公文處理作為辦公室一項至關重要的工作，質量好壞、效率高低直接影響辦公室的對外形象。在與各單位打交道過程中，深切地感到各單位報審的公文在基本格式、行文規則、內容主旨等方面或多或少存在著不規範、不到位甚至不正確的地方。下面，結合工作實際，淺談一下公文工作中發現的主要問題及解決辦法，與大家共同學習，共同探討。
一、關於行文程序不規範問題
公文程序是指一系列相互關聯、銜接有序的若干工作環節和步驟構成的公文辦理、流轉過程，包括組織起草、協調會籤、會議研究、文稿審核、報批簽發等固定程序。工作中，我體會行文程序不規範主要表現在三個方面。
一是人為提高行文規格。行文應當堅持“確有必要，注重效用”的原則，要堅決糾正“發文越多、文件規格越高，工作就越重視”的認識誤區。根據實際需要，確定是否行文。有的部門工作只需領導打個電話催辦一下或組織召開個調度會、協調會和現場辦公會就可以有效推進，但部門非要虛張聲勢，發文部署工作；有的本是部門應該做、能夠做、也能做得好的單項工作，卻要扯虎皮做大旗，以縣委、縣政府或縣“兩辦”名義行文以示領導重視；有的只是單純政府職能部門的工作，如確需行文，只需以縣政府或縣政府辦名義行文即可，非得拉上縣委或縣委辦進行聯合行文。不同部門行文有不同的工作效力，按公文規範化的要求，凡屬部門職權範圍內的事務，應當由部門自行行文或聯合行文；能以“兩辦”名義發文的，就不要以縣委、縣政府名義行文；該以小字頭印發的文件，就不要以大字頭文件印發；能以“白頭”文件印發的，就不要印紅頭文件。這樣，才能做到各得其所，各盡其用。
二是公文流轉錯誤。有的公文起草單位將行文內容先請示縣領導簽發後，再報送縣“兩辦”審核把關，造成公文倒流，導致公文逆轉（遇到這種情況，我們確實很為難，如果退回，領導已簽發了，對上不好交代，對下有傷感情）；有的公文既無行文卡，又無單位一把手簽字，有的乾脆在文稿正文上籤署意見，直接報送縣“兩辦”把關；有的聯合行文，主辦單位不與相關部門充分溝通，將未經協商會籤的公文直接報送縣“兩辦”把關或縣領導簽發。公文倒流、程序逆轉人為增加了辦事環節，降低了辦事效率，加入了人為因素，干擾了領導決策，影響了公文辦理程序審核，損害了黨委和政府按程序辦事、依法行政的良好形象。
三是公文把關不嚴。有的公文起草單位的負責同志存在著糊弄應付，交差了事的思想，對公文的格式、內容等細節未嚴格審核、認真把關，有的錯別字連篇，標點使用不當，詞不達意，邏輯混亂，層次不清；有的科室代辦公室草擬初稿後，辦公室未認真把關，將未經領導審閱的公文直接報送縣“兩辦”；有的即使有單位領導在行文卡上籤發意見，也只是名義上的把關，未做實質內容審核，致使文稿存在許多瑕疵；有的認為已經領導簽發的公文就不會有錯，即使發現了欠妥之處，也習慣於以最後簽發稿為準，不認真去思考，或請求複核，造成了不良影響。決不能錯誤地認為層層把關了、領導簽發了，沒有必要再去複核，即使出了問題也與自己無關；有的前後政策銜接不夠，一個單位甚至是一年內製發的公文，內容表述不一致，甚至出現自相矛盾相互打架的地方；作為公文質檢員，既要對工作負責，更要對領導負責，認真審核把關公文的每一處細節，不放過任何一處疏漏，樹立辦公室嚴謹細緻、求真務實的良好品牌。 去年四川省巴中市在下發中秋節放假通知時，由於粗心大意，將中秋節錯寫成了端午節，包括分管主任在內的四名同志被追究責任，被網民稱之為“錯寫三個字，問責四個人”，希望大家引以為戒。從事文字工作的同志應該時刻有一種如履薄冰、戰戰兢兢的感覺，決不能有差不多了、過得去了、能夠交差了的思想，耳邊常敲“萬無一失，一失萬無”的警鐘，時刻繃緊嚴謹細緻這個弦，做工作的細心人、領導的貼心人、同行的稱道人。
二、關於公文格式使用不正確問題
公文格式的規範化，是處理機關公文最基本要求，是保證公文質量和提高公文辦理效率的重要手段，也是彰顯其權威性特徵的重要標誌。在工作中，發現在公文格式使用方面存在以下三方面問題。
第一，文種使用不當。公文文種應根據行文目的、發文機關職權和與主送機關行文關係來確定，以黨委機關為例，常用的法定文件有意見、通知、決定等14種，每一種公文都有其特定效力。使用什麼樣的文種，既要知其然，又要知其所以然，切不可想當然。有的該用“請示”卻用了“報告”，有的該用報告類公文卻用了請示，有的請示報告混用，請示裡夾雜著報告內容；有的一個請示裡夾雜著多個不相關的請示內容，違背了一事一請示的原則；有的該用“通知”卻用了“意見”，人為提高了行文規格；有的該用“函”卻用了“通知”；有的向不相隸屬的上級機關函詢情況時，該用“函”卻用了“請示”。凡此種種，影響了公文的權威性和公信力，使公文效力大打了折扣。
第二，“低級”錯誤頻出。有的將領導姓名、職務寫錯或將甲單位領導誤寫成乙單位領導，造成張冠李戴；有的有標點有的沒標點，字體不統一，序號不規範；有的無發文單位、成文日期甚至無發文字號；有的公文書名號內用簡稱；有的公文頁與頁之間文字不銜接，出現斷行、缺頁現象；有的涉密類文件不標註密級，造成密級文件洩露；有的正文內對同一對象先後使用了多種不同稱謂；有的對單位名稱、政策性文件使用了不規範化簡稱；有的附件要求與附件內容不相符；有的向不相隸屬的級別高的單位發文語氣生硬（如向金廠峪金礦、潘家口水庫管理局下發參會通知，應該用邀請金廠峪金礦、潘家口水庫管理局負責人參會的語氣）。辦公室既是把好公文的關口，又是展示形象的窗口，必須始終增強把好“最後一道關口”意識，做到嚴而又嚴，細上加細，最大限度地減少無謂的失誤。
第三，發文範圍不清。有的上報或下發的公文主送單位、抄送單位標註不清；有的超越職權範圍給不相關的機關或部門部署工作，或超越本部門職權範圍亂主送和亂抄送；有的意見類公文不標註發至範圍；有的將公文直接抄報領導同志個人；有的憑主管臆斷、經驗判斷，隨意擴大或縮小發文範圍，影響了公文的執行效力。標註清楚發文範圍，對於有效、有力、有序貫徹文件精神至關重要，既要讓相關部門及時熟知、迅速貫徹，又要讓無關部門擺脫繁文拖累、集中精力做好本職工作。
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