華為秘書體系隸屬於公司人力資源部，目前華為全球秘書約2000人，深入公司各部門各BG，支撐工作連續性開展。

華為秘書體系早在1998年即引進英國NVQ(National Vocational Qualification) 文秘(行政管理)職業標準體系，是華為任職最早推行和完善的體系之一。總的來說，華為文秘體系專業化程度在國內及業界均為領先地位。

華為為什麼設秘書？

華為聘秘書，是為了解決生產力，讓經理們、研究開發人員從事那些別人做不了只有他們自己能做的事情，大大解放了管理幹部、研究人員的職能工作。當然，不是為了解放而解放，而是為了服務。

同時，也為了降低整個企業的總體成本，才建立秘書服務隊伍的。如果不想降低成本，讓研究開發人員、高級管理人員裝訂文件，無疑減慢了他們的工作速度，降低了工作效率。

華為秘書的定位

秘書地位有多高？

舉一個例子，美國軍隊裡有一種土官，不叫軍官，是士兵的士，叫士官。他們有時候連准將都可以管，但他們甚至連准尉都不是。這是美國軍旅制度確定的土官沒有軍官資格，可他們在總參謀部做一些非常具體的工作。

華為的秘書跟美國的土官類似。此外，華為秘書還有一個身份——管理者的助手。

具體來說就是，每一個部門、甚至每一個課題，在往前推動的過程中哪些事情要發生，有哪些問題要注意，或者哪些方面能夠減低他們的工作量，保證他們把全部精力用在主攻方向上，那麼秘書就應該把這些工作接下來，由秘書來承擔。

秘書工作中可能有90%都是處理簡單事務，可能有10%是助手性工作，因此秘書的服務功能是非常強烈的。這種強烈就表現在所有別人不做的事，都應該由你來做。

在華為，辦事處的行政秘書就是管家婆，把這個家亂七八糟的事情管理起來，減輕了管理者的壓力。

華為秘書做什麼？

華為秘書扮演了多重角色，那他們到底要做什麼？可以看一下華為某研究所秘書崗位說明：

1、管理主管日常事務

基於良好的業務感知和業務重點，合理安排主管的日程；通過有效的信息管理和文件預處理、任務跟蹤等幫助主管管理時間、聚焦主業務，促進業務目標的達成；熟悉公司相關管理制度，具備良好的成本意識，協助主管進行費用控制和管理。

2、維護有效工作關係

培養與主管的信任關係和默契，建立主管與自己的工作關係網絡，優化與內外部聯繫人員協作的方法或流程，維護與周邊良好融洽的工作關係。

3、跟蹤重點業務進展

根據主管階段工作重點和要求，對重要工作進展和各類遺留問題例行跟蹤和監控，做好任務執行風險管理，以便主管全面瞭解業務進展，推進相關工作。

4、推動流程制度優化和運作效率提升

協助主管高效籌備組織會議，並跟蹤會議決議的落實，促成會議目標達成；協助推動相關流程優化，通過部門規範、常用流程的建立與優化，提高部門運作和員工的工作效率。

5、協助營造高效的組織氛圍

通過組織各種的文體和戶外活動及相關宣傳等，促進員工交流，營造輕鬆高效的工作氛圍；作為橋樑，通過上傳下達和其他有效措施，提前掃清障礙，幫助部門高效運作和持續健康發展。

華為秘書的分級管理

華為秘書按照任職資格標準分為5級，根據秘書的工作職責分為基礎和助理兩大類標準：

基礎類秘書的職責偏文秘類的，主要工作有部門文檔管理、部門員工的人事信息管理、考勤管理、信息傳遞及處理、部門內外流程上下接口的協調工作、各項規章制度在部門的執行、協助部門領導進行部門計劃的制定與跟蹤等這些文秘性質的例行管理工作。

華為對基礎類秘書的素質要求也跟普通的秘書無異，比如，敬業精神、服務精神、細心、團隊精神、溝通、邏輯思維、保密等。

基礎類秘書也分為三級，對工作經驗和績效要求也不同：

此外，在華為工作期間受到的獎懲、參加的培訓以及培訓成績都會對達標資格有影響。

而助理級秘書的工作更貼近管理層，他們的工作就是有效準確地調查相關工作信息併為管理決策層提供有效依據，並負責輔助人力資源管理、輔助財務管理、機要信息管理、輔助項目計劃管理等。

所以，對於助理級秘書的素質要求也更高，比如：

領導精神：能領導人們有效有效在一起工作，促進團隊的運作

影響能力：為特定目的,特意採用影響策略或戰術,有具體行動

計劃組織：協調、調動資源，有效地制定自己和團隊的工作計劃，採取有效及時的行動

成就導向：努力發現某系統或個人工作方法的改進點，並做出具體改變以改進績效

對基礎類秘書的學歷僅要求是大專以上學歷，而對助理類秘書要求大學本科以上學歷，對工作經驗和績效表現也有更高的要求：

華為選用秘書時，基本上是不考慮專業的，有專業限制的是個別部門，絕大多數部門是沒有專業限制的，只考慮潛在發展力量，什麼專業都可以進來。

華為秘書跟目前別的公司的最大的不同就是，華為秘書是可以發展、走向經理崗位的，因為秘書瞭解的綜合面廣，有相當大的適應能力，她在某一問題上甚至比專業人員還要厲害。

任正非說，秘書是走向管理者的通道，秘書就是管理者。管理最初級就是秘書。80%-90％的例行工作是由秘書進行管理，秘書有處理例行問題的權力，華為公司有很多高層領導都是出自秘書。

所以華為也動員一批優秀秘書到前線去，到辦事處去，增加對市場的瞭解，經受市場考驗，加強市場意識，利於將來的發展。

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