我附議。就可以進入議事流程。
那如果沒有人附議，主持人是不可以附議的。這涉及到主持中立原則。主持人有控場權，必須從討論中抽離。不得發表意見，不得總結別人發言。即便你是領導。
3、陳述議題
支持人要清楚的陳述一遍討論的議題，讓大家明確的知道接下來要討論的是什麼。
4、辯論
當有人附議，進入議事流程後，主持人宣佈討論開始。
動議方可立刻發言：“我的動議，其實是大家的普遍觀點，你們說是嗎？”很多人紛紛插話“是的”，“我早就這麼想了”。這很危險。他在造勢，一種意見一哄而上，就會壓制不同聲音。
這時候應該啟動機會均等原則。任何人發言前，必須得到主持人允許。先舉手者優先，未發言者優先。同時，儘量讓正反雙方輪流發言，保持平衡。
有人舉手：我覺得都可以，要看具體情況。這也很危險。沒有觀點，無助於結論。你應該啟動立場明確原則。發言人要先表明立場，再說明理由。
某人正在發言，突然有人打斷髮言者，也應該立即制止，強調發言完整原則，不能打斷別人和麵對主持原則，發言要面對主持人，參會者之間不得直接辯論。
討論過半，有人一直在說，有人一言不發。這個時候要提醒一直在說的人限時限次。一個議題，每人最多發言3次，每次最多2分鐘。
如果他說，那我說說另一件有關的事吧。我們還是要打斷他：一時一件原則。不得跑題。如果他很生氣，可這事討論得夠久了。你要宣佈遵守裁判原則。主持人最大，無條件服從。
他惱羞成怒，可他們的想法實在太蠢了。這時候我們要用，文明表達原則。不得人身攻擊、不得質疑他人動機、習慣或偏好。在一系列規則下，辯論終於變得有序、交替、高效。
5、表決
主持人覺得討論的差不多了，這個時候我們要確認還有沒有沒講完的，討論充分了就可以表決了。表決時啟用多數裁決原則，贊成，大於反對就是通過。平局就是沒有通過。
表決時，不要說“同意的跟我一起舉手！”並先舉手，然後盯著每個人看，不舉手的就使勁兒盯，直到夠數了就宣佈通過。
主持人應該先說“贊成的請舉手（等幾秒），請放下。”再說“反對的請舉手 （等幾秒），請放下。”不要請棄權的舉手。主持人必須最後舉手。
6、宣佈結果
宣佈結果的時候要明確表明贊成多少票，反對多少票。
比如，贊成20票，反對8票，棄權2票，議題通過。會議就可以結束了。
最後的話：
我們在工作中開會的次數非常多，這本書可以說是一本很實用的書，可以幫助我們有效的進行會議決策。由於篇幅的問題，我只總結了這麼多，書中還有很多細緻的內容，比如：動議的分類（包括主動議、附屬動議、優先動議、偶發動議）等等。因此，建議大家看一下書籍。
閱讀更多 楠悅讀 的文章
