2018-06-28 14:43:24 石墨文檔

六七月份是畢業季，也是求職季，是成千上萬畢業生湧入人才市場的季節，Ta 們輾轉於各個招聘會，經歷一輪又一輪面試後投入工作崗位中。

剛步入職場的 Ta 們隨時準備大展身手，追逐著每天叫醒自己的夢想。但是一段時間的工作之後，發現自己總是周旋在會議、策劃、報銷等一些瑣事之間，就開始覺得工作苦、工作累，總是熬夜加班，沒有什麼成果。相反，一些“職場老鳥”們，看似工作輕輕鬆鬆，卻能產出亮眼的工作成果。

大多數情況下不是做的事有區別，而是工作方法不一樣，導致工作狀態和工作結果也有天差地別。下面介紹8種優化工作流程和提高效率的實用方法，幫你早日成為“職場老鳥”，輕鬆完成工作。

01、做工作計劃並經常回顧

每天坐在工位上的第一件事不是寫郵件和回郵件，也不是碼字寫策劃，而是花半小時時間安排好今天計劃做的工作事項。在一天的工作過程中去一項項完成，下班之前在覆盤今天的工作：這一天完成了哪些工作？有一些工作為什麼能如期完成，有些工作因為什麼原因延期了？

只有將這些細節記錄下來，不斷翻閱、消化，逼使自己在工作中去應用這些方法和技巧，它們才會真正成為你的技能，慢慢的你會發現自己的工作越來越有主次和條理，且不會遺漏任何工作事項。

02、正確判斷工作優先級

你一定有過這樣的體驗，正在緊張鑼鼓的工作著，領導或同事會臨時甩一堆馬上要辦的事情，讓你打亂原本的節奏，越來越沒有頭緒，以至於倍感焦慮。那麼，在工作中我們要學會從重要和緊急兩個維度去判斷任務的先後，可以把任務劃分為4個象限，待辦事項依次放入這4個象限中，就可以清晰的判斷出工作的優先級。

03、提醒代辦事項

不管是用傳統的“便利貼”，上面寫好代辦事項後貼在工位隔板上；還是記在工作小本或你的 To-do list 上面；總之，你需要把每天的代辦事項記錄下來，然後按照優先級去一項項完成。完成一項就撕下一張貼紙，或劃掉這項任務，你會發現每天的工作不僅有成就感，還不容易遺漏。

04、會議前的準備工作

不管是部門內部還是部門之間的聯動會議，有一些人匆忙坐下，被問到項目進展或者建議時支支吾吾，沒有做好準備工作，影響整個會議的進度和效率。其實在每個會議之前都需要提前做好這些準備：看看自己在本次會議中屬於什麼角色，涉及到哪部分和自己相關的工作；提前蒐集和準備相關數據和資料等等。

05、除了郵箱，多用溝通工具

用電子郵件發送文件、通知會議和彙報工作是目前的主流工作方式，但郵件不是即時通信系統，不是每個人都在線且實時回應的，這就容易耽誤一些重要且緊急的工作。所以遇到重要問題或通知時，當面溝通＞電話溝通＞即時溝通軟件（微信、QQ）＞郵件，通知到相應負責人之後，再擬郵件列出細項，通知到更多的人。

06、番茄工作法

選擇好一個代辦事項後，將番茄時間設置成25分鐘，在這個時間段內專注做這件事，中途不要被任何與該任務無關的事打擾，直到番茄時鐘響起，然後短暫休息5分鐘，以此類推。這樣能讓我們專注於工作本身，而減少走神和刷手機的次數，幫助我們提高注意力。

07、養成整理文件的好習慣

不管你從事的是什麼行業，都會產生大量的文檔資料，如果你沒有一個良好的整理習慣，在搜索具體某個資料文件的時候就會非常抓狂。文件的整理可以從兩個方向去完善：

1）文件命名

命名規範可以由自己或者團隊去定義，但是要保證團隊每個人都按照這個規範執行。比如可以參考這個方式：修改時間-項目名-文檔名/編號-修改人-版本號。這種情況下，當文檔的量極其龐大時，也不必打開來一個個查看了。

2）文件存放

不管你的習慣是將文件存儲在本地還是雲端，需要有歸類和存放的規則。比如按照項目名稱命名文件夾，然後在文件夾裡面按照項目進度存放文件，然後下一級按照執行的階段存放，每一個階段裡面是具體的會議記錄、資料、素材、分工文件等。你工作中產出的任何文檔都不要隨便扔在桌面，而是花1分鐘放在最適合它的位置，在你找文件的時候會感謝自己的。